ALM-IKT; Bruk av kommentarer i Beaker v. 2.2

HISTORIKK

Epic Beaker ble tatt i bruk ved Sykehuset Levanger og Sykehuset Namsos 06.02.2021. Dette systemet erstattet NSL, NSML og ANP.

 

REFERANSER

Hovedreferanse:

(1) Skrevet ut fra forfatters skjønn basert på sedvane ved ALM

(2) EQS-prosedyrer fra St. Olav

 

Høring:

Versjon 1.0 har vært på høring hos Fred R. Ingvaldsen

Versjon 2.0 har vært på høring hos seksjonsledere, avdelingsleder og superbrukere i ALM.

 

ANSVAR

IKT-Koordinator har ansvar for å holde dette dokumentet oppdatert.

 

Arbeidsbeskrivelse

ARBEIDETS GANG

Rekvisisjonskommentar

Prøvekommentar som analyse
            Rekvirering og innlegging av kommentar på X-prøvekommentar
             Endring av kommentar på X-prøvekommentar etter verifisering
 Lab-kommentar på beholder

Resultatkommentar
            Resultatkommentar i form av komponentkommentar
            Resultatkommentar i form av testkommentar
 Hold med kommentar
            Opprett Hold med intern kommentar for prøver i rekvireringsbildet
            Opprett Hold for prøver som allerede er rekvirert, før resultat overføres
            Oppfølgingsoppgave i stedet for Hold
 Forordningsdetaljer/forordningsspørsmål
            Besvare forordningsspørsmål under rekvirering
            Besvare forordningsspørsmål under mottaksregistrering
 Kanselleringsårsak/kommentar på avbrutt test
 Analysekommentar på prøver som er verifisert

 

 

 

 

 

 

 

Rekvisisjonskommentar (Q)

Legge inn rekvisisjonskommentar

Rekvisisjonskommentarer (Q) legges inn via Rekvisisjonsoppføring, og gjelder hele prøvebestillingen/rekvisisjonen. Rekvisisjonskommentar legges inn ved å trykke på fanen Rekv.komm. (Q) nederst til høyre i Rekvisisjonsoppføring (se bildet under). Her kan det skrives fritekst eller benyttes SmartPhrase.

 

Kommentarer som legges på hvit bakgrunn er eksterne (Rekv. kommen), mens kommentarer som legges på gul bakgrunn er interne (Lab rekv.komm).

 

SmartPhrase

SmartPhrase legges inn ved å bruke .kortnavn (punktum  kortnavn), for eksempel .clholdbarh eller .F106.

For å søke opp alle SmartPhrase skriv .? i Rekv.komm-feltet og et vindu med «søke-felt» der ord eller deler av en tekst kan søkes etter.  

 

 

  • Eksempel på søk kan være «mottak», «holdbarhet», «pasient» etc.
  • SmartPhrase kan ha hurtigkoder som f.eks .F106.
  • SmartPhrase kan legges til som favoritter på egen bruker i Beaker, ved å trykke stjerne foran akutell SmartPhrase.
  • Dersom kommentar mangler i SmartPhrase må kommentar skrives inn manuelt.

 

Eksempler på SmartPhrase:

  • Analysen *** er slettet. Det er > *** timer mellom prøvetaking og analyse, og prøvematerialet egner seg derfor ikke for analyse pga overskredet holdbarhet. Hvis analysen fortsatt er ønsket, vennligst send ny prøve, .clholdbarh
  • Mangler dato og klokkeslett for prøvetaking, .F106
  • Ikke mottatt rekvisisjon på denne pasienten, .F102
  • Prøven analyseres ikke på grunn av manglende merking. Vennligst send ny prøve, .F111

 

Noen forhåndsdefinerte kommentarer vil inneholde 3 stjerner: ***. For å legge inn tekst i feltet merket med *** trykk F2, evt marker feltet. For å flytte til neste stjerne-felt kan F2 benyttes.

 

Kommentarer på enkelt-analyser på en prøvebestilling kan også legges på rekvisisjonsnivå, men det må presiseres i kommentaren hvilken analyse kommentaren gjelder for.

 

Ved oppslag i Beaker vil rekvisisjonskommentarer bl.a. vises i prøveoppslag (etter prøve) og i rekvisisjonsoppslag.

 

 

I uteståendeliste vil analyser med kommentarer ha symbol http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image003.png i R-kolonna. Kommentarer for valgt analyse vil vises i bildet til høyre for uteståendelista. Samme symbol http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image003.png vises også dersom analysen er besvart, men ikke verifisert.

 

Kommentar vil stå som «Lab-kommentar» under de analyser som er bestilt, samme sted som kliniske opplysninger fra rekvirent for ROS- og IHR-prøver.

 

NB! En prøveregistering kan ikke fullføres i Beaker hvis det kún er lagt inn rekvisisjonskommentar. Det må også opprettes minst én analyse. En kan rekvirere «X-prøvekommentar» som analyse, eller rekvirere en analyse som avbrytes med kommentar. (Se neste avsnitt). Det kan ikke benyttes intern analyse, f.eks. «ekstra serum», da svar / kommentar ikke vil bli rapportert til rekvirent.

 

 

 

 

Prøvekommentar som analyse

Hvis svaret skal gis ut som kun kommentar, der det ikke er registrert andre analyser på rekvisisjonen, eller bare interne analyser (f.eks. ekstra serum), må det rekvireres en Prosedyre; «X-prøvekommentar». Kommentaren kan da gå ut som svar til rekvirenten. Kommentaren kan legges inn som rekvisisjonskommentar eller som resultatkommentar på X-Prøvekommentar.

NB! Analyse «X-Prøvekommentar» må verifiseres til slutt.

 

Eksempel på kommentar:

  • Ikke mottatt EDTA-blod til hematologi
  • Pasienten møtte ikke til prøvetaking

 

Rekvirering og innlegging av kommentar på X-Prøvekommentar

  • Rekvirer «X-Prøvekommentar».
  • Legg inn ev. rekvisisjonskommentar, eller vent med å legge inn kommentar til resultatregistrering.
  • Prøven «X-Prøvekommentar» må være mottatt
  • Gå til resultatregistrering for prøven

 

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image014.png

 

  • Rediger
  • Velg verdi (F5): Se merknad
  • Legg inn kommentar i feltet «K» til høyre (F6), om det ikke er lagt inn rekvisisjonskommentar i stedet.
  • Analysen skal ha svart hake til høyre for at svaret skal rapporteres.
  • Trykk lagre eller verifiser svar direkte.
  • Trykk «Bekreft verifiser svar».
  • Analysen vil få en grønn hake på seg i prøveoppslag som viser at den er verifisert.

Endring av kommentar på x-prøvekommentar etter verifisering

  • Gå til resultatregistrering
  • Gå til resultatkorreksjon,
  • Velg årsak f.eks. «Kommentar er tilført analyseresultatet».
  • Rediger
  • Legg inn eller endre kommentar
  • Trykk lagre og verifiser som over.

 

 

 

Lab-kommentar på beholder

Lab-kommentar er en intern kommentar som legges inn i mottaksaktiviteten på Lab.rekv.komm, gult felt nederst til høyre i rekvisisjonsoppføring. SmartPhrase kan benyttes.

 

 

Lab.rekv.komm vises bl.a. i prøveoppslag etter prøve under Rekvisisjonskommentar, Kommentar (laboratorium).

 

 

 

Resultatkommentar

Resultatkommentar i form av komponentkommentar

Komponentkommentar kan legges inn via resultatregistrering som komponent under analysen. Kommentar legges da inn via K-feltet bak aktuell analyse i resultatregisteringsbildet (F6).

 

Eksempel under hvor analyse er «X-Prøvekommentar» og det legges inn «Verdi» (= Se merknad).

  • Legg inn resultatkommentar i bildet Resultatregistrering
  • Velg analyse – rediger (Alt + e)
  • Legg inn kommentar, påse at testen er haket av for at svar skal rapporteres
  • Verifiser

 

Hvis en resultatkommentar skal legges på en prøve som er verifisert, må det utføres en resultatkorreksjon.

 

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image007.jpg

 

For noen analyser vil det automatisk komme opp ferdigdefinerte kommentarer, SmartText, enten som ferdigverifiserte kommentarer, eller ikke verifiserte kommentarer i påvente av analysesvar.

 

En kan søke etter deler av tekstinnhold i SmartTexten, f.eks Legneg eller forty., eller man kan f.eks. søke på HNT for å finne SmartText som er laget for HNT.

 

 

 

Alternativt kan det benyttes Mnemonikk, der det er faste definert kommentarer/svar som velges via resultatregistrering. Mnemonikk er en SmartText som benyttes til valgt komponent, f.eks ved urinmikroskopi.

 

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image001.png

 

 

 

Komponentkommentar (F6) vises direkte under komponenten som en «Kommentar»:

I svarrapport vil resultatkommentar for en analyse stå under alle analyser, men med merknad bak aktuell analyse (K1, K2, K3 osv.). Eksempel på svarrapport på papir i bildet under.

 

Resultatkommentar i form av testkommentar

Testkommentar vil stå under alle analyser, men merknad (R1, R2, R3 osv.) Merknaden vil ikke stå bak aktuell analyse. Testkommentar kan legges inn via resultatregistrering i feltet som ligger under analysene. Her finnes et felt for eksterne kommentarer (hvit) og et for interne (gul). Det eksterne feltet (hvit) benyttes f.eks på MM. Eksempel: Urinprøver fra gravide som besvares med normalflora, med kommentar «Ingen vekst av betahemolytiske streptokokker».

 

 

 

 

Testkommentar vil komme som en «Resultatkommentar» ved et prøveoppslag eller eventuell Rekvisisjonsrapport, og intern Lab-kommentar (gul) vil ikke bli rapportert.

Hold med kommentar

Hold kan opprettes med kommentar på enkelte analyser via rekvisisjonsoppføring. Hold med kommentar medfører at resultatet holdes igjen avhengig av type Hold. Hold av type «Varsel», vil holde igjen prøvesvar/svar blir ikke autoverifisert, og symbolet for Hold vil være rødt i rekvisisjonsoppføringsbildet. Enkelte andre typer Hold holder ikke nødvendigvis igjen prøvesvar, men kan bl.a. vurderes når man ser på uteståendelister. Hold type «til informasjon» http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image010.png kan f.eks. være internkommentarer om arbeid som pågår med prøven.

 

Eksempel på Hold med kommentar kan være ved kontrollkjøring av SARS-CoV-2 på Panther (MM). 

 

Opprette Hold med intern kommentar for prøver i rekvireringsbildet

  • Opprett prøven rekvisisjonsoppføring.
  • Trykk i ruten «H» bak analysen det gjelder

 

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image011.png

 

  • Trykk «Legg til hold»
  • Velg type hold.
  • Trykk Godta
  • Hak av for «Test» under «Bruk på»
  • Skriv inn kommentar / beskjed til analyseseksjon i feltet til høyre
    • For eksempel’: .Ikkemottatt à Ikke mottatt lysbeskyttet *** til analyse av ***.
  • Trykk Godta, Lukk. Godta rekvisisjonen

 

Når analyseseksjonen skal besvare analysene vil «Hold» som er lagt inn komme opp som et varsel, og kommentaren vil være intern. Analyseseksjonen sørger for å legge til eventuelle kommentarer som vil bli rapportert sammen med analyseresultatet.

 

Opprette Hold for prøver som allerede er rekvirert, før resultat overføres til Beaker

  • Legge til Hold via Prøveoppslag (etter prøve) –via aksjonsmenyen
  • Legge til Hold i mottaksfanen -via aksjonsmenyen
  • Legge til Hold fra uteståendeliste -via aksjonsmenyen
  • Legge til Hold i resultatregisteringsbildet – via aksjonsmenyen

 

  • Trykk på aksjonsmeny, eller velg den direkte hvis du har lagt den på verktøylinja
    • Velg Hold  – Legg til hold – Velg årsak.
    • Velg om Hold skal legges på hele prøven eller spesifisér test - Godta - Lukk - Godta

 

Analyseseksjonen sørger for å legge til eventuelle kommentarer som vil bli rapportert sammen med analyseresultatet.

Oppfølgingsoppgave i stedet for Hold

I tilfeller der det er svar eller andre vurderinger ved en prøve som er ønskelig at håndteres av andre, f.eks en legevurdering, kan det være aktuelt å legge til en oppfølgingsoppgave på analysen. 

  • Eksempel:
    • Rekvirer prøven og legg til en oppfølgingsoppgave via aksjonsmeny i f.eks uteståendeliste, oppsettbenk, resultatregistrering eller prøveoppslag for å få det på aktuell test.
    • Via aksjonsmeny, legg til oppfølgingsoppgave og velg analyse. Velg oppfølgingstype: «Ringe svar etter avtale» eller MM: «Mikrobiologi – Legevurdering».

 

 

Forordningsdetaljer / forordningsspørsmål

Forordningsdetaljer: Spørsmål knyttet til analyse ved rekvirering, eller som kan besvares på prøve man skanner (=Prøvetakingsspørsmål), vil automatisk komme sammen med prøvesvaret hvis det er definert til å gjøre det for aktuell prøve.

  • Eksempel:
    • Sendeprøve, uspesifisert: Opplysning om analyse og prøvemateriale.
    • Kommentarer om ikke fastende / medikamentfastende legges automatisk på de tester det gjelder, dersom forordningsspørsmålet er besvart med «Nei».
    • Samleurin: Opplysninger om volum og tid.

 

For obligatoriske forordningsdetaljer får man ikke mottaksregistrert prøven før spørsmål er besvart.

Besvare forordningsspørsmål under rekvirering

Forordningsspørsmålet ligger under «S» bak analysen i rekvireringsbildet. Lagre rekvisisjonen ved å trykke på «Godta og ny»

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image012.jpg

 

Besvare forordningsspørsmål under mottaksregistering

Når en prøve skannes i mottaksaktiviteten i Beaker kan en under fanen «detaljer» finne forordningsspørsmål med svar (Dette tilsvarer «S» i rekvireringsbildet).

 

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image013.jpg

 

 

Kanselleringsårsak/Kommentar på avbrutt test

For beskrivelse av sletting av analyser se ALM-IKT; Sletting av analyser og analyseresultater i Beaker

Ved å avbryte en test velges en ferdig definert kanselleringsårsak fra liste. Det kan velges kommentar som er ekstern, eller intern.

 

Interne kanseleringsårsaker vil ikke vise avbrutt analyse på svarrapport og benyttes ved f.eks. feilregistering av analyse:

  • Annet (Intern).
  • Feilregistrering av test eller pasient (Intern).

Ekstern kanselering brukes hvis forespurte analyser ikke kan utføres på mottatt prøve.

For eksempel:

  • Usentrifugert prøve sendt i posten
  • Ikke mottatt serum til analyse

 

For prøver i gruppe CLIN (Biokjemi, Farmakologi, Infeksjonsimmunologi, Blodbank ol.): Analysen bør ikke opprettes for så å avbrytes med årsak, særlig der det er mange analyser som skal avbrytes da det gir en uryddig svarrapport. X-Prøvekommentar som analyse med kommentar bør benyttes i stedet, se eget avsnitt.

 

For prøver i gruppe MBIO (Mikrobiologi) er rutinen å rekvirere de tester som skal avbrytes slik at kommentar til rekvirent går ut i form av kanselleringsårsak.

Etter en analyse er opprettet og evt. mottatt, må testen avbrytes ved å trykke http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image015.png slik beskrevet i prosedyre ALM-IKT; Sletting av analyser og analyseresultater i Beaker

 

NB! Ved valg av kanselleringsårsak er det mulig å skrive i fritekst-feltet, men kommentar som skrives i fritekstfelt vil ikke være synlig i ROS! For ytterligere kommentering kan da rekvisisjonskommentar benyttes.

 

http://eqsstolav/cgi-bin/download.pl?pid=stolav&do=picture&RevisionID=129547&picture=Beaker_kommentarer_image016.jpg

 

Er en analyse avbrutt kan den ikke åpnes igjen. Kanselleringsårsak (kommentar) kan ikke gjøres om etter at testen er avbrutt. Ev. endring eller forklaring kan ev. legges inn som rekvisisjonskommentar eller på x-prøvekommentar i resultatoppføring.

Analysekommentar på prøver som er verifisert

Legge til analysekommentar på verifiserte resultater

  • Velg Resultatregistrering for aktuelt prøvenummer
  • Velg Resultatkorreksjon
  • Velg begrunnelse/årsak: Kommentar er tilført analyseresultatet og trykk Bekreft korrigering.
  • Velg Rediger (Alt + e)
  • Trykk på papirarket i kolonnen merket K (helt til høyre) for gjeldende analyse
  • Søk etter analysekommentar i feltet for Sett inn SmartText
  • Velg riktig kommentar og bekreft med Godta
  • Trykk F2 for å komme til et evt. redigerbart felt i kommentaren
  • Velg Godta på nytt
  • Hvitt papirark i kolonne K har endret seg til hvitt papirark med skrift
  • Trenger ikke lagre
  • Verifiser testen på nytt