IKT-Koordinator eller Seksjonsleder for blodbanken har ansvar for å holde prosedyren oppdatert.
Blodgivere kalles inn via:
Vi ønsker at blodgiverne velger elektronisk innkalling. Dette gir stor arbeidsbesparelse og bedre oversikt over antall givere pr. dag, fordi de bekrefter aktivt at de aksepterer timeavtalen. I ferieperioden kan vi ikke bruke brev. Vi må evt. ringe til denne gruppen i ferien (noe som er veldig arbeidskrevende).
Timeplan:
Blodbankpersonalet redigerer timeplanen i ProSang (G121) ut fra lager, forbruk, møteaktivitet og bemanning. Alle timeavtaler med blodgivere skal legges inn i timeplan.
Fordeling av blodgrupper:
Fordeling av innkallinga av blodgivere i forhold til blodgruppe, må daglig sjekkes opp mot «fritt lager» i P380. Dersom det er pasienter som forbruker mye blodprodukter over tid, må også dette tas hensyn til.
Oppfølging av kartoteket:
Ved alle innkallingsformer må det rutinemessig kalles inn systematisk så ingen givere faller ut av systemet. En må regelmessig søke blodgivere med f.eks. OBS-koder.
I G100 kan en bygge seg opp ulike søk.
Ut fra søk må en vurdere om enkelte givere må følges opp med telefonsamtale.
Dette bør gjøres minimum 1 gang i måneden.
Blodgivere som ønsker innkalling med «brev» (elektronisk eller papir) registreres med «Innkallingsmetode – Innkalling sendes» og det registreres hvilke innkallingsform vedkommende ønsker; Brev, SMS eller Epost.
Elektronisk innkalling eller brevinnkalling skjer automatiske når vi booker givere som har registrert innkalling som brev, SMS eller Epost. De elektroniske innkallingene skjer automatisk via Blodhund. Elektronisk svar fra giver i form av bekreftelse av time eller avbestilling kommer inn via Blodhund, direkte til ProSang.
Innkallinger kan utføres etter automatiske jobber som ligger i G132, eller manuelle registreringer i «G000 – Innkalling – Timeavtale».
Når giver har bekreftet elektronisk at han aksepterer timeavtalen, endres status i kolonne «Bekreftet» i G125 fra «Blankt» til «Utfylt med dato og signatur til den som har bekreftet timen (enten pålogget bruker eller ved Batch)». Dersom giver avbestiller timen elektronisk, blir avtalen automatisk slettet fra timeplan.
I kolonnen «Type innkalling» står det om innkalling er gjort «Manuell» eller «Automatisk».
Innkallingsklasse på giveren viser hvor mange innkallinger giveren har fått siden siste besøk. Feltet nullstilles etter hver tapping. I systemparameterne i ProSang er det angitt hvor mange innkallinger givere skal få før ProSang slutter å kalle giveren.
Ved innkalling tar ProSang først givere med innkallingsklasse 0. Er det ikke tilstrekkelig med givere i denne innkallingsklassen hentes givere fra innkallingsklasse 1, 2 osv. Det er også mulig manuelt å angi hvilke innkallingsklasser som skal kalles inn, ved bruk av funksjonen «Køordning» i G132.
Om giveren har markering for SMS/Epost og ikke besvarer sin innkalling i løpet av 5 forsøk, havner giveren i innkallingsklasse 5. ProSang vil da automatisk endre til «kallelse per brev» på giveren. Markeringen endres ikke automatisk tilbake igjen, så det må man manuelt endres i ProSang.
Givere som ikke møter til tapping etter at innkallingsklasse 5 er nådd blir automatisk avregistrert av ProSang (Avregistreringstype: «Avregistrert, kan registreres pånytt»). Disse giverne havner i innkallingsklasse 6 og blir avregistrert med avregistreringsårsak «Maksimalt antall timeavtaler siden siste tapping». Dersom givere med innkallingsklasse 6 skal fortsette som blodgivere, må de manuelt aktiveres som givere igjen i ProSang.
Køordning (i G132) er en skjerm over hvor mange givere det finnes i de ulike innkallingsklassene (0 til og med 5). Den første kolonnen «1.Don» er antall førstegangsgivere. Klasse 0 er de givere som ved forrige tapping kom/svarte på sin første innkalling til den timen. Klasse 5 er de givere som er «dårligst» på å svare på sine innkallinger.
Innkalling med telefon blir brukt for:
Førstegangsgivere er registrert med «Innkalles til – Nyregistrering».
Vi ringer giveren for å avtale tidspunkt. Vi forsikrer oss om at giveren er frisk og i god form. Vi gir også beskjed om at han/hun må ha spist før frammøte. Dersom beskjeder ligger i OBS-tekster, skal disse vurderes i samtalen med giveren. Vi ønsker den nye giveren velkommen til blodbanken.
Førstegangsgivere får informasjon om parkeringsordningen når de kommer til nyregistrering.
Ettermiddagstapping (gjelder Levanger):
Givere som ønsker å gi sent på dag, er registrert med OBS-kode «X32 Kveldstapping»
Givere som kommer tilbake og vil gi blod igjen etter 5 år, må ikke registreres på nytt, jmf Veileder 7.3.2017.
Vi sender innkalling til givere som ikke har gitt på 3-4 år.
De blodgiverne vi ikke hører noe fra, avregistreres med mulighet for å komme igjen. Et kort notat gjøres i «G000 – Journal». De som ønsker å trekke seg fra all videre blodgiving, sperres i «G000 – Generelt – Avregistrering» og evt. grunn føres i «G000 – Journal». Vær oppmerksom på at en blodgiver kan trekke seg uten å begrunne dette.
Beskjeder som må lagres fra blodgivere (via telefon, SMS, Epost eller besøk) registreres i ProSang som OBS-tekster eller Journal ut fra type informasjon.
Se vedlegg: ALM-IKT; Behandling av elektroniske svar fra Blodgivere
Beredskapslister over tappeklare blodgivere kan tas ut fra G102.
Dersom det er få tappeklare O- og A-, kan man ta ut oversikt over de som ikke er tappeklare også.
ALM-BB-IKT; Eksempel på arbeidsflyt for Blodhund
ALM-IKT; Behandling av elektroniske svar fra Blodgivere
ALM-IKT; Administrasjon av innkalling (kallelsesstyring) for Blodhund