|
Tema |
Navn på dokument/skjema |
Lagringssted |
Lagringsmedium |
Lagringstid |
|
ALM |
|
|
|
|
|
Opplæring |
Opplæringsdokumentasjon |
MM, MB, BB |
Papir/ elektronisk |
Evig tid |
|
Oppdatering |
Oppdateringsdokumentasjon |
MM, MB, BB Kompetanseportalen |
Papir/ elektronisk |
Evig tid |
|
Leverandører / henvisningslaboratorier/ tilsynsleger/ interne tjenesteytere
|
Vurderinger |
EQS* |
Elektronisk |
3 år mhp vurderinger Avtaler arkivverdig (alltid) |
|
Rekvisisjoner (kontrakter) |
Rekvisisjoner (F.eks. MB/MM-rekvisisjoner, Svangerskapsrekvisisjoner) |
MM, MB, BB, RoS, IHR, HPlink, Beaker |
Papir/ elektronisk |
Papirrekvisisjoner ikke direkte del av journal (kopierer rekvisisjonen inn i fagsystem) 3 år |
|
Blodbestillinger |
BB Prosang (Interinfo) |
Papir / elektronisk |
||
|
Prøvetakingskvitteringer |
MB |
Papir / elektronisk |
||
|
Rekvisisjoner til positive blodkulturer |
MM, Beaker |
Papir / elektronisk |
10 år (forskning) |
|
|
Kopi av rekvisisjoner til andre laboratorier på mikrobiologiske undersøkelse som er videresendt på vegne av rekvirent |
MM, Beaker |
Papir / elektronisk |
6 mnd |
|
|
Analyseresultat |
Svar registert fra analysemaskin eller manuelt innlagt svar |
NSL / NSML / Prosang / Beaker |
Elektronisk |
Del av Journal (viser hva som er rekvirert, samt resultat) Alltid |
|
Arbeidslister |
Manuell innlagte svar via arbeidslister |
MM, MB, BB |
Papir/elektronisk |
Ikke direkte del av journal (kopierer svar inn i fagsystem) 3 år |
|
ABO/Rh- typing og Screening |
BB |
Papir |
||
|
Temperatur |
Registrering i forhold blodbankskap |
BB |
Papir/elektronisk |
15 år |
|
Registreringer |
MM, MB, BB |
Papir/elektronisk |
3 år |
|
|
Volum |
Kalibreringer, kontroller o.l |
Teams |
Elektronisk |
|
|
Vekt |
Kalibreringer, kontroller o.l |
Teams |
Elektronisk |
|
|
Avvik, klager, forslag og endringer |
Internt, pasientskade, Haemovigilansrapporter (meldes internt i tillegg), tilbaketrekking av blodprodukt (meldes internt i tillegg) og Celleforskrift (meldes internt i tillegg) |
EQS*,Teams |
Elektronisk |
30 år |
|
Risikorapporter |
Rapporter fra risiko- og sårbarhetsanalyser |
Elements, Teams, EQS* |
Elektronisk/Papir |
Arkivpliktig Alltid |
|
Revisjoner |
Interne revisjoner |
EQS* |
Elektronisk |
3 år |
|
Eksterne revisjoner |
Elements, Teams |
Elektronisk |
||
|
Instrument |
Utskrifter fra instrument (f.eks reagensutskrift, kalibreringer, resultat o.l) |
MM, MB, BB |
Papir / elektronisk |
Ikke direkte del av journal 3 år |
|
Metoder |
Verifiseringsrapporter |
EQS* |
Elektronisk |
3 år etter at metoder er tatt ut av bruk (NA dokumentet «Akkrediteringsvilkår») |
|
Sammenlignende laboratorieprøvinger (SLP) |
||||
|
Metodebeskrivelser |
||||
|
Kontrollrutiner |
Interne |
Beaker |
Elektronisk |
3 år |
|
Kvalitetsindikatorer |
EQS* |
Elektronisk |
||
|
Sjekklister (vaktbeskjed, sjekklister v/arbeidsstasjoner mm) |
MM, MB, BB |
Papir |
||
|
Driftsjournaler |
Feilmeldinger, servicerapporter, vedlikeholdsrapporter |
Medusa |
Elektronisk |
Ikke direkte del av journal Tilgjengelig minst 3 år etter tatt ut av bruk |
|
MM, MB, BB |
Papir |
|||
|
Svar fra henvisningslaboratorier |
Prøvesvar |
MM, MB, BB, Beaker |
Papir / elektronisk |
Ikke direkte del av journal (kopierer svar inn i fagsystem) 3 år |
|
Problemutredninger av antistoff og blodtyping. |
BB |
Papir / |
Del av Journal Alltid |
|
|
Møtereferat |
Ledelsens gjennomgang |
Teams |
Elektronisk |
3 år |
|
Avdelingsråd mm |
||||
|
Mandagsmøter, seksjonsmøter mm |
||||
|
Telefonisk kommunikasjon |
Ringelister, telefonlister mm |
MM, MB, BB, Beaker |
Papir /elektronisk |
3 år |
|
Spesielt for BB |
|
|
|
|
|
Blodgivere |
Skjema ved nyregistrering |
Arkiveres i egne permer, Fjernarkiveres på eget lager. Lagres på hver giver i Prosang |
Papir /elektronisk |
30 år |
|
Skjema ved hver tapping |
Scannes, Lagres på hver giver i Prosang |
Elektronisk |
||
|
Brev til blodgivere |
Perm driftsleders kontor Lagres på hver giver i Prosang |
Papir /elektronisk |
||
|
Informert samtykke-erklæring |
Perm blodbankens tapperom/MB |
Papir / elektronisk |
||
|
Tappeprotokoll |
Afereseprotokoll |
Perm |
Papir |
30 år |
|
Produkt dokumentasjon |
Kjøp og salg av blodprodukt |
Prosang, Perm |
Papir / elektronisk |
30 år |
|
Div.dokumentasjon ved forsendelse av plasma |
Perm, Teams |
Papir / elektronisk |
30 år |
|
|
Kvalitetskontroller |
Blod og blodprodukter |
Statistisk prosess kontroll |
Elektronisk |
10 år (guide-to-the-preparation-use-and-quality-assurance-of-blood-components-21st-edition.PDF) |
|
Lab. analyser |
Perm på blodbankens lab/ Beaker |
Papir/ elektronisk |
5 år |
* I EQS er alle utfasede dokumenter og tidligere revisjoner tilgjengelig.