ALM-IKT; Innskanning og sjekk av innsendt papirrekvisisjon v. 2.3

Arbeidsbeskrivelse

ANSVAR

Gjelder personell som har ansvar for innskanning av ulike skjema, og sjekk av innsendt rekvisisjon mot inntastet informasjon i fagsystem.

ARBEIDETS GANG

Innskanning av rekvisisjon ved rekvirering i Beaker

Alle rekvisisjoner skannes inn i Beaker.

Se ALM-IKT; Rekvirering i Beaker

 

For å se på innskannet rekvisisjon, søk opp riktig rekvisisjon ved hjelp av rekvisisjonsnummer, prøvenummer eller fødselsnummer.

Hent opp innskannet rekvisisjon ved å klikke på lenken under «Vedlagte dokumenter».

Elektronisk spørreskjema i ProSang

Blodgivere som har ferdig besvart spørreskjemaet er å finne i rutinekode G050 (køordning) i ProSang. Det kommer tydelig frem når blodgiver har time for å gi blod og tidspunkt for ferdig utfylt spørreskjema. Funksjonen kan brukes til å gjøre søk i ettertid.

For mer utfyllende informasjon se ALM-BB-T; Intervju av blodgiver, elektronisk spørreskjema for blodgivere.

Spørreskjema som av en eller annen grunn ikke er registrert elektronisk i ProSang skannes inn og lagres under I:\HNT – Felles\Lagringrekvisisjoner

Innskanning av papirskjema til felles lagringsområde

Rekvisisjoner som av en eller annen grunn ikke er skannet inn i Beaker eller registrert elektronisk i Beaker skannes inn og lagres under I:\HNT – Felles\Lagringrekvisisjoner. Det samme gjelder ulike arbeidsskjema som er benyttet som dokumentasjon i ulike arbeidsprosesser, for eksempel signeringsskjema.

Dersom spørreskjema på papir må benyttes fremfor elektroniske i ProSang, skannes disse også inn og lagres under I:\HNT – Felles\Lagringrekvisisjoner.

RICOH

Ensidig skanning

  1. Trykk på «Skanner».
  2. Trykk på nedtrekksmenyen «Skann til e-post» og velg «Til mappe».
  3. Trykk på ønsket type rekvisisjon og fagsystem, eks «NSL Namsos».
  4. Trykk på «Start».

 

 

 

 

Tosidig skanning

  1. Trykk på «Tosidig scan».
  2. Trykk på nedtrekksmenyen «Skann til e-post» og velg «Til mappe».
  3. Trykk på ønsket type rekvisisjon og fagsystem, eks «Blodbank Namsos».
  4. Trykk på «Start».

 

 

 

Rutine for Medisinsk Biokjemi

Alle rekvisisjonene som skal skannes gjennomgås. Er alle binders, stifter osv. tatt bort?
Det er lim på toppen av alle rekvisisjonene. For at det ikke skal sette seg fast i skanneren blir alle rekvisisjonene beskjært.

 

Levanger

Innskanning av rekvisisjoner i følgende rekkefølge:

  1. Rekvisisjoner fra egen poliklinikk fra dagen før.
  2. Rekvisisjoner fra legekontorene som sender prøver i kasser skannes inn i geografisk rekkefølge. Disse kommer i kasser er ikke blandet med de andre legekontorene.
  3. Tilsendte prøver i stativrekkefølge 1 - osv. Her er det lett blanding av legekontor.
  4. Rekvisisjoner med sendeprøver, og rekvisisjoner fra primærrekvirenter som taes på poliklinikk dagen før.
  5. RoS-rekvisisjoner.

(Samme rutiner gjelder for svangerskapsrekvisisjoner (SVKT) og rekvisisjoner ifbm spermieundersøkelser (SPERMIE)).

 

Ved søk etter rekvisisjoner, se i Beaker:

 

Namsos

Innskanning av rekvisisjoner i følgende rekkefølge:

  1. Rekvisisjoner fra egen poliklinikk fra dagen før og RoS-rekvisisjoner.
  2. Rekvisisjoner fra legekontorene i nærområdet som sender prøver i kasser skannes inn legekontor for legekontor. Disse kommer i kasser, og er ikke blandet med de andre legekontorene.
  3. Tilsendte prøver i stativrekkefølge 1 - osv. Her er det lett blanding av legekontor. Rekvisisjoner tilhørende et stativ merkes med stativnr og signatur til den som registrerer inn i Beaker.
  4. Signeringslister for prøvetaking.
  5. Arbeidslister og manuell registreringer (skannes etter hver måned slutt).

 

Ved søk etter rekvisisjoner, se i Beaker:

  • Hvem det er som har rekvirert prøven?
  • Hvilket legekontor den kommer fra (kasse eller post)?
  • Om den har sendeprøver?
  • Er det tilsendt RoS-rekvisisjon?
  • Søk etter innskannet rekvisisjon under \Lagringrekvisisjoner\NSL_Namsos

Rutine for Medisinsk Mikrobiologi

Alle rekvisisjonene som skal skannes gjennomgås. Er alle binderser, stifter osv. tatt bort?

Rapporter fra instrumenter (eksempel: Phoenix) skal ikke skannes.

Resultatene fra Phoenix ligger lagret på EPI-center.

Etter internkontroll kastes rapporter fra Phoenix.

Det er lim på toppen av alle rekvisisjonene. For at rekvisisjonene ikke skal sette seg fast i skanneren, blir alle beskjært.

 

Søk etter rekvisisjoner, se i Beaker:

 

Alle ansatte ved MM skal ha tilgang for å søke i \Lagringrekvisisjoner\NSML_Levanger.

(Lesetilgang bestilles av nærmeste leder i IAM – Tilgangsadministrasjon ALM-; Bestilling av IKT-tilganger).

Rutine for ProSang

Spørreskjema fra blodgivere skannes inn med tosidig skanning og med farge.

For at ikke spørreskjema skal sette seg fast eller stoppe ved innskanning, er det noen punkter en bør følge:

  • Beskjær toppen av spørreskjemaet for å fjerne evt rester av lim.
  • Etikett fra tappeunderlag limes på venstre side ca midt på spørreskjemaet.

 

Søk etter innskannet spørreskjema under (sjekk tappedato for giveren i ProSang):

Arkivering av papir

Etter innskanning sjekkes det under I:\HNT – Felles\Lagringrekvisisjoner (og respektiv undermappe) at riktig antall filer er opprettet og at de er med innhold.

Innskannede papirdokumenter (rekvisisjoner, spørreskjema, signeringslister, arbeidslister ol.) kan kastes etter innskanning.