Arbeidsbeskrivelse

ANSVAR

IKT-Koordinator eller Seksjonsleder for blodbanken har ansvar for å holde prosedyren oppdatert.

ARBEIDETS GANG

Innkallingsrutiner

Blodgivere kalles inn via:

• ProSang, hvor valg av innkallingsform ligger definert på hver enkelt giver
• Brev, SMS eller Epost

• Telefon
• Radio/TV (kun i katastrofesituasjoner)

 

Vi ønsker at blodgiverne velger elektronisk innkalling. Dette gir stor arbeidsbesparelse og bedre oversikt over antall givere pr. dag, fordi de bekrefter aktivt at de aksepterer timeavtalen.

 

Timeplan:
Blodbankpersonalet redigerer timeplanen i ProSang (G121) ut fra lager, forbruk, møteaktivitet og bemanning. Alle timeavtaler med blodgivere skal legges inn i timeplan.

 

Fordeling av blodgrupper:
Fordeling av innkallinga av blodgivere i forhold til blodgruppe, må daglig sjekkes opp mot «fritt lager» i P380. Dersom det er pasienter som forbruker mye blodprodukter over tid, må også dette tas hensyn til.

 

Oppfølging av kartoteket:

Ved alle innkallingsformer må det rutinemessig kalles inn systematisk så ingen givere faller ut av systemet. En må regelmessig søke blodgivere med f.eks. OBS-koder.

I G100 kan en bygge seg opp ulike søk.

Ut fra søk må en vurdere om enkelte givere må følges opp med telefonsamtale.

Dette bør gjøres minimum 1 gang i måneden.

Innkalling ved hjelp av brev, SMS og Epost

Elektronisk innkalling eller brevinnkalling skjer automatiske når vi booker givere som har registrert innkalling som brev, SMS eller Epost. De elektroniske innkallingene skjer automatisk via Blodhund. Elektronisk svar fra giver i form av bekreftelse av time eller avbestilling kommer inn via Blodhund, direkte til ProSang.

Blodgivere som ønsker innkalling med «brev» (elektronisk eller papir) registreres med «Innkallingsmetode – Innkalling sendes» og det registreres hvilke innkallingsform vedkommende ønsker; Brev, SMS eller Epost.

Ved registrering av nye givere, legger vi inn innkalling med sms på alle, og så må det justeres etter egne ønsker.

Innkallinger kan utføres etter automatiske jobber som ligger i G132, eller manuelle registreringer i «G000 – Innkalling – Timeavtale».

G125 timeliste

Når giver har bekreftet elektronisk at han aksepterer timeavtalen, endres status i kolonne «Bekreftet» i G125 fra «Blankt» til «Utfylt med dato og signatur til den som har bekreftet timen (enten pålogget bruker eller ved Batch)». Dersom giver avbestiller timen elektronisk, blir avtalen automatisk slettet fra timeplan.

I kolonnen «Type innkalling» står det om innkalling er gjort «Manuell» eller «Automatisk».

Innkallingsklasse

Innkallingsklasse på giveren viser hvor mange innkallinger giveren har fått siden siste besøk. Feltet nullstilles etter hver tapping. I systemparameterne i ProSang er det angitt hvor mange innkallinger givere skal få før ProSang slutter å kalle giveren.

Ved innkalling tar ProSang først givere med innkallingsklasse 0. Er det ikke tilstrekkelig med givere i denne innkallingsklassen hentes givere fra innkallingsklasse 1, 2 osv. Det er også mulig manuelt å angi hvilke innkallingsklasser som skal kalles inn, ved bruk av funksjonen Køordning i G132.

 

Om giveren har markering for SMS/Epost og ikke besvarer sin innkalling i løpet av 5 forsøk, havner giveren i innkallingsklasse 5. ProSang vil da automatisk endre til «kallelse per brev» på giveren. Markeringen endres ikke automatisk tilbake igjen, så det må man manuelt endres i ProSang.

 

Givere som ikke møter til tapping etter at innkallingsklasse 5 er nådd blir automatisk avregistrert av ProSang (Avregistreringstype: «Avregistrert, kan registreres pånytt»). Disse giverne havner i innkallingsklasse 6 og blir avregistrert med avregistreringsårsak «Maksimalt antall timeavtaler siden siste tapping». Dersom givere med innkallingsklasse 6 skal fortsette som blodgivere, må de manuelt aktiveres som givere igjen i ProSang.

Køordning

Køordning (i G132) er en skjerm over hvor mange givere det finnes i de ulike innkallingsklassene (0 til og med 5). Den første kolonnen «1.Don» er antall førstegangsgivere. Klasse 0 er de givere som ved forrige tapping kom/svarte på sin første innkalling til den timen. Klasse 5 er de givere som er «dårligst» på å svare på sine innkallinger.

Innkalling via telefon

Innkalling med telefon blir brukt for:

• Å kontakte givere som er registrert med «Innkallingsmetode – Telefoninnkalling»
• Å følge opp blodgivere som ikke møter til avtale (Ekspedisjonen / Blodbank)
• Å innkalle blodgivere ved ekstra behov for blod, dersom vi ikke får nok ved vanlig innkalling
• Oppfølging av givere som det er lenge siden har gitt
• Førstegangsgivere

 

Førstegangsgivere er registrert med «Innkalles til – Nyregistrering».
Vi ringer giveren for å avtale tidspunkt. Vi forsikrer oss om at giveren er frisk og i god form. Vi gir også beskjed om at han/hun må ha spist før frammøte. Dersom beskjeder ligger i OBS-tekster, skal disse vurderes i samtalen med giveren. Vi ønsker den nye giveren velkommen til blodbanken.

Levanger: Givere som har meldt seg som blodgiver registreres i Prosang, og det sendes samtidig ut en sms med oppfordring til å ringe tilbake å avtale time. Dersom giver ikke responderer på det, settes opp time til registrering. I innkallinga byttes standard sms ut med sms «Innkalling til nyregistrering» og det sendes mail, «Informasjon til deg som skal bli blodgiver». På den måten har vi to kontaktmuligheter på hver giver. Dersom giver ikke svarer på innkalling, blir denne avregistrert som passiv. Vi tolker denne passiviteten som at giver har fått tenkt seg om og ikke vil gi, eller at på bakgrunn av informasjon vi har sendt at det ikke er aktuelt å være blodgiver.

Førstegangsgivere får informasjon om parkeringsordningen når de kommer til nyregistrering.

 

Ettermiddagstapping (gjelder Levanger):
Givere som ønsker å gi sent på dag, er registrert med OBS-kode «X32 Kveldstapping». Giver settes opp manuelt i timeavtalene.

Givere som er registrert tidligere og ikke har gitt blod på en stund

Givere som er registrert tidligere, må ikke registreres på nytt, jmf Veileder 7.3.2017.

Dersom det er mer enn 2 år etter siste blodgiving, bør det tas Hb før tapping.

Vi sender innkalling til givere som ikke har gitt på 3-4 år. Dersom ønskelig kan disse ringes, særlig for blodgivere med sjeldne blodtyper.

De blodgiverne vi ikke hører noe fra, avregistreres med mulighet for å komme igjen. Et kort notat gjøres i «G000 – Journal». De som ønsker å trekke seg fra all videre blodgiving, sperres i «G000 – Generelt – Avregistrering» og evt. grunn føres i «G000 – Journal». Vær oppmerksom på at en blodgiver kan trekke seg uten å begrunne dette.

 

Beskjeder fra blodgivere

Beskjeder som må lagres fra blodgivere (via telefon, SMS, Epost eller besøk) registreres i ProSang som OBS-tekster eller Journal ut fra type informasjon.
Se vedlegg: ALM-IKT; Behandling av elektroniske svar fra Blodgivere

Beredskapslister

Beredskapslister over tappeklare blodgivere kan tas ut fra G102. Det er lagret et søk tilpasset dette.

Dersom det er få tappeklare O- og A-, kan man ta ut oversikt over de som ikke er tappeklare også.

 

VEDLEGG

ALM-BB-IKT; Eksempel på arbeidsflyt for Blodhund

ALM-IKT; Behandling av elektroniske svar fra Blodgivere

ALM-IKT; Administrasjon av innkalling av blodgivere for Blodhund