1. Hensikt og omfang

Prosedyren skal sikre riktig registrering og håndtering av HMS-avvik. Prosedyren gjelder for alle ansatte i Helse Nord-Trøndelag HF.

Hensikten med rutiner for HMS-avvik er:

• begrense skadeomfang når en hendelse har skjedd
• sikre ansattes rettigheter ved eventuell yrkesskade/yrkessykdom
• dokumentasjon og læring av hendelser slik at man kan forebygge at de skjer igjen
• dokumentasjon og læring av forhold som gir belastninger over tid og kan medføre helseplager på sikt (fysiske/psykososiale/emosjonelle/relasjonelle faktorer)

 

2. Grunnlagsinformasjon  

Lovgrunnlag for meldinger:

• Arbeidsmiljølovens § 5-1 Registrering av skader og sykdommer og § 5-2 Arbeidsgivers varslings- og meldeplikt
• Arbeidsmiljølovens § 7-2 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver
• Folketrygdloven kapittel 13 Yrkesskadedekning

Annet relevant regelverk:

• Lov om yrkesskadeforsikring
• Forskrift om yrkessykdommer, klimasykdommer og epidemiske sykdommer som skal likestilles med yrkesskade
   

3. Definisjoner

Definisjonen på HMS-avvik:

• Skader på ansatte (yrkesrelatert skade), miljø eller materiell
• Farlige situasjoner eller nesten-uhell
• Yrkesrelatert sykdom eller smitte, samt belastninger som kan gi helseplager på sikt
• Vold og trusler
• Brudd på lover, forskrifter og prosedyrer innenfor HMS-området

 

Eksempler på HMS-avvik:

Type HMS-avvik	Eksempel
Skader på ansatte (yrkesrelatert skade)	Ansatt stikker seg på sprøytespiss (stikkskade, blodsmitte), ref. EQS id. 858. Ansatt klemmer hånden ved transport av seng. Ansatt sklir på isen og forstuer ankelen på veg til jobb.
Skader på miljø	Feilsortert avfall, eksempelvis miljøfarlig avfall i restavfall.
Skader på materiell	Vaskebil skades i sammenstøt med dør. Vannlekkasje i bygg.
Farlige situasjoner eller nesten-uhell	Under arbeid med tak faller verktøy ned og knuser takvindu. Glassbiter og verktøy faller ned i et område med personell. Til alt hell blir ingen truffet.
Yrkesrelatert sykdom eller smitte, helseplager som utvikler seg pga. belastninger over lang tid	Ansatt blir smittet på jobb av eksempelvis MRSA eller Covid-19. Underbemanning, dvs. at man er for få på jobb til å rekke å utføre de arbeidsoppgaver man er satt til å gjøre. Ikke tid til spisepauser. Brudd på arbeidstidsbestemmelsene, f.eks. ansatte må gå doble vakter eller for kort tid mellom vakter. Dårlig organisering eller planlegging av arbeidsoppgaver. Ekstremt arbeidspress som gir ansatte utilbørlig psykisk og/eller fysisk belastning. Kommunikasjonsproblemer eller andre samhandlingsvansker på arbeidsplassen som fører til helseproblemer og arbeidsrelatert sykefravær. Rasistiske kommentarer. Seksuell trakassering. Annen psykisk eller emosjonell belastning.
Vold og trusler	Ansatt ved en psykiatrisk avdeling blir slått i ansiktet av en pasient. Ansatt i akuttmottak trues verbalt av pasient.
Brudd på lover, forskrifter og prosedyrer innenfor HMS-området	Manglende bruk av verneutstyr der dette er pålagt. Ikke gjennomført årlig vernerunde eller lokal gjennomgang av brannrutiner. Ikke fulgt HNTs miljøpolitikk f.eks. i innkjøp av varer og tjenester.

 

     

4. Arbeidsbeskrivelse

 

4.1 Hva skal meldes?

Alle hendelser som faller innenfor definisjonen av HMS-avvik, og

• er av betydning for å sikre ansattes rettigheter
• inneholder et læringspotensiale som kan bidra til å begrense skader, forebygge gjentakelser og forbedre sikkerhet og kvalitet

 

4.2 Hvor skal HMS-avvik meldes?

Oversikten nedenfor viser hvor de ulike HMS-avvik skal meldes i foretakets interne avvikssystemer. Dersom en ansatt blir skadet, syk eller utsatt for vold og trusler i forbindelse med jobben, skal den ansatte selv registrere dette via MinArbeidsplan (MAP) (se brukerveiledning i vedlegg). Dersom den ansatte selv ikke er i stand til å gjøre registreringen i MinArbeidsplan, kan leder fylle ut skjema for den ansatte i RS Ajourhold (velg HMS og Ny).

Andre HMS-avvik, dvs. skader på miljø eller materiell eller brudd på lover, forskrifter eller prosedyrer osv. skal meldes i EQS som internt avvik. Også nesten-uhell eller farlige situasjoner skal meldes i EQS som internt avvik av den som er involvert eller oppdager forholdet.

Alvorlige skader
Alvorlige skader på personell skal, i tillegg til å registreres i MinArbeidsplan/RS Ajourhold, også avviksbehandles i EQS. Formålet med dette er å sikre en grundig granskning av hendelsen for å kunne forebygge og avverge liknende hendelser i fremtiden. Se under kap. 4.4 for nærmere definisjon av hva som karakteriseres som alvorlig skade.

 

4.3 Ansvar for melding og oppfølging

Type HMS-avvik	Ansvar for å melde avviket	Ansvar for oppfølging av avviket
Skade/sykdom på ansatt, inkl. vold og trusler, og nesten-uhell	Ansatt selv, alternativt nærmeste leder. Dersom den ansatte ikke selv kan melde avviket, skal nærmeste leder gjøre dette i samråd med verneombudet. Dersom hendelsen gir eller kan gi fysiske eller psykiske plager på sikt, er det viktig at ansatt tar kontakt med sin fastlege for å få registrert hendelsen.	Nærmeste leder (husk melding til NAV og forsikringsselskap hvis relevant, se eget avsnitt)
Andre HMS-avvik	Den som oppdager avviket eller er involvert i hendelsen	Nærmeste leder

 

4.4 Ekstern (og intern) varsling ved alvorlige hendelser med ansatte

Ved hendelser som har ført til alvorlig skade eller død skal Politi og Arbeidstilsyn varsles telefonisk. Ansvar: Ansvarlig på vakt.
Videre håndtering av saken gjøres i samråd med Politi og/eller Arbeidstilsyn.

Alvorlig skade vil si enhver skade, fysisk eller psykisk, som medfører varig eller lengre tids arbeidsudyktighet.

For flere detaljer om meldeplikten og kontaktinformasjon til Arbeidstilsynet, se Arbeidstilsynets internettsider.

Ved alvorlig skade på personell skal følgende interne informeres (i tillegg til relevante ledere i linja opp til klinikksjef): HMS-koordinator, hovedverneombud og lokalt verneombud.

     

4.5 Strakstiltak ved alvorlige hendelser

Bring person(er) som er kommet til skade under behandling og sørg for at eventuell pasient sikres. Er det mulig av hensyn til den/de tilskadekomnes og andres sikkerhet, skal eventuelt utstyr og omgivelser være mest mulig urørt inntil aktuelle undersøkelser rundt hendelsen er gjennomført.

Sørg for at nærmeste pårørende blir informert og ivaretatt.

NB! Ansatt kan få status som pasient i slike tilfeller.

Ansvar: Ansvarlig på vakt.

 

4.6 Kontakt med fastlege og melding til NAV og forsikringsselskap
 

4.6.1 Kontakt med fastlege

En arbeidstaker som utsettes for skade/sykdom/vold/trusler som kan gi varige konsekvenser bør umiddelbart ta kontakt med sin fastlege for å få registrert hendelsen.

4.6.2 Melding av skade/sykdom til NAV (ansvar: leder)

Alle skader eller yrkessykdommer som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet skal meldes til NAV: https://www.nav.no/arbeidsgiver/soknader#meld-yrkesskade-eller-yrkessykdom (leder kan ta kontakt med Arkivleder for å få tilgang til digitalt skjema). 

Arbeidsgiver skal dessuten sende skademelding i alle tilfeller hvor NAV ber om det eller hvor arbeidstakeren ønsker det. Arbeidsgiver skal sende melding selv om han/hun er i tvil eller mener det ikke foreligger arbeidsulykke/yrkessykdom. Nærmeste leder til den som er skadet/syk er ansvarlig for at dette gjøres. 

Utfyllingen av skjema skal skje i samarbeid med arbeidstakeren som er utsatt for skaden/sykdommen. Meldingen bør sendes inn snarest, og senest innen ett år etter en hendelse. Hensikten er å få dokumentert skaden/sykdommen slik at man sikrer ansattes rettigheter til yrkesskadeforsikring i tilfelle skaden/sykdommen gir varige helseplager. Husk å arkivere kopi av skademelding i arbeidstakerens personalmappe (P2-mappe, ref. Dokument «Regional rutine for arkivering i personalmapper», ID 882 - EQS). 

4.6.3 Melding av skade til forsikringsselskap (ansvar: ansatt)

Ansatte i foretaket er dekket av forsikringer i KLP. Det er arbeidstakeren selv som skal melde inn skaden. Det skal imidlertid fylles ut en arbeidsgivererklæring på skadeskjemaet, så det er hensiktsmessig at nærmeste leder bistår arbeidstakeren med utfylling av skjemaet.

Når skal skjemaet fylles ut?
Yrkesskader skal meldes til NAV som beskrevet i avsnitt 4.6.1. Under NAVs yrkesskadeordning dekkes de fleste former for nødvendig medisinsk behandling ved yrkesskade og yrkessykdom. Bare når yrkesskaden har medført et økonomisk tap bør skaden også meldes til forsikringsselskapet. Behandlingsutgifter som kan dekkes hos NAV blir ikke dekket av yrkesskadeforsikringen.

I følgende tilfeller bør en skade som følge av en ulykkeshendelse i arbeid, på direkte reise til/fra jobb eller i fritid meldes KLP Skadeforsikring:

• Ulykken har gitt behandlingsutgifter som ikke dekkes av NAV/HELFO
• Skaden har påført deg et inntektstap
• Hendelsen har gitt betydelige varige medisinske følger for deg
• Dødsfall

Dersom skaden er registrert hos arbeidsgiver eller hos NAV, og skaden ikke har gitt følger som kan gi rett til forsikringsutbetaling, er det ikke nødvendig å melde skaden til forsikringsselskapet. Det vil være tilstrekkelig å vise til hendelsen slik den er registrert hos arbeidsgiver dersom man på et senere tidspunkt ønsker å komme tilbake til saken. Det er ikke nødvendig å registrere skaden hos forsikringsselskapet «for sikkerhets skyld». 

Skjema for å melde skade finner du ved å gå via personalhåndboka: Helse Midt-Norge :: Personalhåndbok :: Forsikring (compendia.no). Velg lenka "Helse Nord-Trøndelag" i tabellen med lenker til de ulike foretakene. Velg "Ved skade" i menyen i toppen og velg "Personskader og dødsfall".

 

Tannskader:
Dersom man krever erstatning for tannskade må det i tillegg benyttes en egen tannlegeerklæring. Denne fylles ut av tannlege og vedlegges skademeldingsskjemaet eller ettersendes til KLP. Skjema for tannlegeerklæring finner man her: D-125_Tannlegeerkl_Ulykkes_Yrkesskader_WEB.pdf (klp.no)

 

Informasjon som skal fylles inn i skademeldingsskjema:

Avtalenummer forsikring	88 91 47 40
Organisasjonsnummer	983 974 791

Dersom arbeidstakeren samtykker, anbefales det å arkivere kopi av skademelding i arbeidstakerens personalmappe.

 

4.6.3 Behov for bistand?

HR- og organisasjonsavdelingen kan kontaktes ved utfylling av skjema til NAV og forsikringsselskap for å sikre lik praksis.

 

4.7 Spesielt om vold og trusler

4.7.1 Anmeldelse når ansatt utsettes for vold og trusler (ansvar: leder)

Dersom arbeidstakere utsettes for vold og/eller alvorlige trusler, skal nærmeste leder alltid vurdere om forholdet skal anmeldes. Dette gjelder selv om volden eller truslene kan tilskrives pasientens sykdom, og selv om det er tvil om strafferettslig tilregnelighet (dersom det er pasient som har utøvet volden/fremført truslene). Spesielt dersom volden eller truslene har fått eller kan få alvorlige konsekvenser for arbeidstakeren, er det viktig å anmelde forholdet.

Hensikten med å anmelde forholdet er å ivareta arbeidstakerens rettigheter. Se også neste avsnitt om voldsoffererstatning.

Ved anmeldelse skal følgende prosedyre følges Dokument «Anmeldelse til politiet og påtale av straffbare forhold», ID 29561 - EQS (helsemn.no).

 

4.7.2 Voldsoffererstatning (ansvar: ansatt)

Dersom en arbeidstaker er påført en fysisk eller psykisk skade av for eksempel en pasient, kan det være aktuelt å søke voldsoffererstatning. Når det gjelder eventuelt økonomisk tap som følge av fysisk eller psykisk skade, så skal dette dekkes gjennom NAV og HNTs forsikringsordning. I tillegg kan det være mulig å få oppreisning gjennom ordningen med voldsoffererstatning. Oppreisning er erstatning for den tort og svie man har opplevd som følge av den straffbare handlingen, og er en skjønnsmessig erstatning for den fysiske eller psykiske krenkelsen man har opplevd.

Det er viktig å være klar over at forholdet må være anmeldt for at man skal kunne få tilkjent voldsoffererstatning. I tillegg må arbeidstaker be om at erstatningskravet tas med i straffesaken.

For ytterligere informasjon om ordningen med voldsoffererstatning, se Hjem - KONTORET FOR VOLDSOFFERERSTATNING.

 

4.8 Hendelser med medisinsk utstyr og elektromedisinsk utstyr

Ved hendelser hvor medisinsk og elektromedisinsk utstyr er involvert, skal Medisinsk-teknisk avdeling (MTA) kontaktes. Husk også melding til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), telefonisk på ordinær dagarbeidstid, i tillegg til at skjema fylles ut. Se prosedyre 16475 Medisinsk utstyr - Melding av skader, uhell eller svikt.

Dersom ansatt blir skadet i hendelser med medisinsk og elektromedisinsk utstyr, skal dette meldes som HMS-avvik i henhold til denne prosedyren.

 

4.9 Hendelser med elektrisk utstyr

Ved hendelser med personskade forårsaket av strømgjennomgang på grunn av feil på elektrisk utstyr, skal Eiendomsavdelingen kontaktes. Slike hendelser skal meldes til Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) i henhold til prosedyre 1588 H. Avvikshåndtering ved feil/mangler elektriske apparater/installasjoner.

Personskade på ansatt skal i tillegg meldes som HMS-avvik i henhold til denne prosedyren.

 

4.10 HMS-avvik som læring i det forebyggende arbeidet

Hovedhensikten med å registrere HMS-avvik er å bruke informasjonen til å lære av hendelsene og forebygge nye hendelser. HMS-avvik har ofte en sammensatt årsakssammenheng som mer skyldes svikt i organisasjonens styringssystem enn svikt på individnivå. Det er derfor viktig at avvikene registreres, analyseres og behandles slik at man får fram bakenforliggende årsaker og får mulighet til å korrigere prosedyrer eller annen svikt i systemer ved behov (spør hvorfor 5 ganger – spør du bare én gang blir svaret alltid en person). Man vil da ha mulighet til å korrigere prosedyrer eller annen svikt i systemer ved behov (korrigerende/forbedrende tiltak). Det skal ikke fokuseres på enkeltpersoner ved behandling og oppfølging av HMS avvik. Det er en viktig oppgave for lederne å oppmuntre ansatte til å registrere avvik og gi tilbakemelding på status for behandling av avvikene.

Verneombud skal gjøres kjent med alle HMS-avvik som meldes innenfor sitt verneområde. Verneombud og leder skal jevnlig gjennomgå HMS-avvikene og sammen vurdere behandlingen av avvikene og hvilken læring man kan trekke ut av dette. Alle typer avvik og læring av disse er også viktige tema i KVAM-møter på alle nivåer i klinikkene. 

HMS-avvik skal være tema i personalmøter på lik linje med andre avvik.

 

4.11 Hvilke meldinger behandles som enkeltsaker i Arbeidsmiljøutvalget?

• Dødsfall
• Alvorlig personskade
• Alvorlig nesten-ulykke (dvs. stort potensiale for skade)

Meldinger skal så langt det er mulig behandles anonymisert.

 

4.12 Dekning av klær, briller og annet privat utstyr som ødelegges på jobb

Følgende gjelder i forhold til eventuell dekning av klær, briller og annet privat utstyr som blir ødelagt i jobbsammenheng:
Krav om dekning behandles individuelt. Dersom seksjons-/avdelingsleder etter en konkret vurdering finner at dekning kan innvilges helt eller delvis, må kravet dokumenteres skriftlig. Utgiftene dekkes av den enkelte seksjon/avdeling.