Avklare våre egne kvalitetsstandarder som skal tilstrebes når det gjelder responstid for utarbeiding, innhold og utsending/mottak av svarrapporter, samt varslingsrutiner i spesielle tilfeller.
Prosedyren gjelder primært avdelingens leger/radiologer som tolker diagnostisk bildematriale, stiller diagnoser og utarbeider svarrapporter, men gjelder også det personalet som medvirker i prosessen med evt. skrivetjeneste, kontroll ifm. utsending/frigivelse av signerte svarrapporter.
Avdelingsleder har ansvar for at prosedyren blir revidert.
Avdelingsledelsen deler ansvar med henvisende instans/enhet for å sikre at svarrapportene mottas av rett instans innen angitt frist.
Svarrapport har KBD som mål at skal være/er tilgjengelig innen fastsatt frist.
Alle undersøkelser med unntak av røntgen prioriteres av radiolog. Det blir derfor et skille mellom vanlige undersøkelser som må forholde seg til akutell venteliste og medisinsk prioritet som forholder seg til den vurderingen radiologen har gjort på bakgrunn av henvisningsinformasjon.
Elektive undersøkelser:
| Prioritet | Undersøkelsestid | Svartid |
| Poliklinsk (Normal) | Normal Ventetid | 1 uke |
| Inneliggende | I løpet av oppholdet | Innen arbeidsdagen |
| Medisinsk prioritet | I henhold til prioritet | Innen arbeidsdagen |
Inneliggende pasienter
| Prioritet | Undersøkelsestid | Svartid |
| Akutt | Omgående | Omgående |
| Innen 6 Timer | Innen 6 timer | Prioriteres av Radiolog |
| 6-24 Timer | Neste arbeidsdag | Innen arbeidsdagen |
| 1-3 Døgn | Innen prioritert tid | Innen arbeidsdagen |
KBD ønsker å legge til rette for andre klinikker på best mulig vis, vi etterstreber derfor at alle undersøkelser er beskrevet før sin polkliniske timer så fremt den polkliniske timen ikke er samme dag.
KBD har i 2015 utarbeidet kvalitetsindikatorer for å overvåke og forbedre sin egen svartid. Disse er gjengitt i en egen tabell, som finnes i vår kvalitetshåndbok under kapittel 4.2; Kvalitetsstyringssystemet: ABD-; Kvalitetshåndbok
Undersøkelser granskes fortløpende. Ved alarmerende funn varsles henvisende lege muntlig umiddelbart.
I tidsperioder når vakthavende lege ved ABD Namsos har passiv hjemmevakt, følger henvisende lege selv opp undersøkelsen og tar kontakt med ABD’s lege ved behov. Ved ABD Levanger er aktiv LIS-vakt til stede hele døgnet. LIS har ansvar for å konferere med overlege ved behov dersom denne ikke er til stede.
I perioden 22:00-07:00 dekker LIS-vakt ved Levanger også Namsos.
Pasienter som kommer som "drop in" skal følges opp av henvisende lege, her går pasientflyt som avtalt, og svarrespons følger vanlig rutine. Ved overraskende funn gir ABD’s lege svar ut fra medisinsk vurdering av hastegrad/svarrespons avhengig av klinisk behov.
Pasienter som kommer som akutt skal følges opp videre, og etter undersøkelsen går pasienten til aktuelt behandlingssted. Hvor dette er skal gå klart frem av henvisningen. Kopi av svar sendes til fastlege, samt det aktuelle behandlingstedet.
Ved funn som trenger rask medisinsk oppfølging skal vakthavende lege ved behandlingsstedet varsles telefonisk. Dette dokumenteres i svaret.
Svarrapporten skal være godt leselig og inneholde:
Alle svarrapporter på undersøkelser utført etter 21/01-2003 ligger arkivert i vårt PACS/RIS- system.
En undersøkelsesbesvarelse blir endelig lagret først når den er signert med foreløpig eller endelig signatur. Hvis en besvarelse endres etter signatur, blir dette angitt i starten av en ny beskrivelse som erstatter den gamle.
Ansvarlig lege ved ABD Namsos og ABD Levanger skal umiddelbart varsle ansvarlig behandlende lege eller annen behandlende personell dersom undersøkelsesresultatet gir informasjon som ut fra medisinsk vurdering indikerer rask pasientoppfølging/behandling. For akutte kritiske tilstander varsles telefonisk.
Varslingstiltak skal dokumenteres i endelig besvarelse, evt i RIS ”henvisningsanmerkning"
For Namsos:
Det skal alltid sendes kopisvar til pasientens fastlege, samt til den avdeling hvor pas. har videre oppfølging (kir., med., el barn).
I praksis løses dette på følgende måte:
Dersom pasient ikke har fastlege vil svaret gå til legevakt med kopi til behandlende poliklinikk.
Fra og med 01.01.2017 har vi avtale med Unilabs for beskrivelse av undersøkelser, de har 5 dager som frist fra mottatt undersøkelse per 01.01.2021.
Når det gjelder svar som får status "Viktige" eller "Akutte" varsles fagradiograf i IKT/PACS/RIS muntlig om dette umiddelbart, samt på mail. Er ikke fagradiograf til stede varsles vakthavende radiolog, dernest vakthavende radiograf. Radiologen/radiografen som tar imot beskjed skal legge undersøkelsen til nestfølgende demonstrasjon hos mest sannsynlig ansvarlig avdeling.
Når det både foreligger et preliminært svar og et signert svar i RIS er svaret tilgjengelig for henvisende instans og evt. kopimottaker. Hvis det mot formodning oppstår feil slik at svar ikke blir sendt elektronisk blir det sendt skriftlig svar.
Hvis en får forespørsel om svar på undersøkelse over telefon, kan sekretær muntlig gi svar til vedkommende henvisende lege om hun er sikker på at vedkommende er den han utgir seg for. Telefondisplayet vil vise hvilket legekontor det gjelder. Om dette ikke kommer tydelig fram, ringes legekontoret opp igjen.
Svar skal aldri bli opplest over telefon om en ikke har full forvisning om svarmottager.
Se egne prosedyrer: Utlevering av bilder og svar fra Avdeling for Bildediagnostikk-SL
Utlevering av bilder og svarrapporter fra ABD -SN (Ikke tilgjengelig)
En undersøkelsesbesvarelse blir endelig lagret først når den er signert med foreløpig eller endelig svar. Hvis en besvarelse endres etter signatur, bli dette angitt i starten av en ny beskrivelse som erstatter den gamle.
LIS bør ved stor usikkerhet om svarets gyldighet, avvente preliminær-signering til etter konferering med overlege.
Tidspunkt og dato for endring registreres. Dato for siste svar (signering) står i RIS svarvindu, klokkeslettet står kun i PACS svarvindu.
Det står også angitt i Order Management og elektroniske svar til eksterne henvisende instanser.
Tidspunktet(klokkeslett) står ikke angitt på papirsvar.
Opprinnelige/tidligere svar blir lagret i RIS svarvindu under ”Tidligere beskrivelser”. Her er anført signeringsdato og tidspunkt. Dette er tilgjengelig for kliniker i PACS samt i Order Management.
| Oppfølging i MTM av interne og eksterne røntgensvar (Ikke tilgjengelig) |
Utlevering av bilder og svar fra Avdeling for Bildediagnostikk-SL
Utlevering av bilder og svarrapporterer fra ABD -SN (Ikke tilgjengelig)