Det er en fullstendig bruksanvisning i Bruksanvisning for behandling av avvik i EQS, for meldingsansvarlig .
Klikk på ”Oppgaver” i åpningsbildet i Visningsdelen og klikk på ønsket melding. Alternativt benytt "Meldeportalen" eller gå til Arbeidsdelen. I Meldeportalen - velg boksen: "For meldingsansvarlig, ikke lukkede meldinger". I arbeidsdelen - velg der |Meldinger| og så |Meldingsoversikt| i Hovedmenyen i grønn verktøylinje. Klikk på tittelen til den meldingen du vil behandle.
Klikk på |>Melding|. Vurder om det er behov for ytterligere strakstiltak! Er du rett mottaker - hvis ikke, gå til pkt. 7. Er det svart rett på spørsmålet om mulig pasientskade eller forbedringsforslag? Hvis ikke, bruk funksjonen |Rediger| og endre svaret. Du må da trolig fylle inn noen flere felt/opplysninger. Opprinnelig melding blir ikke endret, se |Sammenligne versjoner|, men den redigerte blir brukt i videre saksbehandling og i statistikker.
Eventuell videre rapportering, se Melding og oppfølging ved dødsfall, alvorlige hendelser og avvik (Ikke tilgjengelig).
Klikk på |>Behandling| som er skjemadel 2. Skjemaet starter med en kategorisering av hendelsen. Det er mye nyttig info bak «?»-ikonene. Den påfølgende årsaksanalysen skal fokusere på rotårsak - den egentlige bakenforliggende årsak (spør "hvorfor 5 ganger").
Ofte er det hensiktsmessig å iverksette tiltak, bruk da gjerne tiltaksfunksjonen i meldingen: |=Nytt tiltak|, se pkt. 4.
Som meldingsansvarlig kan du:
Klikk på |Ferdigbehandlet| når du er ferdig med del 2. Da får du mulighet til å lukke meldingen, se pkt. 6 - MEN noen meldinger har videre saksgang før lukking, se pkt 5.
|=Nytt tiltak| er i venstre menyen og brukes til å gjennomføre tiltak og dokumentere disse.
Tiltaksdelen kan også brukes til å følge opp og dokumentere igangsatte strakstiltak. Du kan også opprette tiltak du selv skal utføre.
Gjelder meldingen pasientskade, nestenuhell pasient eller mulig skade på pasient er videre saksbehandling avhengig av din vurdering av potensiell alvorlighet ("verste mulige konsekvens").
Meldinger med potensiell moderat eller betydelig skade eller uventet dødsfall skal behandles på klinikknivå av klinikkens KPU eller tilsvarende. Dette gjøres ved å tildele skjemadel 4 til klinikkens ansvarlige saksbehandler.
Meldinger med potensiell betydelig skade eller uventet dødsfall skal i tillegg behandles av foretakets KPU. Dette gjøres ved å tildele skjemadel 5 til foretakets KPU. Del 5 går da til saksbehandler i arbeidsutvalget til foretakets KPU.
Denne saksgangen er også forklart i Saksgang i EQS for meldinger om pasientskader - meldingsflyt
Du kan fortsette å jobbe med tiltak i del 2 etter at del 4 er sendt til klinikkens KPU og eventuelt del 5 er sendt til foretakets KPU. Meldingen er ikke lukket når del 2 er ferdig utfylt og du har klikket på |Ferdigbehandlet|. Du kan åpne del 2 igjen om det er ønskelig, for å legge inn mer info eller starte flere tiltak.
Meldingen skal ikke lukkes før du har vurdert svaret fra klinikkens KPU og eventuelt foretakets KPU.
Å lukke avviket betyr at du har vurdert at de tiltakene - inkl. bredding av eventuell læring - som er iverksatt som tilstrekkelige. Meldingen lukkes ved å bruke funksjonen "Lukk melding" som er under pil-ikonet til venstre i øverste verktøylinje. Lukkingsfristen er 60 dager - beregnet fra meldingen ble innsendt.
Skal meldingen til en annen enhet i HNT, bruk |Flytt melding|. Hvis enheten ikke er i HNT, velg ”Skriv ut”, og send papirene med et følgeskriv i posten. Hvis det gjelder St.Olavs sendes det via Elements til postmottak St.Olavs (se mer detaljer i pkt. 7 i EQS ID 10825). Beskriv dette i kommentarfeltet i "Lukkingsskjema" under "Lukk melding" i pkt 6.
Sjekk at melder har skrevet nummeret til EQS-meldingen inn i pasientens journal - DocuLive bilde J3 – når faktisk alvorlighetsgrad på pasientskaden er Moderat, Betydelig eller Uventet død.
Under fanen «Mer info» er en kronologisk oversikt over hvem som har gjort hva med meldingen og når. Melder har leserett til alle deler av meldingen. Din behandling av meldingene er viktig for enhetens læringskultur, og motivasjonen til dine ansatte for å melde avvik og forbedringsforslag.