Grunnlagsinformasjon

Message Tracking Monitor (MTM) er et program hvor en har mulighet til å overvåke status på elektroniske svarmeldinger. Ved søk i angitte tidsintervall kan en få en oversikt over følgende statuser:

 

Oppfølging av sendte e-meldinger LAB og RTG - ansvarsfordeling (Tjeneste : 21 E-melding)

 

UT	Labsvar (KKL, MBIO, patologi) og røntgensvar
Status	Beskrivelse	Ansvar (type melding)	Når
Error og Error_PL	Teknisk feil, kan komme når som helst i forløpet	HEMIT (alle)	Daglig, alle hverdager
Prosesseres og Prosesseres_PL	Melding som er under behandling på Biztalk - på vei fra fagsystem til NHN	HEMIT (alle)	Daglig, alle hverdager
Sendt	Meldingen er sendt ut på NHN	HF (alle)	Postkopi sendt, ingen oppfølging
Sendt_PL	Meldingen er sendt ut på NHN	HF (alle)	Fortløpende, hvis meldingen er sendt for mer enn 7 dager siden
Levert	Vi har mottatt transportkvittering for sendt melding	HF (alle)	Postkopi sendt, ingen oppfølging
Levert_PL	Vi har mottatt transportkvittering for sendt melding	HF (alle)	Fortløpende, hvis meldingen er sendt for mer enn 7 dager siden
Avvist og Avvist_PL	Vi har mottatt negativ applikasjonskvittering fra mottaker	HF (alle)	Daglig, alle hverdager
Akseptert	Vi har mottatt positiv applikasjonskvittering fra mottaker		Ingen oppfølging
Behandlet	Avvist,  Avvist_PL, Sendt, Sendt_PL, Levert, Levert_PL – dvs alle som HF har  skiftet status på	HF (alle)
Korrigert	Error/Error_PL, Prosesseres/Prosesseres_PL (eventuelt annet) som har blitt skiftet status på av HEMIT	HEMIT (alle)

 

Det er fire meldingsstatuser som krever oppfølging i MTM. Disse statusene er «Sendt_PL», «Levert_PL», «Avvist» og «Avvist_PL».

 

Status i MTM for papirløst (xxx_PL) styres av «flagget» som er satt på legekontor/kommune. (Se: Meldingspartnere som Helse Midt-Norge kommuniserer med).

 

Det etterstrebes å sjekke disse statusene i MTM daglig (mandag – fredag), minimum hver uke (fredag).

Arbeidsbeskrivelse

ANSVAR

Gjelder personell som har ansvar for oppfølging av utsendte laboratoriesvar.

ARBEIDETS GANG

Oppfølging av svarmeldinger med status Sendt_PL og Levert_PL

Dersom det ikke kommer kvittering (positiv eller negativ) på et utsendt svar, vil status endres fra Prosesseres_PL til Sendt_PL etter 7 dager. Det er derfor hensiktsmessig å ligge en uke på «etterskudd» i forhold til oppfølging av disse meldingene.

 

Meldingene som sendes med ebXML/PKI får status Prosesseres_PL når de er sendt, men de skifter status til Levert_PL når transportkvitteringen (ebMS-kvitteringen) kommer i retur. Dersom det ikke kommer applikasjonskvittering blir disse meldingene stående med status Levert_PL. Derfor bør disse også følges med på lik linje som meldinger med status Sendt_PL.

 

Meldinger som må følges opp er de som er sendt til legekontor eller kommuner hvor svarrapport på papir er slått av. Disse får ikke papirsvar parallelt med det elektroniske svaret.

1. Velg «HELSE NORD-TRØNDELAG HF (71)» som sender.
2. Dersom en ønsker å søke spesifikt på legekontor / kommune defineres dette i feltet Receiver.
3. Ellers settes feltet Reciever blankt og en søker i stedet på feltet Status. Ved å kombinere søk med status «Sendt_PL» og «Levert_PL», får en treff på alle papirløse legekontor med disse statusene.
4. Tidsintervallet dateres bakover i tid. I eksemplet under blir rapporten kjørt i perioden 6/2-2021 til 18/2-2021. En må også innimellom søke for en lengre periode tilbake i tid, men maks 3 måneder da eldre meldinger ligger arkivert i en annen database.

 

 

5. Når man finner et svar med status «Sendt_PL» eller «Levert_PL» som har gått til et legekontor eller en kommune hvor papirrapport er slått av, trykker man på MTMId. Da åpnes det informasjon om den valgte meldinga i Message log. Her velger man «Svarrapport_v1.3.2.xlt» for å få opp meldinga.
6. I meldinga finner man pasientens fødselsnummer og prøvens prøvenummer, og dette kopierer man med seg til Bekaker for å finne ut om meldinga er sendt til riktig rekvirent ut fra opplysninger angitt på papirrekvisisjon.
7. Dersom svaret er sendt til riktig rekvirent skrives svaret ut og sendes sammen med et standardbrev som beskriver hvorfor svaret kommer på papir. Standard svarbrev ligger under: I:\HNT - ALM Fellesområde\Driftsenheter\IKT_Kvalitet\IKT\Elsvar\Svarbrev og ferdig utfylt brev lagres under mappe med riktig år med filnavn lik dato (yyyy.mm.dd), MTMId og svarmottaker (eks: 20120120_12893430_Høylandet).
8. Dersom svaret er sendt feil redigeres rekvirent / rekvisisjon i fagsystemet og svaret rapporteres på nytt fra Beaker.
9. Feil som skyldes at prøve er rekvirert på og svar sendt til feil legekontor, meldes som internt avvik i EQS.
10. Gjør søk på prøvenummer i MTM for å se om det er flere forekomster av samme rekvisisjon. Ut fra dette vurderes det videre behandling av meldingen.
11. Gjennomgåtte MBIO- og KKL-meldinger endres fra status «Sendt_PL / Levert_PL» til «Behandlet» med kommentar om hva som er gjort. (Se vedlegg for veiledning).

Oppfølging av svarmeldinger med status Avvist / Avvist_PL

1. Velg «HELSE NORD-TRØNDELAG HF (71)» som sender.
2. Velg «Status» lik «Avvist» og /eller «Avvist_PL».
3. Velg «Message type» lik MBIO (svar fra Medisinsk mikrobiologi) og / eller KKL (svar fra Medisinsk biokjemi).
4. Tidsintervallet dateres bakover i tid. Tidsintervallet må overlappe tidligere søk (min 7 dager) for å sikre at tilkomne kvitteringer taes med (pga status «Prosesseres / Prosesseres_PL»).
5. Resultatet blir en liste over Avvist-meldinger i angitt tidsintervall sortert kronologisk (nyeste først).
6. For å se på historikken til de ulike kvitteringene må en klikke på aktuelle linje:

 

 

7. For videre feilsøking må en gå inn på den konkrete Avvist-meldingen ved å trykke på MTMId. Da åpnes det informasjon om den valgte meldinga i Message log. Her velger man «Svarrapport_v1.3.2.xlt» for å få opp meldinga.

 

 

8. Dette gir en viss indikasjon på hva som kan være årsaken.
9. Videre feilsøking gjøres ved å sammenholde informasjon (pasient-, rekvirent- og prøveinfo) med aktuelle kvitteringer og papirrekvisisjoner. Innskannet rekvisisjon hentes opp fra Beaker.
10. Gjør søk på prøvenummer i MTM for å se om det er flere forekomster av samme rekvisisjon. Ut fra dette vurderes det videre behandling av meldingen.
11. Feil som skyldes at prøve er rekvirert på og svar sendt til feil legekontor, meldes som internt avvik i EQS.
12. Gjennomgåtte MBIO- og KKL-meldinger endres fra status «Avvist / Avvist_PL» til «Behandlet» med kommentar om hva som er gjort. (Se vedlegg for veiledning).

 

Der det er mulig forsøker en å klassifisere de ulike meldingene:

• Lege flyttet
• Nødnummer/D-nummer
• Legevakt med personlig kode benyttet
• Feilrekvirering (Lab)
• Ingen feil avdekt
• Felleskode
• Kopirekvirent vil ikke ha kopien inn i sitt journalsystem
• Lege benyttet feil rekvirentkode (feil rolle)
• Lege ikke åpnet for mottak av elektroniske svar
• Lege finnes ikke i Adresseregisteret

Oppbygging av standardiserte søk i MTM

Det kan være en fordel å lage seg standardiserte søk i MTM for å sikre at det søkes likt fra gang til gang, og for å gjøre søkingen enklere.

1. Fyll inn de feltene som det er ønskelig å søke på.
2. Klikk på knappen for å lagre.
3. Fyll inn ønsket navn på søket (NB! Navnet bør være entydig, men ikke for langt da teksten ikke vil vises i nedtrekkliste i ettertid).

 

Adresseregisteret

Dersom en rekvirent skal kunne motta elektroniske meldinger må den være registrert i Adresseregistret.

 

1. Søk opp aktuell partner i adresseregisteret.

 

 

2. Sjekk liste over registrerte kommunikasjonsparter (=rekvirent).

 

 

3. Ved å klikke på «Vis» finner en mer detaljerte opplysninger om rekvirenten.

 

 

4. Informasjon fra adresseregisteret sjekkes opp mot registrert informasjon i Beaker

 

Innskanning av papirrekvisisjoner

Papirrekvisisjoner skannes inn i Beaker ved rekvirering.

Søk opp riktig rekvisisjon ved hjelp av rekvisisjonsnummer, prøvenummer eller fødselsnummer.

Hent opp innskannet rekvisisjon ved å klikke på lenken under «Vedlagte dokumenter».