Høring versjon 1.0: Følgende har gitt tilbakemelding: Fagradiograf MR-SL: Trine How Olsen, fagradiograf RG-SL:Odd-Arild Petersen, fagradiograf RG-SN: Espen Einvik, Fagradiograf CT-SL: Tone Ramberg, fagradiograf CT-SN: Ingunn Ledal, fagradiograf mammografi -SL: Monica Vinje, fagradiograf Strålevern: Rune Wagnild, overingeniør MTU: Torgeir Endal
Prosedyren er forbedret ut fra de tilbakemeldinger som er gitt ved høring.
Versjon 1.1 har vært til høring hos: avdelingsleder Bo Frederiksen, avdelingsleder Gunnvor Brandseth, avdelingsradiograf Rune Wagnild, avdelingsradiograf Eva Prytz Rein, PACS/RIS radiograf Kristin-Marie Brøndbo og PACS/RIS radiograf Bjørn Kothe-Næss.
Versjon 2.0 har vært til høring hos avdelingsleder Bo Frederiksen, avdelingsleder Gunnvor Brandseth, avdelingsradiograf Rune Wagnild, avdelingsradiograf Eva Prytz Rein, PACS/RIS radiograf Kristin-Marie Brøndbo, PACS/RIS radiograf Bjørn Kothe-Næss, strålefysiker Mari Gårseth samt overingeniør MTA Torgeir Endal.
Versjon 2.1 har vært til høring hos avdelingsleder Bo Frederiksen, avdelingsleder Gunnvor Brandseth, avdelingsradiograf Rune Wagnild, PACS/RIS radiograf Kristin-Marie Brøndbo samt overingeniør MTA Torgeir Endal.
Versjon 2.1 har vært til høring hos Vegard Kemnitz, MTA.
MTU er i forskriftene, tilleggsreferanse (Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr., 2013, § 4,b), definert som elektromedisinsk utstyr:
Elektromedisinsk utstyr: ethvert medisinsk utstyr, inkludert systemløsninger, som er avhengig av en elektrisk energikilde for å fungere.
Veiledning; Elektromedisinsk utstyr omfatter det utstyr som er dekket i §8. (Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr., 2013, § 8)
FDV: Forvaltning, drift og vedlikehold
MEDUSA: Systemet som registrerer FDV av MTU i Helse Nord-Trøndelag HF
På hver modalitet har det tidligere vært en driftsjournal for utstyret med følgende innhold;
Driftslogg til utstyret, feilmeldingsskjema, evt. servicekontrakter og servicerapporter.
I januar 2016 ble det gjennomført opplæring av superbrukere i Medusa, og feillogg registreres nå i Medusa.
PC og skrivere er blitt en stor del av vårt arbeidsutstyr og disse ligger i grenselandet mot PACS/RIS og HEMIT.
Granskningsstasjoner og skjermer, er Medisinsk/teknisk utstyr. Disse skal registreres av MTA i Medusa og gjennomgå jevnlig vedlikehold ved kalibrering.
HEMIT har ansvar for de øvrige PCer og skrivere, og kan nås på tlf. 0-03612 i tidsrommet 0800-1530. Ellers via vakttelefon 99431118 evt. kundesenter@hemit.no. HEMIT fører egen logg.
Ved problemer med kjøleskap/fryseskap kontaktes teknisk avdeling. Sykehuset Levanger: tlf. 8004. Sykehuset Namsos tlf. 5310.
Alle radiografer har ansvar for å bruke feillogg på modalitet, samt varsle MTA ved behov for assistanse.
Fagradiografer på hver modalitet har ansvar for å føre feil-logg inn i Medusa hver uke/hver 14 dag etter behov.
Ansatte som utfører interne kvalitetskontroller (fagradiografer, superbrukere, strålevernskontakter, medisinsk fysiker) har ansvar for registrere dokumentasjon i Medusa.
Ansvarlige ved ABD og MTA samarbeider om vedlikehold og kontroller av MTU.
Medisinsk teknisk avdeling (MTA) har teknisk faglig og økonomisk ansvar for et forsvarlig vedlikehold.
Avdelingsleder ved MTA er ansvarlig for at reparasjoner og forebyggende service utføres i henhold til servicemanualer evt. avtaler med leverandør eller ekstern serviceansvarlig og forskrifter som gjelder for MTU. Ansvaret er delegert til ansatte ved MTA.
MTA oppbevarer reservedeler når de finner det er hensiktsmessig.
De registrerer reservedelene de har i sitt FDV system, Medusa.
Når feil oppstår, og bruker av utstyret har registrert feilkoden, beskrives kort feilen i loggbok på aktuell modalitet.
Ved feil på utstyret, skal radiografen notere feilkoden og en kort beskrivelse av problemet i loggboken for den aktuelle modaliteten. Dersom det er nødvendig med assistanse fra MTA, skal de kontaktes direkte. I tilfeller hvor utstyret ikke kan benyttes, skal det tydelig merkes med “MÅ IKKE BRUKES”, og årsaken til dette skal angis. Denne meldingen må dateres og signeres.
Skulle det oppstå en situasjon hvor bildedannende utstyr feiler, og det ikke er mulig å gjennomføre undersøkelser ved et annet tilsvarende røntgenlab, er det nødvendig å informere om dette på «Innblikk» og varsle den andre avdelingen i foretaket. Ansvarlig for denne kommunikasjonen er den fagradiografen eller avdelingslederen som er til stede.
Ved melding om feil oppgis utstyrsnummeret til MTA. Registreringsnummeret står oppført på utstyret.
MTA loggfører alt de gjør med utstyret i sitt datasystem, samt dokumenterer at utstyret er funnet i orden og er velfungerende etter utstyrssviktsvikt/vedlikehold/service.
MTA har hjemmevakt utenom ordinær dagarbeidstid: Vakt telefon er tilgjengelig 24/7/365
For Sykehuset Namsos; Ring tlf. 5910.
For Sykehuset Levanger; Ring 7650.
Når det oppstår tekniske feil som ikke kan rettes opp av avdelingens eget personale, skal MTA kontaktes. MTA vil da vurdere om problemet kan løses internt, eller om det krever assistanse fra ekstern leverandør. Det er MTA som har det endelige ansvaret for å bestemme om det er nødvendig å tilkalle ekstern service.
Kontroller som dette er dekket av garanti eller serviceavtaler
Ved ekstern service skal firma skrive under på at lab. er klart til å tas i bruk før de forlater ABD, samt levere skriftlig servicerapport til ABD med kopi til MTA, som arkiverer denne i Medusa.
Serviceavtale kan inngås mellom MTA og firma (A) eller mellom ABD og MTA (B) i forbindelse med innkjøp av nytt utstyr. Dette skjer i samarbeid med avdelingsledelsen. Det må fremgå av avtalen hva som skal utføres ved servicen. Kopi av avtalen ligger i Medusa. Som hovedregel foretar leverandørfirmaet servicen, ellers er det MTA som har ansvar for dette. Dette skal framgå av serviceavtalen og samarbeidskontrakten.
Utstyrsleverandør/firma (A):
Når et firma informerer MTA om planlagt service, er det deres ansvar å også varsle ABD. Dersom ABD mottar informasjonen først, må de gi beskjed til MTA. Det er viktig å avklare om firmaet har behov for spesielle hjelpemidler, eller om en bestemt person må være til stede.
MTA (B):
MTA og evt. fagradiograf bestemmer når service kan utføres. Tidspunkt avtales med MTA
MTA deltar ved servicearbeidet hvis dette er ønskelig og nødvendig
Avdelingsleder (eller stedfortreder) skal underrettes når:
- Utstyr står (break down)
- Service fra leverandør tilkalles
- Ved forebyggende service
- Ved service og driftsstans som kan medføre overtid eller endring av rutiner
Fagradiograf eller avdelingsleder varsler våre samarbeidsparter i helseforetaket, via Innblikk, ved stans og service på alt bildedannende utstyr.
Firma (A):
Etter avsluttet service sender firma skriftlig rapport til MTA, som legger denne inn i Medusa. ABD har tilgang til rapporten via Medusa-web.
MTA (B):
Når MTA utfører servicen, lagrer de rapporten i FDV system, Medusa. MTA signerer på at utstyret er godkjent for bruk før de forlater åstedet og beskriver kort det som er utført i utstyrets driftslogg.
Kontroll av utstyr etter service
Alt utstyr skal gjennomgå en funksjonskontroll av fagradiograf eller den som er på vakt, og føre resultatet av kontrollen inn i Medusa.
Hovedreferanse:
(1) Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM)
Tilleggsreferanser:
(2) Helse- og omsorgsdepartementet, Justis- og beredskapsdepartementet.( 2013). Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr. Lovdata. Forskrift om håndtering av medisinsk utstyr - Lovdata
(3) Justis- og beredskapsdepartementet. 2013. Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Lovdata. Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr - Lovdata