Tema

Navn på dokument/skjema

Lagringssted

Lagringsmedium

Lagringstid

ALM

Opplæring/oppdatering

Opplæringsdokumentasjon

MM, MB, BB
Kompetanseportalen

Papir/elektronisk

Evig tid

Leverandører / henvisningslaboratorier/
interne tjenesteytere osv.

Leverandørvurderinger:
ALM; Godkjente henvisningslaboratorier og leverandører (vesentlige)

EQS*

Elektronisk

3 år mht. vurderinger

Avtaler arkivverdig (alltid)

Rekvisisjoner (kontrakter)

Rekvisisjoner (F.eks. MB/MM-rekvisisjoner, Svangerskapsrekvisisjoner)

MM, MB, BB,

RoS, IHR, HPlink, Beaker

Papir/elektronisk

Papirrekvisisjoner ikke direkte del av journal

(kopierer rekvisisjonen inn i fagsystem)

3 år

Blodbestillinger

BB

Prosang (Interinfo)

Papir/elektronisk

Prøvetakingskvitteringer

MB

Papir/elektronisk

Rekvisisjoner til positive blodkulturer

MM, Beaker

Elektronisk

10 år

(forskning)

Kopi av rekvisisjoner til andre laboratorier på mikrobiologiske undersøkelse som er videresendt på vegne av rekvirent

MM, Beaker

Elektronisk

6 mnd.

Analyseresultat

Svar registrert fra analysemaskin eller manuelt innlagt svar

Prosang/Beaker/tidligere LIMS

Elektronisk

Del av journal

(viser hva som er rekvirert, samt resultat)

Alltid

Arbeidslister

Manuelt innlagte svar via arbeidslister

MM, MB, BB

Papir/elektronisk

Ikke direkte del av journal

(kopierer svar inn i fagsystem)

3 år

ABO/Rh- typing og screening

BB

Papir

Temperatur

Registrering i blodbankskap

BB

Papir/elektronisk

15 år

Registreringer

MM, MB, BB

Papir/elektronisk

3 år

Volum

Kalibreringer, kontroller o.l.

Teams

Elektronisk

Vekt

Kalibreringer, kontroller o.l.

Teams

Elektronisk

Avvik, klager, forslag og endringer

Internt, pasientskade, Haemovigilansrapporter (meldes internt i tillegg), tilbaketrekking av blodprodukt (meldes internt i tillegg) og Celleforskrift (meldes internt i tillegg)

EQS*, Teams

Elektronisk

30 år

Risikorapporter

Rapporter fra risiko- og sårbarhetsanalyser

Elements, Teams, EQS*

Elektronisk/Papir

Arkivpliktig

Alltid

Revisjoner

Interne revisjoner

EQS*

Elektronisk

3 år

Eksterne revisjoner

Elements, Teams

Elektronisk

Instrument

Utskrifter fra instrument (f.eks. reagensutskrift, kalibreringer, resultat o.l.)

MM, MB, BB

Papir/elektronisk

Ikke direkte del av journal

3 år

Metoder

Verifiseringsrapporter

EQS*

Elektronisk

3 år etter at metoder er tatt ut av bruk

Sammenlignende laboratorieprøvinger (SLP)

Metodebeskrivelser

Kontrollrutiner

Interne

Beaker/Teams

Elektronisk

3 år

Kvalitetsindikatorer

EQS*

Elektronisk

Sjekklister (vaktbeskjed, sjekklister v/arbeidsstasjoner mm)

MM, MB, BB

Papir

Driftsjournaler

Feilmeldinger, servicerapporter, vedlikeholdsrapporter

Medusa

Elektronisk

Ikke direkte del av journal

Tilgjengelig minst 3 år etter tatt ut av bruk

MM, MB, BB

Papir

Svar fra henvisningslaboratorier

Prøvesvar

MM, MB, BB, Beaker

Elektronisk

Ikke direkte del av journal

(kopierer svar inn i fagsystem)

3 år

Problemutredninger av antistoff og blodtyping

BB

Papir/
Overføres journalarkiv ved død

Del av journal

Alltid

Møtereferat

Ledelsens gjennomgang

Teams

Elektronisk

3 år

Avdelingsråd mm

Mandagsmøter, seksjonsmøter mm

Telefonisk kommunikasjon

Ringelister, telefonlister mm

MM, MB, BB, Beaker

Papir/elektronisk

3 år

Spesielt for BB

Blodgivere

Skjema ved nyregistrering

Arkiveres i egne permer,

Fjernarkiveres på eget lager. Lagres på hver giver i Prosang

Papir/elektronisk

30 år

Skjema ved hver tapping

Scannes, lagres på hver giver i Prosang

Elektronisk

Brev til blodgivere

Perm seksjonsleders kontor

Lagres på hver giver i Prosang

Papir/elektronisk

Informert samtykke-erklæring

Perm blodbankens tapperom/MB

Papir/elektronisk

Tappeprotokoll

Afereseprotokoll

Perm

Papir

30 år

Produkt dokumentasjon

Kjøp og salg av blodprodukt

Prosang, Perm

Papir/elektronisk

30 år

Div. dokumentasjon ved forsendelse av plasma

Perm, Teams

Papir/elektronisk

30 år

Kvalitetskontroller

Blod og blodprodukter

Statistisk prosesskontroll

Elektronisk

10 år

(guide-to-the-preparation-use-and-quality-assurance-of-blood-components-21st-edition.PDF)

Laboratorieanalyser

Perm på blodbankens lab/ Beaker

Papir/elektronisk

5 år