Hensikt

Muliggjøre drift når Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM) sine laboratoriedatasystem er nede; Instrument Manager (IM), Epic Beaker, ProSang (Blodbank) og Helseplattformen

Omfang

Gjelder alle som er opplært i bruk av laboratoriedatasystemene ved ALM.

Grunnlagsinformasjon

Vi opplever både kontrollert (varslet) stans og ukontrollert stans som følge av interne eller eksterne hendelser, av laboratoriedatasystemene. For å takle dette har vi etablert manuelle backup rutiner.

HISTORIKK

Epic Beaker ble innført i ALM 6. februar 2021. Helseplattformen ble innført 9. november 2024.

REFERANSER

Hovedreferanse:
(1) Ingen relevant skriftlig dokumentasjon funnet, skrevet ut fra skjønn og sedvane ved ALM.

(2) Presentasjon utarbeidet av prosjektet HMN LAB.

 

Høring:

Versjon 1.0 - Avdelingsleder, IKT-Koordinator og Seksjonsledere i ALM.

DEFINISJONER

Navn	Hva
Beaker	Laboratoriedatasystem i bruk ved Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM)
BCA	Business Continuity Access Beskriver hvordan vi skal jobbe når Beaker er utilgjengelig for sluttbruker. Blir også omtalt som «Beaker Downtime», driftsstans, datastans eller nedetid
Hyperspace	Hyperspace er det grafiske brukergrensesnittet som brukes til å utføre arbeidsflyter og administrativ bygging i Epic
Helseplattformen	Helseplattformen (HP) er Sykehusenes journalsystem

OFTE STILTE SPØRSMÅL (FAQ)

Ved ukontrollert stans er en interessert i årsak og varighet på datastansen.
En kan ringe Hemit Kundesenter, tlf. (0)03612 for nærmere beskjed, melde feil via Hemithjelp  eller sende E-post: hemithjelp@hemit.no.

Arbeidsbeskrivelse

ANSVAR

Fagbioingeniørene i avdelingen har ansvar for at det informeres om denne prosedyren og at det blir gitt beskjed ved behov for oppdateringer.
IKT-koordinator er ansvarlig for at BCA-rutinen fungere.
Se oversikt over fordeling av IKT-relaterte oppgaver; ALM-IKT-; Fordeling IKT-oppgaver.
Den enkelte har ansvar for at prosedyren blir fulgt.

ARBEIDETS GANG

Forberedelse

Før nedetid

• Ha BCA-etiketter tilgjengelig ved BCA PC og ev. andre steder
• Ha tomme papirrekvisisjoner tilgjengelig ved BCA PC eller ev. andre steder
• BCA PC(er) som er i daglig bruk. Husk at denne PCen ALDRI må slås av!

Under nedetid

• BCA-konvolutt med påloggingsinformasjon til BCA PC
• Fysisk tilgang til BCA PC og den tilkoblede dokumentskriveren

Etter nedetid

• Tilgang til papirrekvisisjonene som er laget under nedetiden
• En vanlig PC med Hyperspace

 

BCA-Etiketter

• Egne etiketter for nedetid, både for planlagt og ikke planlagt nedetid skrives ut på forhånd
• Utskrevne nedetidsetiketter lagres slik at alle vet hvor man finner dem, vanligvis i umiddelbar nærhet til BCA PC og vanligvis sammen med andre skjemaer som også benyttes ved nedetid
• Antallet etiketter som man har «på lager» bør være stort nok til å håndtere et par dager dager
• Etikettene går ikke ut på dato, så en etikett som er flere år gammel kan brukes

 

Nedetidsetiketter (BCA-etiketter)

Lage BCA etiketter – «Nedetidsprøveopprettelse»

Bruk funksjonen nedetidsprøveopprettelse i Hyperspace

 

 

 

Pålogging og bruk av BCA PC

·         Hent BCA konvolutt

·         Før du åpner konvolutten, forsikre deg om at det faktisk er nedetid. Lenke til Regional EQS-prosedyre for bruk av Nød-PC Dokument «Helseplattformen- Tiltak ved avbrudd, bruk av nød-PC (BCA-PC)», ID 36414 - EQS I prosedyre finnes også en lenke til Brukerveiledning (HP) nød-PC ved nedetid

·         Finn BCA PC og logg på med informasjonen fra konvolutten. Konvolutten finnes på:

·         Levanger: Inne på kontoret B 013 (Seksjonsleders kontor) i arkivskap merket Nød PC/ BCA PC. Ekstra BCA PC finnes på Med. Pol M161

·         Namsos: Oppbevares i kassett merket «UTSTYR VED DATASTANS». Ekstra BCA PC finnes på Intensiv H2.

·          Skriv ut de rapportene som du trenger for å jobbe videre med prøver

 

Ved bekreftet nedetid

·         Hent og åpne BCA konvolutten

·         Finn BCA PC og logg på med informasjonen fra konvolutten

·         Legg innholdet tilbake i konvolutten etter pålogging og la den ligge ved

BCA PCen. Dette pga hvis flere skal hente ut rapporter

 

 

Passord

·         De to lappene danner tilsammen et passord

o   I dette eksemplet: Xc%y1r%rSz?j

 

BCA PC

En BCA arbeidsstasjon

·         Puls Spesial-PC, som brukes som vanlig til daglig

·         Skal være lett tilgjengelig og alltid påslått

·         PCen har i tillegg til standard installasjon av Hyperspace, en ekstra installasjon av BCA programvare fra Epic

·         Har en dokumentskriver direkte tilkoblet fysisk via USB (ikke via nettverk)

·         Alle komponentene i en BCA-løsning er tilkoblet sikker, uavbrutt strømtilførsel

Starte opp BCA applikasjonen

·         Søk etter BCA i windows utforsker

·         Et vindu åpner seg, logg på med brukernavn og passord fra konvolutten

 

·         En side med tilgjengelige rapporter vil da åpne seg

 

 

BCA PC - funksjonalitet

En BCA PCs funksjonalitet er å skrive ut ferdige rapporter, fra uteståendelistene i Beaker

·         Det betyr at rapportene på BCA PCen ikke kan filtreres, sorteres eller endres på andre måter på BCA PC

·         Alle rapporter unntatt rapporter oppdateres kontinuerlig

Kan en BCA PC brukes til andre ting?

·         Under en driftsstans har den ingen annen funksjon enn å skrive ut rapporter

·         Ved en normal drift, skal PCen brukes som en vanlig Puls-PC med Epic. Dette for å sikre at alt fungerer på den til enhver tid

 

Eksempel på en BCA-rapport

Bruk av papirrekvisisjon og BCA-etiketter

Analyser prøven på instrument

·         Prøven sette på instrument og test bestilles direkte på instrumentet

o   Instrumentet analyserer prøven

o   Ev. svar som haster, må leses av fra instrumentet og kommuniseres tilbake til rekvirent/rekvirerende avdeling

·         Når Beaker igjen er tilgjengelig, vil meldingen som inneholder svaret fra instrumentet overføres til Beaker

·         Meldingen fra instrumentet inneholder bl.a. instrument-ID (dvs. det som er i strekkoden) som er på BCA-etiketten sammen med selve prøvesvaret

o   Beaker vil kjenne igjen instrument-IDen som ligger i meldingen fra instrumentet som en nedetidsprøve og vil automatisk legge denne i en liste over prøver som må kobles til en prøve på en rekvisisjon som etter hvert legges inn i systemet

 

Etter nedetid

·         Ha alle papirrekvisisjonene tilgjengelig

·         Registrer inn alle papir-rekvisisjoner og motta prøvene

·         Nå vil Beaker skrive ut nye etikett(er)

o   Klistre de nye etiketten(e) på papirrekvisisjonen sammen med den tilhørende BCA-etiketten

o   Finn ut hvor på papirrekvisisjonen det er mest praktisk å plassere etikettene

·         Når alle rekvisisjonene er lagt inn, start Prøvekobling

o   Kan ev. legge inn en og en rekvisisjon og koble prøvene etter hvert

·         Skann strekkoden for BCA-etiketten (som er klistret på papirrekvisisjonen)

·         Skann den tilhørende strekkoden på etiketten som ble opprettet da papirrekvisisjonen ble lagt inn

·         Dobbeltsjekk at det er rett BCA prøve som nå kobles mot rett prøve på rekvisisjonen

·         Klikk på «Koble» nede til høyre

 

Tilbake til normal drift

·         Etter at prøven(e) er koblet sammen med rekvisisjon(ene), er strekkoder og prøvenummer på både BCA-etikett og den «rette» etiketten gyldig og fungerer om hverandre

·         Det er ikke nødvendig å remerke prøver

·         Makuler rapporter fra BCA PC

·         Det må genereres nytt passord til BCA-brukeren som ble benyttet og ny konvolutt må lages

·         Bruk av BCA PC meldes som avvik

 

Beskrivelse av BCA-rutiner finner du i Helseplattformens Kunnskapsbase NØD-PC (BCA) ved nedetid HV-555-004-mai24.pdf