Arbeidsbeskrivelse
ANSVAR
Seksjonsleder har det overordnede ansvar i forhold til lover og forskrifter. Det er viktig at Octaplasma blir korrekt lagt inn i datasystemet og at lagring av produktene utføres etter betingelsene. Bioingeniør med dataansvar oppdaterer prosedyren.
ARBEIDETS GANG
Lager Levanger
|
Octaplasma type |
Fullt lager |
Kritisk nedre grense før bestilling |
|
Octaplasma A |
100 |
50 |
|
Octaplasma AB |
40 |
25 |
|
A og AB totalt |
140 |
75 |
Oppbevaring Levanger
· Blodbankens fryserrom B034, fryser ÷40 ºC, merket Fryser 2 MTA.nr 13624.
· Nærlager: Mellomgangen Blodbanken, fryseskap, ÷18 ºC eller kaldere merket TEK.10.07.1069.
Lager Namsos:
|
Octaplasma type |
Fullt lager |
Kritisk nedre grense før bestilling |
|
Octaplasma A |
40 |
20 |
|
Octaplasma AB |
40 |
25 |
|
A og AB totalt |
80 |
45 |
Oppbevaring Namsos
· Mellomgangen Blodbanken, fryseskap, ÷40 ºC merket Fryseskap nr.2. MTA.nr 7731.
Bestilling
· Bestilles en gang pr. måned eller ved behov. Må bestilles innen kl.10 torsdager og produktene ankommer senest onsdagen etter.
·
Bestilles i SAP og i tillegg skriftlig på skjema ORD-01, gjeldende
versjon, gjelder begge blodbanker:
I:\HNT - ALM Fellesområde\Driftsenheter\BB\Levanger\Octapharma\Plasmaforsendelse\Levanger\Maler (lagt under fanen relatert).
Bestillingsseddelen fylles ut, skrives under, scannes og sendes på
e-post til: administrasjon@octapharma.no
Mottak
· Mottas fra Octapharma AS pakket i pappesker med 10 produkter i hver eske, levert med frysebil.
· Fagansvarlig bioingeniør eller vaktpersonalet ved Medisinsk Biokjemi skal straks ha beskjed når leveransen ankommer sykehuset.
· Kontroller lot.nummer og at antallet stemmer overens med pakkseddelen.
· Sjekk eskene for skader.
· Sett Octaplasma i fjernlager.
· Motta forsendelsen i SAP, varemottak med FMD. Se framgangsmåte under.
· Registrer produktene i ProSang P341, kjøp av batchprosessert plasma.
· Kvitter med dato og signatur på pakkseddel. Send den på mail til deg selv og videresend den til Octapharma for bekreftet mottatt vare. administrasjon@octapharma.no
· Kvitter også på pakkseddel for sendt mail.
SAP varemottak med FMD(Falsified Medicines Directive)
Åpne SAP Fiori
For å finne varemottak med FMD må du første gang søke på Varemottak med FMD, øverst til høyre. Legg på startside for seinere bruk. Du må få tilgang fra Hemit.
Skriv inn innkjøpsordrenummer, fabrikk 1310 og lager F105/F106. Bekreft.
Lista med ventende artikler kommer opp. Det er en startknapp med strekkode øverst til høyre.
Det skal brukes egen strekkodeleser som er satt opp og tenkt til formålet. Scan QR-koder på alle poser, merk alle godkjente og konter.
Dersom du ikke har scanna en, kan du trykke på pil utenfor godkjente og se hvilke nummer som er scanna. Bekreft.
Det vil være tilsvarende mulighet for å motta varene på håndholdt enhet.
Det vil komme opp antall poser vi har scanna. Hvis ikke skriv inn antall f.eks 70+30 dersom vi har scanna 70 A og 30 AB. Bekreft.
For å få tilgang til Kontering, hak av for scanna SAPnummer. Konter
Innskriving
Velg fra ProSang:
· Innkjøp registreres i P341-Köp av batchprosessert plasma.
Opplysningene fra kartongen legges inn. For å unngå at Octaplasma
står i romtemperatur mens en registrerer inn, kan eskas front kopieres.
Batchnummer på sendingen foreligger ennå ikke som barkode. Det må tastes
manuelt inntil videre eller det kan lages en barkode som scannes inn.
Utløpsdato er heller ikke klart med format til barkode. Tast inn manuelt:
dd-mm-åååå eller evt. lag barkode her også.
Systemet beregner da produksjonsdato ut ifra den.
Tips: Ved innlegging av første produktnummer: merk Batchnr og klikk ctrl+c (kopier).
Ved innlegging av neste produkt: Tast Ctrl+v og tab i feltet for batchnummeret
så husker systemet forrige opplysninger og markøren hopper til feltet for
produktkode.
Merk at opplysningene ikke huskes når programmet lukkes, derfor må en starte med å skrive inn batchnummer på nytt.
Octaplasma-eskas front:
Octaplasma-posens etikett:
Barkode opp til venstre tilsvarer tappenummer, barkode midt på til venstre tilsvarer produktkode.
· ProSang P341:
Depot kommer opp automatisk, Levanger: L-BLB, Namsos: N-NBLB.
·
Legg
inn rekvirentkoden for Octapharma. (vi har L-OCTA/N-OCTA)
Systemet foreslår dagens dato som kjøpsdato.
· Klikk Neste
Går videre til innregistrering av opplysninger om produktene:
· Merk at du må taste batchnummeret nøyaktig slik det står. Små og store bokstaver tolkes ulikt. Volum og vekt er p.t inaktivt.
· Scann inn alle opplysninger og klikk Utfør. Da lagres opplysningene. Når de er ferdig lagt inn, er de godkjent og klar til bruk.
·
Når
alle i serien er lagt inn, klikk «Lukk» og du kommer til dialog for å skrive ut.
Systemet skriver ut kvitteringsliste over de produktene som er lagt inn.
Slik:
Enhetene er nå frigitt og er
inne i lageret.
Komponenten finnes i P386.
Tallet for vekt/volum er
standardverdi og ligger i produktkoden.
Systemet gjør om øvre markør til 00 og nedre markør til 40 som
man ser. Batchnummeret lagres som et utensilie på produktet.
· Til slutt må den som utfører mottaket ta ut en lagersummering i P380, se under, og kontrollere at mottaket stemmer.
Hvis noe blir skrevet inn feil, kan det raderes i rutine P412 Radere kjøp blodkomponent, og en må skrive inn på nytt.
Lagersummering
P380, summeringsmal 3. Her vil en få opp antall poser tilgjengelig og holdbarhet i antall dager. Dersom det ikke stemmer med lageret vi har og en trenger å finne «tappenummer», blodtype eller holdbarhetsdato, kan en ta ut liste i P382, utskrift av lagerliste:
Batchprossesert plasma er nederst på rullegardina. Det er det eneste en trenger skrive:
Summerer for hver Octaplasma-type, X0002 Octaplasma A, X0004 Octaplasma AB.
Velg deretter type liste og sortering. Forslag:
Da får du forslag til skriver og kan skrive ut lista for Octaplasma A.
Summeringsmalene kan endres i P388, hver blodbank for seg.
Dersom det er en pose som ikke finnes i fysisk lager, men står på lista, bør den kasseres i P303.