Prosedyre  for innkjøp

Hensikt

Å sikre at alle anskaffelser av varer og tjenester gjennomføres i henhold til de retningslinjer som er besluttet i HNT og i henhold til Lov og forskrift for offentlige anskaffelser. Retningslinjene for anskaffelser finner du i vår innkjøpshåndbok. Der er vår miljøpolitikk, vårt overordnede miljømål for innkjøp og delmål 2014 -2017 innkjøp beskrevet.

I tillegg at rett vare/tjeneste anskaffes i rett mengde med riktig kvalitet og kostnadseffektivt og i samsvar med rekvirentenes ønsker og behov.

Gjeldende etiske retningslinjer for HMN skal følges.

Omfang

Gjelder alle som ifølge fullmaktsmatrise for HNT har fullmakt til å rekvirere varer og tjenester.

Grunnlagsinformasjon

Alle behov for varer skal sendes elektronisk til Forsyningsavdelingen.

Ved eventuelt bestilling direkte til leverandør skal det være etter avtale med Forsyningsavdelingen

Ved tjenestekjøp gjelder det behov for å inngå nye avtaler som skal meldes til Forsyningsavdelingen. Avdelinger skal selv bestille tjenester når avtaler foreligger.

Arbeidsbeskrivelse

Når anmodning fra godkjent rekvirent kommer til forsyningsavdelingen blir de behandlet i tråd med de 3 hoved prosessene som er beskrevet under bestilling (se under Relatert).

Anskaffelse skaffevare < 100 000,- - prosesskart Forsyning HNT

Anskaffelse varer og tjenester >100 000,- - prosesskart Forsyning HNT (Ikke tilgjengelig)

Bestilling av lagervare - prosesskart Forsyning HNT

-         Lagervarer bestilles utfra varekatalog i SAP

-         Bestilling av skaffevarer <100.000 beskrives med hva produktet skal brukes til og ønsker og behov. (link til skaffevarer <100.000)

-         Bestilling av skaffevarer >100.000 og tjenesteavtaler sendes anmodning til Forsyningsavdelingen om å starte en innkjøpsprosess. (link til skaffevarer > 100.000) Alle slike innkjøp skal ha en prosjektgruppe ( størrelse på prosjektgruppen er avhengig av omfanget av anskaffelsen) og bestillende avdeling peker ut representanter fra egen avdeling samt fra andre avdelinger etter behov og gruppen må ha med representant fra Medisinteknisk og Eiendom (I de tilfeller det er innkjøp som angår deres arbeidsfelt) samt en fra innkjøp. Representant fra innkjøp er ansvarlig for å kalle inn til et oppstartmøte. Bestillende avdeling er ansvarlig for å stille med sekretær i prosjektgruppen

Prosjektgruppen er ansvarlig for å utarbeide en nøytral funksjonsbeskrivelse, sette opp evalueringskriterier, evaluere/utprøving og innstilling på aktuell leverandør med god dokumentasjon

 

Ansvar

Forsyningsleder er ansvarlig for at prosedyren er oppdatert. Hver enkelt ansatt i HNT har ansvar for å holde seg oppdatert i prosedyren

 

 

 

Referanser

Konsernbestemmelser for HMN (Tilgjengelig på personalweb under etikk)

Etiske retningslinjer for HMN (Tilgjengelig på personalweb under etikk)

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser