Hensikt

Sikre at Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM) har personell som er godkjent for å utføre alle definerte arbeidsoppgaver på de ulike arbeidsstasjonene. Til dette benyttes Kompetanseportalen.

Omfang

Gjelder alle ansatte ved ALM. Omfanget av all opplæring styres av avdelingens behov og den enkeltes forutsetninger.

Alle ansatte skal ha nødvendig opplæring før de:

§  blir satt inn i vaktturnus

§  godkjenner analyser og blodprodukt

§  arbeider selvstendig uten tilsyn

 

Nødvendig opplæring innbefatter at ansatte mestrer de arbeidsoppgaver de blir pålagt å utføre. Mestrer inkluderer i denne sammenheng

§  å kjenne sin kompetanse og forstå når en bør spørre om hjelp

§  å kjenne sin myndighet og forstå når en skal overlate arbeidsoppgaver, avgjørelser eller spørsmål om informasjon/veiledning til overordnet eller lege

§  å kjenne sitt ansvar slik at en tar tak i eventuelle avvik

 

Når en ansatt er godkjent for å utføre en analyse, er vedkommende også godkjent til å godkjenne denne analysen og underskriftsberettiget for denne analysen (dvs. kan gi ut svarrapport alene). I dette ligger det at vedkommende også er i stand til å rimelighetsvurdere analyseresultat og bedømme måleusikkerheten/usikkerhetsbidragene til analysen.

 

Grunnlagsinformasjon

Kompetanseportalen er et verktøy som skal hjelpe ansatte og ledere å ha oversikt over seksjonen/avdelingens kompetanse, samt identifisere behov for opplæring, videreutvikling og dokumentere eksisterende kompetanse.

Kompetanseportalen benyttes også til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av medarbeidersamtaler.

 

Systemet består av ulike moduler:

§  personaldata/CV

§  funksjonsbeskrivelse

§  kompetanseplaner (heretter kalt «Opplæringsplan» for ikke å forveksle med Strategisk kompetanseplan)

§  medarbeidersamtale

Det er også utviklet en modul for oppfølging av spesialiseringsløp for LIS.

 

Mer informasjon og brukermanualer finnes her: Kompetanseportalen (sharepoint.com)

Arbeidsbeskrivelse

Ansvar

Det er avdelingens ansvar å sørge for opplæring og erfaringsoverføring, og den enkelte arbeidstakers ansvar er å si fra dersom denne oppleves som utilfredsstillende. Alle ansatte gjennomgår et opplæringsprogram i forhold til den stillingen og funksjonen de har ved avdelingen. ALM skal til enhver tid være bemannet med personell som kan utføre alle definerte arbeidsoppgaver.

Ansvarlig	Område/Oppgave
Avdelingsleder/ stedlig leder	Påse at nyansatte blir tatt godt imot og gitt generell informasjon. Definere og tildele funksjonsbeskrivelser/roller. Tildele opplæringsplaner: Alle generelle opplæringsplaner Andre planer for ansatte under spesielle roller/ arbeidsoppgaver Legge til rette for faglig oppdatering og vedlikehold av kunnskap i henhold til de ressurser som er stilt til rådighet, se ALM-; Strategisk kompetanseplan. Godkjenne avdelingens opplæringsplaner Gjennomføre medarbeidersamtaler og eventuelt avtale utviklingstiltak for ansatte i «Avdelingsleder/stab». Godkjenne opplysninger i kompetanseportalen om ansatte i «Avdelingsleder/stab» Være med å vedlikeholde og utarbeide avdelingens opplæringsplaner.
Seksjonsleder	Påse at ansatte i aktuell seksjon får den opplæring som er nødvendig for å utføre de arbeidsoppgaver de blir satt til. Sørge for at de som har oppgaver i annen seksjon får tilstrekkelig opplæring til å kunne utføre pålagte arbeidsoppgaver. Tildele opplæringsplaner: Opplæringsplaner for aktuell seksjon Aktuelle planer for ansatte med spesielle arbeidsoppgaver Gjennomføre medarbeidersamtaler og eventuelt avtale utviklingstiltak for ansatte i aktuell seksjon. Godkjenne opplysninger i kompetanseportalen om ansatte under aktuell seksjon. Være med å vedlikeholde og utarbeide avdelingens opplæringsplaner. Sørge for at nyansatte signerer på signaturoversikt. Fylle ut skjema ALM-; Introduksjon for nyansatte sammen med nyansatte. Utfylt skjema legges inn i den enkeltes kompetanseplan.
Fagbioingeniør	Bistå seksjonslederne med vedlikehold og utarbeidelse av opplæringsplaner Sørge for at de ansatte får opplæring i delene av opplæringsplanene som tilhører arbeidsoppgavene i deres fagområde, inkludert tilstrekkelig opplæring i datasystemene og EQS.
Hver enkelt ansatt	Har et eget ansvar for å holde seg faglig oppdatert i henhold til sin stillingsbeskrivelse, samt periodisk holde kompetanseportalen oppdatert: sjekke at data er korrekt, og legge inn og oppdatere egen CV dokumentere kompetanse ut fra tildelte krav forberede seg til medarbeidersamtale følge opp avtalte utviklingstiltak Skal holde seg oppdatert om nye rutiner/retningslinjer/dokumenter og prosedyrer ved å lese aktuelle møtereferat, samt minimum sjekke oppdateringer i EQS (Alle ansatte har dermed et eget ansvar for at de til enhver tid er kjent med gjeldende prosedyrer), Teams og personlig e-post ukentlig. Melde eventuelle opplæringsbehov til nærmeste leder.

 

Organisering av opplæring

Alle ansatte skal tildeles opplærings- og oppdateringsplaner i Kompetanseportalen. Alle skal tildeles alle planer under typene «Generell» og aktuelle planer for aktuell seksjon. I tillegg skal eventuell plan for spesielle roller tildeles.

Type	Gjelder for	§  Aktuelle skjema	Ansvar
Generell	Alle	HNT, KIS, ALM: Opplæring/oppdatering HMN: Smittevern, Kompetanseplan for ansatte ved STO, HNT og HMR HNT: Jevnlig opplæring alle ansatte HNT, KIS, ALM; Arbeidsantrekk for ansatte i HNT HMN, HP: LABOR02 - Prøvetaking for laboratorieansatte (HMR, HNT og STO) (Unntak for ansatte på MM og enkelte i stab) HNT: Egentrening etter klasseromsundervisning HP (Unntak for ansatte på MM og enkelte i stab)	Avdelingsleder/stedlig leder
	Nyansatte	HNT, KIS, ALM: Introduksjon for nyansatte HNT: Introduksjon og opplæring nyansatte	Avdelingsleder/stedlig leder
Seksjon	Avdelingsleder/ stab	§  Se spesielle arbeidsoppgaver	Avdelingsleder/stedlig leder /seksjonsleder
	BB	HNT, KIS, ALM, BB: Opplæring/Oppdatering laboratorieanalyser HNT, KIS, ALM, BB: Opplæring/Oppdatering Tapping og Produksjon HNT, KIS, ALM, BB/MB: Opplæring/Oppdatering på blodbanken HNT, KIS, ALM, BB: Opplæring/Oppdatering på Medisinsk Biokjemi HNT, KIS, ALM: Dokumentrevisjoner	Seksjonsleder BB/ Seksjonsleder MB-N
	MB-L	HNT, KIS, ALM, MB: Grunnkompetanse HNT, KIS, ALM, MB: Årlig oppdatering HNT, KIS, ALM, MB: Opplæring/Oppdatering for vaktoppgaver på MM HNT, KIS, ALM: Dokumentrevisjoner	Seksjonsleder MB
	MB-N	HNT, KIS, ALM, MB: Grunnkompetanse HNT, KIS, ALM, MB: Årlig oppdatering HNT, KIS, ALM-N: Opplæring/Oppdatering Vaktoppgaver på Medisinsk Biokjemi HNT, KIS, ALM: Dokumentrevisjoner
	MM	HNT, KIS, ALM, MM: Opplæring/oppdatering	Seksjonsleder MM
Spesielle roller/arbeidsoppgaver	Bioingeniør på vakt med blodbankansvar	HNT, KIS, ALM, BB/MB: Opplæring/Oppdatering på blodbanken	Aktuell seksjonsleder
	Avdelingsleder/ seksjonsleder	HMN: Ny som leder (HMR, HNT og STO) HNT: Opplæring ledere fom.2024 HMN: Arkivforståelse og Elements, leder HMN: Varsling av kritikkverdige forhold	Klinikkleder/ avdelingsleder
	Medisinsk faglig rådgiver	HNT, KIS, ALM, STAB: Opplæring Medisinsk faglig rådgiver (MM)	Avdelingsleder
	IKT-koordinator	HNT, KIS, ALM: Opplæring for IKT-koordinator / IKT-rådgiver	Avdelingsleder
	Kvalitetsrådgiver	HNT, KIS, ALM: Opplæring for Kvalitetsrådgiver	Avdelingsleder
	Spesialrådgiver	HNT, KIS, ALM: Opplæring for spesialrådgiver	Avdelingsleder
	Kontor	HNT, KIS, ALM, STAB: Opplæring/oppdatering Kontor/Ekspedisjon	Avdelingsleder/stedlig leder
	Laboratorieassistent	HNT, KIS, ALM, STAB: Opplæring/oppdatering Laboratorieassistent	Avdelingsleder / aktuell seksjonsleder
	Fagbioingeniør	HNT, KIS, ALM: Opplæring for fag-/spesial-bioingeniør	Aktuell seksjonsleder
	Spesialbioingeniør	HNT, KIS, ALM: Opplæring for fag-/spesial-bioingeniør	Aktuell seksjonsleder
	Interne revisorer	HNT, KIS, ALM: Interne revisorer	Avdelingsleder
	Elfo (MB-L)	HNT, KIS, ALM, MB, Le: Spesialkompetanse	Seksjonsleder
	Spermie-undersøkelser (MB-L)	HNT, KIS, ALM, MB, Le: Spesialkompetanse	Seksjonsleder
	Vasectomikontroll (MB-N)	HNT, KIS, ALM, MB, Na: Spesialkompetanse	Seksjonsleder
	Ansvarlige for vekt, volum og temperatur	HNT, KIS, ALM: Vekt-, volum- og temperatur	Seksjonsleder
	Verneombud	HNT: Kompetanseplan for verneombud	Avdelingsleder
	Seksjonsleder BB Stedlig leder BB-N Fagbioingeniør tapping og produksjon BB-L	HNT, KIS, ALM, BB: Godkjenning av nye blodgivere i ProSang	Seksjonsleder BB

 

Etter generell introduksjon og opplæring, skal opplæring i aktuell seksjon gis av veileder(e) som avdelingsleder eller seksjonsleder utpeker til dette. Opplæringen skal være både praktisk og teoretisk. Analysearbeid som utføres under opplæring/før godkjenning er veileder ansvarlig for.

Personell under opplæring kan kvittere for svar, men det er den til enhver tid aktuelle veileder som er ansvarlig.

 

Dersom det kommer til nye metoder eller apparatur, føyes det til nye krav i eksisterende opplæringsplaner, eventuelt utarbeides det nye opplæringsplaner.

(Alle ansatte (fortrinnsvis avdelingsleder, seksjonsleder, fag- og spesialbioingeniører) er ansvarlig for å gjøre kolleger eller andre kjent med endringer i prosedyrer, metoder, utstyr.)

 

Nyansatt

Planene «HNT, KIS, ALM: Introduksjon for nyansatte» og «HNT, KIS, ALM: Opplæring/oppdatering» skal være påbegynt første arbeidsdag og være ferdig utfylt etter en måned.

Den ansattes signatur påføres signaturoversikten. Seksjonsleder er ansvarlig for at dette blir gjort.

 

Studenter/hospitanter/korttidsvikarer

Personale uten arbeidsavtale og korttidsvikarer (≤ 2mnd) arbeider under tilsyn av veileder (eks. utplassering fra NAV, studenter, hospitanter). Opplæring ut over det som gis av informasjon/introduksjon gitt av avdelingsleder/stedlig ansvarlig og hvilke tilganger til IKT-systemer som skal gis, avgjøres individuelt av avdelingsleder/stedlig ansvarlig.

(Som minimum trengs det brukertilgang PC og ID- kort LE eller Na for å kunne lese i EQS og for å kunne ta prøver rundt på sykehuset. Tilganger ut over det vurderes for hvert tilfelle.)

 

Opplæring i IKT-systemer

Tilganger og rettigheter for den enkelte ansatte til de ulike dataprogrammene er avhengig av de funksjoner vedkommende har. Bestilling av tilganger er i henhold til ALM-; Bestilling av IKT-tilganger.

Introduksjon av IKT-systemene gjøres i henhold til planen «HNT, KIS, ALM: Introduksjon for nyansatte», mens selve opplæringen vil foregå ved praktisk bruk underveis i opplæringen i den aktuelle seksjonen.

 

Vedlikehold av opplæring

Vedlikehold av opplæringen foregår ved at krav i planer har repeterende aktivitet, dvs at krav må gjentas etter en gitt periode. Dersom en ansatt ønsker oppdatering i noen av oppgavene, skal opplæringsbehov meldes nærmeste leder.

 

Langvarig fravær

Etter langvarig fravær (>6 mnd), skal nærmeste leder vurdere hvilke krav som skal resertifiseres for den enkelte ansatte.

 

Faglig oppdatering/Kompetanseheving

Faglig oppdatering og kompetanseheving skjer gjennom at medarbeiderne deltar på interne og eksterne kurs, hospitering og etterutdanning.

Det er utarbeidet egne planer for internundervisning: ALM-L; Årsplan internundervisning og ALM-N; Internundervisning-årsplan. Interne kurs og e-læringskurs er tilgjengelig i Læringsportalen: Kurskatalogen (helse-midt.no).

Oversikt over aktuelle eksterne kurs ligger på Teams: Kompetanse. Ansatte melder inn ønsker om å delta på kurs, og eventuell deltakelse blir innvilget av avdelingsleder.

 

Flere søker å heve kompetanse gjennom ulike typer videreutdanning. Dette skjer gjennom eget initiativ fra arbeidstaker og blir vurdert av avdelingsleder. Avdelingen har behov for ny kompetanse. Retningslinjer er beskrevet i Prosedyre for kompensasjon på kurs, reiser og møter (Ikke tilgjengelig). Hvilken kompetanse avdelingen har bruk for nå og fram i tid er lagt i ALM-; Strategisk kompetanseplan.