Vise hvordan man lett kan finne prosedyrer og andre dokumenter i EQS ved hjelp av søkefunksjonene vanlig søk og avansert søk.
Gjelder alle ansatte i HNT HF.
I visnings- og arbeidsdelen kan du søke etter godkjente dokumenter fra toppmenyen.
For å gi mest mulig nøyaktige resultater søker EQS nøyaktig etter de ordene du skriver inn i søkeboksen. Et søk etter ordet «bil» vil ikke inkludere «bilene» eller «biler».
Du kan benytte jokertegn (*) for å angi null eller flere valgfrie bokstaver i begynnelsen eller slutten av et ord. F.eks. vil ordet «bil*» inkludere «bilene» og «biler».
Hvor i dokumentet en får treff vil påvirke hvordan søkeresultatet presenteres. F.eks. vil ord som forekommer i en tittel bli regnet som viktigere enn hvis det forekommer i et avsnitt. Søkeresultatet vil baseres på viktigheten av ordet i dokumentet.
Stoppord er tegn og ord som normalt ikke gir noen innsnevring av søket og som derfor kan droppes fra søkebegrepet. Stoppord er enkelttegn og vanlige ord som «den», «det», «de», «hvem», «hva», «hvor» osv. Ved bruk av pluss-tegnet kan du velge å inkludere stoppord i søket ditt.
Søkebegrep kan bestå av flere ord i tillegg til følgende enkle operatorer:
|
Operator |
Forklaring |
|---|---|
| + |
Søk på stoppord. |
| - |
Det gis treff kun på dokumenter som ikke inneholder ordet. |
| * |
Jokertegnet erstatter ingen eller flere valgfrie bokstaver i begynnelsen eller slutten av et ord. |
| " |
Det gis treff på dokumenter som inneholder angitt frase |
Ordene kombineres ved søk i EQS. Det vil si at hvis du oppgir flere enn ett søkeord, uten bruk av operatorer, må alle de oppgitte ordene forekomme i et dokument for at du skal få treff på det.
Dette er eksempler på søkebegreper som demonstrerer betydningen av operatorer, stoppord og jokertegn:
|
Søkebegrep |
Kommentar |
|---|---|
|
lorem ipsum |
Treffer dokumenter som inneholder både «lorem» og «ipsum». |
|
"lorem ipsum" |
Treffer dokumenter som inneholder frasen «lorem ipsum». |
|
lorem -ipsum |
Treffer dokumenter med ordet «lorem» som samtidig ikke inneholder ordet «ipsum». |
|
har en pasient |
Stoppordene «har» og «en» fjernes automatisk slik at du kun søker etter «pasient». |
|
+har +en pasient |
Treffer dokumenter som inneholder stoppordene «har» og «en» samt ordet «pasient». |
|
bil* |
Treffer på variantene «bil», «bilen», «biler» og «bilene». |
|
*ipsum |
Treffer dokumenter som inneholder «ipsum» i slutten av ordet. |
|
*ipsum* |
Treffer dokumenter som inneholder «ipsum» i midten, begynnelsen eller i slutten av ordet. |
|
ip*um |
Vil ikke gi treff, da EQS ikke støtter jokertegn i midten av et ord. |
Avansert søk gir deg en del forskjellige måter å spesifisere søket nærmere.
|
Enhet |
Begrens søket ditt ved å velge en enhet å søke i. Du får da treff i dokumenter som ligger i valgt enhet i tillegg til alle globale dokumenter. Du kan også begrense søket ytterligere ved å krysse av for «Søk i underliggende enheter.». Du får da kun treff i dokumenter som ligger i valgt enhet, og underliggende enheter, men ikke globale dokumenter. |
|
Kategorier |
Velg å søke i en kategori, eventuelt med «Søk i underkategorier.», eller velg «Alle kategorier». |
|
Yrkesgruppe |
Velg en yrkesgruppe du skal søke i, eller velg «Alle yrkesgrupper». |
|
Dokumenttyper |
Velg en dokumenttype du vil søke i, eller velg «Alle dokumenttyper». |
|
Antall resultat |
Velg antall resultat som vises pr. side. |
|
Søk i godkjente dokumenter |
Søker i tittel og innhold på alle godkjente dokumenter. Dette valget vises kun ved avansert søk i arbeidsdelen. |
|
Søk i dokumenter under utforming |
Søker i tittel og innhold på alle dokumenter som er under utforming. Dette gjelder kun avansert søk fra arbeidsdelen og du får kun se dokumenter under utforming du har tilgang til. |
|
Søk i utfasede dokumenter |
Søker i tittel og innhold på alle utfasede dokumenter. Dette gjelder kun avansert søk fra arbeidsdelen og du får kun se utfasede dokumenter du har tilgang til. |
|
Søk i fremtidig gyldige dokumenter |
Søker i tittel og innhold på alle godkjente dokumenter som har gyldighetsdato satt fram i tid. Dette gjelder kun avansert søk fra arbeidsdelen og du får kun se fremtidig gyldige dokumenter du har tilgang til. |
Søk med dokumentattributter er kun tilgjengelig om modulen «EQS Project» er aktivert.
Søk med dokumentattributter gir deg muligheten til å søke blant alle egendefinerte attributter som er satt på dokumenter.
Fritekstsøk (alle dokumentattributter)
Søker i alle dokumentattributter, egendefinerte og systemattributter i alle godkjente dokumenter, dvs. globale dokumenter og dokumenter som gjelder for dine enheter.
Søkekriterier (egendefinerte dokumentattributter)
Søker kun i egendefinerte dokumentattributter i alle godkjente dokumenter, dvs. globale dokumenter og dokumenter som gjelder for dine enheter.
Søkeresultatet presenteres med klikkbare titler på det enkelte dokument. Samtidig vises et utsnitt av dokumentteksten rundt treffordet. Slik vil du enklere kunne avgjøre hvilket dokument som er det rette. Søkeresultat fra visningsdelen viser kun treff i godkjente dokumenter.
Ved "vanlig søk" søker man i alle dokumentene til alle enhetene i hele organisasjonen. Med "Avansert søk" kan man spesifisere og snevre inn søket, f.eks. til angitt en enhet, en dokumentkategori og/eller en dokumenttype.
Innholdsfortegnelsen (fanen Innhold, øverst til venstre) gir deg muligheten til å hoppe rett inn i ønsket overskrift.
For å finne et ord inni et dokument kan man holde nede Ctrl-tasten mens man taster bokstaven f. Man får da opp et vindu man kan skrive inn et søkeord. Jokertegent * fungerer ikke her, men man trenger ofte bare skrive begynnelsen av søkeordet. Ctrl f fungerer i mange dataprogrammer.
Siste versjon av Brukerveiledninger - "Kort brukerveiledning for EQS" (klikk på pkt. 2.5), ligger helt nederst på alle EQS skjermbilder.