ABD-; Mottak og lagring av papirhenvisning v. 1.9

Hensikt og omfang

Sikre riktig registrering og lagring av papirhenvisning.

Prosedyren gjelder for autoriserte brukere som skal registrere og lagre henvisninger.

 

Grunnlagsinformasjon

Prosedyren omhandler registrering og lagring av papirhenvisninger, registrere akutte henvisinger på papir, skanne inn papirhenvisninger samt kasseregistrering på vakttid. 

Denne prosdyren er i 2018 slått sammen med ID 8880., som er utfaset 

Versjon 1.5 har vært på høring hos helsesekretær Trine Kvam Haugan og helsesekretær Eva Bjerkås

Versjon 1.6 har vært til høring hos hele kontorgruppen på Levanger. 

 

Arbeidsbeskrivelse

Ansvar

Sekretær/lederstøtte har ansvar for å holde prosedyren oppdatert.

Alle autoriserte brukere har ansvar for å følge prosedyren.

 

Arbeidets gang:

 

Innledning:

  • Henvisningen skal registreres med riktig henvisende instans.
  • Henvisningen skal registreres med riktig henvisende lege og riktig undersøkelseskode ut i fra det henvisende lege har bedt om skal registreres.
  • Henvisningen skal skannes inn slik at den er tydelig lesbar. (Er det dårlig trykk på henvisningen må den kopieres opp og øke svertning)

 

Registrere henvisningen

  • Logg inn i IDS7 og RIS
  • Søk fram pasienten i RIS, evt søk etter pasienten fra PAS; Stå i henvisningsvinduet.Trykk henvisning - vis - Søk etter pasient i PAS
  • Trykk Lagre

Ny henvisning:            

  • Trykk Ctrl + N eller ikonet NY
  • En dialog boks kommer opp, Personnummeret til pasienten som er aktiv i navigatoren foreslås, er dette riktig trykk Lagre. (Er det feil Trykk avbryt og søk etter aktuelle pas på nytt.)
  • Skriv inn: Henvisnings dato (den dato da henvisningen ble skrevet)
  • Trykk TAB-tasten, merk av i ruten for skanning, Trykk TAB-tasten

Henvisende instans:

  • Her velges rekvirerende avdeling. Trykk TAB-tasten.
  • Skriv de første bokstavene i navnet på avd./Legekontor du skal søke. Trykk TAB-tasten.
  • Trykk Pil-tast til Riktig henvisende Instans. Trykk Enter-tasten.

Henvisende lege:

  • Finnes ikke ønsket lege på listen, skriv de første bokstavene i legens etternavn og trykk Tab-tasten.
  • En ny liste kommer opp. Trykk Tab-tasten, Pil-tast til ønsket lege og Trykk Enter-tasten.

Undersøkelseskoder:

  • Les henvisningen nøye igjennom.
  • Skriv inn ønsket undersøkelse.
  • Trykk TAB-tasten til du kommer i listen over undersøkelser.
  • Trykk Piltastene for å velge undersøkelse. Ønskes flere us gjentas dette pkt. Trykk enter  
  • Undersøkelsen er nå registrert og du kommer tilbake til henvisningen og står nå i bildet for ”ønsket undersøkelse”
  • Velg Henvisningskategori. Når eksterne polikliniske pasienter som videresendes til intern poliklinikk skal den interne poliklinikken ha kopi av svaret på undersøkelsen.
  • Klikk på fliken Svarmottaker.
  • Trykk på den blå skriften: Kopimottaker
  • Trykk på Fliken Informasjon for å komme tilbake til henvisningen.
  • Trykk Ctrl + S eller ikonet Lagre 

Henvisningen er nå registrert, skann inn henvisningen, se "skanne in papirhenvisning".

 

Akutte henvisninger:

  • Henvisningen registreres som ovenfor
  • Etter henvisingskategori, merk av i ruten for Akutt
  • Trykk Ctrl +S eller ikonet Lagre
  • Du får nå ett nytt spørsmål om timebestilling
  • Velg Lab, Trykk Enter tasten eller OK
  • Nytt spørsmål: Skal pasienten ankomstregistreres?
  • Trykk JA hvis pasienten er tilstede, Nei, hvis pasienten skal komme senere.
  • Skann inn rekvisisjonen
 

Skanne inn papirhenvisning:

  • Du er allerede logget inn i Pacs/RIS.
  • Registrer henvisningen etter prosedyre Registrere Papirhenvisning
  • Trykk ALT+TAB for å komme til IDS7.
  • Kontroller at du har riktig pasient og henvisning i IDS7
  • Plassere henvisningen med teksten ned og heading innover i materen.
  • Høyreklikk på aktuell henvisning.
  • Velg Skann dokumenter
  • Når innskanningsprosessen er ferdig kan du se at dokumentet har lagt seg bak en egen flik som "skannet dokument".
  • Gå evt. tilbake til RIS og fortsett timebestilling derfra
  • Sett henvisningen i permen på fødselsdato.
  • For Namsos: Ta kopi av henvisningen og send kopien med pasientene som skal sendes til kirurgisk poliklinikk.
 

På Vakttid:

 

Kasseregistrering:

  • Kasseregistrering er tilgjengelig fra alle arb.vindu
  • Utfør Kasseregistrering på pasienter hvor det er aktuelt.
  • Trykk på Henvisning – Kasse - Betalingsregistering
  • Når det gjelder egenandel, frikort og barn under 16 år: trykk på aktuell knapp i kassereg.
 

Lagring:

Kvalitetskontroll:

Det utføres kvalitetskontroll på om henvisningene er scannet inn i systemet på flere områder i arbeidsprosessen. Ved generell røntgen vil radiografen oppdage at det ikke finnes innscannet dokument når pasienten har kommet til undersøkelsesrommet(laboratoriet)og vil dermed etterlyse dette hos sekretæren.

Ved undersøkelser som krever vurdering/prioritering vil de respektive radiologer oppdage at scannet henvisning mangler og etterlyse dette hos sekretæren.

Fremgangsmåte:

  • Papirhenvisningene arkiveres i permer som er merket med dato Fra-Til .
  • Disse datoene markerer dato for når papirhenvisningen skal være scannet inn i RIS. Dette står anført på permryggen.
  • I hver perm er papirhenvisningene arkivert etter pasientens fødselsdato.
  • Papirhenvisningene blir oppbevart i 1år. De står plassert i hylleseksjonen på den interne ekspedisjonen "kontoret"
  • På Nucleærmedisinsk seksjon blir papirhenvisningene arkivert  på seksjonen.

Gjelder for ABD NA:

Når pasienter kommer som ØHJ-hjelp fra primærlege og Legevakt med papirhenvisning, blir henvisningen innscannet og resultatet kvalitetsikret av sekretær på dagtid og av radiograf på kveld og natt umiddelbart. Henvisningen blir deretter sendt med pasienten til kir.pol