Arbeidsbeskrivelse

ARBEIDETS GANG

Generell rekvirering av prøver i Beaker

Rekvisisjon eller prøve mangler

Korrigering av prøvetakingstidspunkt

Sletting av prøver

Etterbestilling av analyser på prøver som allerede er mottatt

Spesielle forhold ved rekvirering

 

Logg deg på Beaker (EPIC-PRD) med smartkort og personlig kode.

 

Dersom man ikke har kortet tilgjengelig kan man logge inn i Beaker via https://idpportal.helseplattformen.no.

 

Prøver ankommer ALM enten med papirrekvisisjon eller er elektronisk rekvirert i RoS (Rekvirering og svar) eller HP-Link. Disse behandles på litt ulike måter i Beaker:

RoS og HP-Link

Når rekvirenter fullfører bestillinger i RoS eller HP-Link vil disse gå automatisk over i Beaker. Prøvene vil vises i modulen Mottak-Mottaksliste, under filteret Forventet. Disse prøvene må mottaksregistreres, dette gjøres i Mottak, enten ved å skanne barkoden eller ved å søke opp aktuell prøve via Prøvesøk (etter prøvenummer, navn på pasient eller liste). Se prosedyre ALM-IKT; Bruk av mottaksmodul i Beaker.

Når prøven er mottatt vil den komme opp i Uteståendeliste.

 

I tilfeller der rekvirent tilhører sykehuset Levanger/Namsos rekvireres prøvene i DocuLive/RoS selv om det er mottatt papirrekvisisjon.

 

Papirrekvisisjoner

Prøver som ankommer laboratoriet med papirrekvisisjoner registreres i modulen Rekvisisjonsoppføring i Beaker. Se neste avsnitt for generell registrering i Beaker.

Generell rekvirering av prøver i Beaker

For alle prøver som ankommer ALM må prøvematerialets kvalitet og holdbarhet sjekkes i forhold til de analysene som er bestilt.

 

Merk at det ikke er mulig å registrere prøver som hører til under medisinsk biokjemi, type CLIN, og prøver som hører til under mikrobiologi, type MBIO, på samme rekvisisjon. Unntaket er prøver til serologi som hører til under mikrobiologi, men er av type CLIN. Se vedlegg «Problematikk rundt CLIN og MBIO» for hvordan løse problemer med CLIN og MBIO.

 

Ved registrering av prøver skal det legges inn rekvirent, evt. kopirekvirent, pasientinformasjon, prøvetakingsdato, klokkeslett og analyser. I tillegg kan det være aktuelt å registrere rekvisisjonskommentar eller prøvekommentar.

 

Åpne Rekvisisjonsoppføring. Følgende bilde kommer opp. Fyll inn følgende:

 

 

1. Rekvirent: Legekontor / Kommune
2. Pasient
3. Autoriserende kliniker: Rekvirerende lege / kommunal institusjon
• Hvis ingen lege er oppgitt brukes Legeressurs mangler, prøven kommer da automatisk på en oppfølgingsoppgaveliste
4. Velg prosedyrer: Analyser som skal utføres.
   Her kan også Prioritet endres (Vanlig eller Ø-hjelp)
5. Klikk Opprett prøver
6. Skriv inn prøvetakingsinformasjon
7. Trykk på Skann for å skanne tilhørende rekvisisjon
8. Klikk Godta og ny for å lagre rekvisisjonen og rekvirere en ny pasient, eller klikk på  ved Godta og ny, deretter Godta for å lagre rekvisisjonen og lukke rekvisisjonsoppføringen
9. Etiketter skrives ut automatisk, men kan også skrives ut manuelt ved å trykke på Etiketter
10. Hvis en skal legge inn flere rekvisisjoner fra samme legekontor (og evt. samme lege) samtidig, kan man trykke på Angi standardverdier, velge alle feltene som skal gjentas til neste rekvisisjon, før man igjen trykker
11. Mottak
• Biokjemi

o Når alle etikettene er satt på sine respektive prøveglass skannes alle prøvene i Mottak, se ALM-IKT; Bruk av mottaksmodul i Beaker

• Mikrobiologi

o Prøvene mottas i rekvisisjonsoppføring

Rekvirent og autoriserende kliniker

I Beaker brukes begrepene rekvirent og autoriserende kliniker. En rekvirent kan i denne sammenhengen ses på som en gruppe, som kan inneholde en eller flere klinikere. Et enkelt eksempel er et legekontor, som kan inneholde en eller flere fastleger. I dette tilfellet er legekontoret rekvirent, og hver fastlege er autoriserende kliniker. I andre tilfeller kan autoriserende kliniker være en enhet eller funksjon i stedet for en person. Eksempler på dette er der rekvirent er en kommune, mens autoriserende kliniker er de ulike enhetene innenfor kommunen som mottar svar fra oss, for eksempel legevakt eller helsestasjon.

For noen rekvirenter trenger vi ikke å legge inn autoriserende kliniker. Disse har ikke et rødt utropstegn i feltet for autoriserende kliniker. Se tabell nedenfor for en enkel versjon av hvordan vi velger rekvirent og kliniker.

 

RoS rekvirenter i vår helseregion: •         Namsos •         Levanger	Rekvisisjoner fra interne rekvirenter skal i all hovedsak rekvireres i RoS, men dersom man må rekvirere i Beaker legg inn «legeressurs mangler RoS» under autoriserende kliniker.
Sykehus utenom helseregionen	Legg inn kun rekvirent.
Rekvirent mangler Ikke oppgitt, finnes ikke i vårt rekvirentregister eller man er usikker på hva som er riktig.	Velg Rekvirent mangler. Dette genererer en oppfølgingsoppgave til den regionale forvaltningen som oppretter rekvirenten ut i fra innskannet rekvisisjon.
Dersom lege mangler og kun legesenter oppgitt	Legg inn legekontor under rekvirent og legeressurs mangler som autoriserende kliniker. Dette generer en oppfølgingsoppgave til den regionale forvaltningen.
Dersom legesenter mangler og kun lege er oppgitt	Skriv inn legenavnet i rekvirentfeltet. De fleste leger er koblet opp mot riktig legekontor.
Kommuneoverleger	De fleste kommuner har en kommuneoverlege. Disse trenger ikke autoriserende kliniker. F.eks «Leka kommune v/kommuneoverlegen». Noen kommuner, f.eks Trondheim og Malvik, har kommuneoverlege som en kommunal tjeneste. Se punktet under.
Kommunale tjenester som f.eks: •         Sykehjem •         Kommuneoverlege •         Legevakt •         Smittevern •         Helsestasjoner	Legg inn kommune som rekvirent og «aktuelle tjeneste» som autoriserende kliniker, f.eks. legeressursen til sykehjem «Legetjeneste ved sykehjem». Den spesifikke kommunale institusjonen kan også legges inn, f.eks. Namsos Helsehus. Dette gjør at papirrapport blir spesifisert med eksakt postadresse, men det elektroniske svaret sendes på samme måte som over, til «Legetjeneste ved sykehjem».   NB! Prøver fra legevakt skal alltid ha kopi til fastlege. Hvis fastlege ikke er oppgitt, se «Fastlegeoppslag».

Pasient

Skriv inn fødselsnummer eller søk etter riktig pasient med deler av fødselsnummer, med fornavn eller etternavn.

Prosedyrer

I Prosedyre-feltet skrives aktuelle analyser. Disse finnes ved å skrive deler eller hele navnet på analysen i feltet, trykk deretter enter og finn aktuell analyse. Man kan også skrive benevningen for hvilket prøvemateriale det er (for eksempel s-, b-, p-), før man skriver deler av navnet og trykker enter.

Man kan også rekvirere ved å benytte egenutviklede strekkoder for hurtigrekvirering.

 

Analyser som mangler i vårt analyseregister rekvireres som X- sendeprøver, eksempel:

 

De fleste sendeprøver er angitt med navn i Beaker

 

Prøvetakingsinformasjon

Dato og klokkeslett

Ved registrering av rekvisisjoner må dato og klokkeslett for prøvetakingen legges inn. Hvis rekvisisjonen eller prøveglassene ikke er påført prøvetakingstidspunkt, skrives 00:00 inn. Hvis dette ikke er mulig benyttes rekvireringstidspunktet som prøvetakingstidspunkt for prøven.

Skriv inn kommentar «Vennligst oppgi prøvetakingstidspunkt. 00:00 er valgt.» eller velg fastkommentar i Rekv.kommentar-feltet (hvitt felt) evt SmartText .F106 «Mangler dato og klokkeslett for prøvetaking».

 

CC-resultater

For å kunne sende kopi av resultater (kopimottaker), trykker en på , dette ikonet blir først synlig når prosedyrene er opprettet. Legg  først inn rekvirent, pasient, autoriserende kliniker, prosedyrer og trykke på opprett prøve. Først da blir ikonet for  aktivt.

• Klikk på . Nytt vindu vil kommer opp.

• Trykk der det står  og legg inn f.eks legekontor og Godta

• Det vil da komme opp et nytt vindu der kliniker (legeressurs) legges inn. Her vil du få alle klinikerne tilknyttet den rekvirenten i rullegardinmenyen, eller du kan skrive navnet eller deler av navnet og klinikeren vil da legges inn. Trykk Godta.

For at et svar skal sendes ut MÅ det være utfylt både rekvirent og kliniker for elektroniske svarmottakere, mens det holder med rekvirent for papirmottakere. For eksempel, dersom en pasient har vært på legevakten og det skal sendes kopi av svar til fastlege, må man legge inn fastlegens rekvirentnavn (det vil si navnet på legekontoret) OG fastlegens klinikernavn (det vil si navnet på legen). Men hvis det skal gå kopi til Sykehuset Sørlandet, Med. Pol. (papirmottaker) holder det å legge inn rekvirent.

Man kan legge til flere kopimottakere på samme måte som beskrevet over.

Er det en av RoS-rekvirent i HMN som skal ha kopisvar, trenger man ikke å legge dette til under , da det automatisk sendes kopi av svar til RoS på alle prøver rekvirert av rekvirenter med postnummer i Midt-Norge.

Er kopirekvirent ukjent brukes rekvirent mangler/legeressurs mangler (evt. kopirekvirent mangler/kopikliniker mangler) på lik linje som for rekvirent. Disse vil komme på en egen oppfølgingsoppgaveliste som håndteres av den regionale forvaltningen som oppretter rekvirenten/legeressurs ut i fra informasjon på innskannet rekvisisjon.

Prøvekommentarer ved rekvirering

Kommentarer som gjelder hele prøvebestillingen/rekvisisjonen legges på rekvisisjonsnivå. Slike kommentarer skrives inn under fanen Rekv.kommen. (hvitt felt), kommentarer som skrives her vil gå ut til rekvirent.

 

  

Kommentarer som skrives under fanen Lab rekv.komm. (gult felt) vil bli interne og vil ikke vises til rekvirent.

Eksempel på rekvisisjonskommentarer som gjelder hele prøvebestillingen:

• Usikkerhet om prøvematerialet har vært oppbevart riktig med tanke på holdbarhet før ankomst lab. ***
• Mangler dato og klokkeslett for prøvetaking (.F106)

                       

Se egen prosedyre ALM-IKT; Bruk av kommentarer i Beaker

Skanning av rekvisisjon

Alle rekvisisjoner skal skannes inn i Beaker (med unntak av prøver rekvirert i RoS eller HP-Link)

Hvis det ikke skal skannes eller ikke er mulig å skanne en rekvisisjon kan det benyttes SmartPhrase i Lab-rekv.kommentar-feltet (gult felt):

• .RQS: rekvisisjon skannes på et senere tidspunkt. Denne vil generere en oppfølgingsoppgave.
• .RQI: ingen rekvisisjon skal skannes. Denne vil ikke generere en oppfølgingsoppgave.

For å skanne med farger trykk på Skann i rekvisisjonsbildet.

Rekvisisjon eller prøve mangler

• Dersom det mottas rekvisisjon uten prøve, ringes den aktuelle rekvirent for avklaring.
• Dersom det mottas prøve uten rekvisisjon og man vet hvor prøven kommer fra eller rekvisisjonen er uten kryss for analyser, ringes det aktuelle legekontoret for å få vite hvilke analyser rekvirenten ønsker. Rekvisisjon kan fylles ut via telefon, det må evt. skrives kommentar om dette på rekvisisjonen. Ved mottak av EDTA-blod på fredag kveld og i helger/høytider, der det mangler rekvisisjon eller kryss på rekvisisjonen, analyseres prøven i påvente av avklaring. NB! Serum må avpipetteres og settes i kjøleskap dersom det skal stå over helg.
• Finner man ikke ut hvor prøven kommer fra, benyttes rekvirent «rekvirent mangler», og det rekvireres «ekstra prøvemateriale» i Beaker. I tillegg rekvireres X-Prøvekommentar. X-Prøvekommentar besvares med resultat se merknad, og kommentar legges inn som resultatkommentar: Mottatt *prøvemateriale*. Ikke mottatt rekvisisjon. Prøven oppbevares ved prøvemottaket i 5 dager. Svaret verifiseres, og prøven arkiveres i kjøleskap på laboratoriet.

Analysesvar på analyser utført i primærhelsetjenesten

Papirrekvisisjoner og HP-Link-etiketter kan være påført analysesvar som skal legges inn i Beaker. Disse analysene kan ved mottak på laboratoriet rekvireres som egne analyser angitt med «transkribert svar», for eksempel B-SR, transkribert svar, som i ettertid besvares med det svaret som er angitt på rekvisisjonen. Dersom analysen utført eksternt ikke finnes som spesifikk analyse, velg X-Prøve tatt i primærhelsetjenesten og som kommentar hvilken analyse det gjelder.

Korrigering av prøvetakingstidspunkt

Dersom man må endre prøvetakingstidspunkt på en rekvisisjon er det viktig at man korrigerer tidspunktet på alle beholdere (prøvenummer).

Det er ulik rutine om det finnes verifiserte eller ikke verifiserte prøvesvar på rekvisisjonen.

Endre prøvetakingstidspunkt på ikke verifisert prøve

1. Søk opp en av testene på Uteståendeliste.
2. Velg Rekvisisjonsoppføring via  Aksjonsmenyen.
3. Legg inn riktig prøvetakingsdato og klokkeslett på alle beholder og klikk Godta.
4. Når man har mange prøverør å endre klokkeslett på, kan man endre på første, kopiere den og lime inn feltet på de andre prøvene.

Endre prøvetakingstidspunkt på verifisert prøve

1.      Åpne Prøveoppslag (etter prøve) for en av prøvene i rekvisisjonen som det skal endres prøvetakingstidspunkt på.

2.      Velg Resultatregistrering via Aksjonsmenyen.

3.      Velg Resultatkorreksjon i Aksjonsmenyen og merk de testene du skal “åpne”. Dette må gjøres for alle prøvene som hører til den rekvisisjonen du skal endre på.

4.      Legg inn årsak til resultatkorrigering (korrigering av prøvetakingsdato og tidspunkt) og bekreft korrigering.

5.      Via Aksjonsmeny, åpne Rekvisisjonsoppføring

6.      Endre prøvetakingsdato/klokkeslett og klikk Godta

7.      Alle prøvene må endelig verifiseres på nytt.

Sletting av prøver

Se egen prosedyre ALM-IKT; Sletting av analyser og analyseresultater i Beaker.

Etterbestilling av analyser på prøver som allerede er mottatt

Se egen prosedyre ALM-IKT; Tilleggsbestilling av analyser i Beaker.

Spesielle forhold ved rekvirering

Fastlegeoppslag

Noen ganger står det kopi til fastlege på rekvisisjonen. Fastlegeoppslag finnes på Innblikk, under fanen Verktøy, under Oppslagsverk - Fastlegeoppslag. 

Norsk helsenett - Adresseregisteret

I Adresseregisteret kan man søke opp hvilket legekontor leger tilhører. Man kan også søke på legekontor og få opp alle legene som jobber på valgt legekontor. Det er også mulig å søke på kommunenavn, da vil man få opp alle tjenester som ligger under den aktuelle kommunen.

 

Registrering av utenlandske pasienter, flyktninger og asylsøkere

Utenlandske pasienter som ikke allerede har fått nødnummer må registreres i Klinisk Arbeidsflate / MyWay2PAS. Se prosedyre ALM-IKT; Tildeling av reservenummer i Klinisk Arbeidsflate / MyWay2PAS.

 

Felles for alle utenlandske pasienter, med unntak av flyktninger og asylsøkere, er at vi må vite hvilket land pasienten kommer fra. Er ikke dette oppgitt på rekvisisjonen må vi ta kontakt med rekvirenten, eventuelt legekontoret hvor prøven er tatt. Hvis vi ikke klarer å finne ut hvor pasienten kommer fra skal vi registrere dem med landskode (trygdenasjon) XX (ukjent/ikke oppgitt). Poststed er alltid 8888 (ikke norsk). Trygdekontor blir da automatisk 9000.

 

Vi skiller utenlandske pasienter i EØS-borgere, med konvensjonsavtale, og ikke EØS-borgere, uten konvensjonsavtale. Utenlandske pasienter, med unntak av flyktninger og asylsøkere, får poststed 8888 (ikke norsk).

Innlegging av trygdekontor går automatisk i Klinisk arbeidsflate hvis vi legger inn landskode. Det vi må huske på er at feltet for trygdekontor må være blankt i det vi legger inn landskode. Bruk «Tab-knappen» for å skifte mellom feltene, da skal trygdekontor automatisk komme opp.

Landskodene finner vi i klinisk arbeidsflate ved å trykke på de tre prikkene i feltet «Trygdenasjon». Om man skriver inn landskoden (bokstavene), istedenfor å velge fra listen og deretter trykke velg, kommer automatisk riktig trygdekontor når man trykker «Tab-knappen».

 

	Poststed	Trygdekontor
EØS-borgere	8888	9900
Ikke EØS-borgere	8888	9000
Ukjent nasjonalitet	8888	9000

 

Dersom man får feilmelding når man skal opprette nødnummer i Klinisk Arbeidsflate må Hemit kontaktes, se eks. under.

 

 

Rekvirering av prøver fra legevakta

Ved mottak av prøver fra Legevakter, skal pasientens fastlege legges på som kopi. Pasientens fastlege skal sjekkes selv om kopimottaker er påført av legevaktene. Dersom påført kopimottaker ikke er pasientens fastlege skal fastlege påføres i tillegg til det som er påført rekvisisjonen, såfremt at det ikke er kommentert at pasienten har reservert seg mot at fastlegen skal ha kopi.

 

Dersom vi får tilsendt prøver fra legevakt på utenlandske pasienter, er det kun legevakta som skal være mottaker av svaret.  Dersom noe annet er tilfelle må dette spesifiseres på rekvisisjonen.

Pasienter med fastlege utenfor HNT sitt nedslagsfelt

Dersom pasientens fastlege er en lege som vi ikke har som rekvirent i våre systemer rekvireres det med Rekvirent mangler og/eller Legeressurs mangler. Dette genererer en oppfølgingsoppgave som håndteres regionalt og rekvirent blir opprettet i Beaker ut fra opplysninger på innskannet rekvisisjon.

Håndtering av rekvisisjoner hvor tilhørighet ikke stemmer med hvor pasient tar blodprøver

Dersom vi mottar prøver på pasienter som har bestilling i RoS tilhørende et annet laboratorium, f.eks. Namsos i Levanger eller Levanger i Namsos, må bestillingen hentes opp og sendes fra den RoS hvor bestillingen er opprettet hvis det skal gjøres endringer, hvis ikke kan bestillingen sendes fra den RoS en er pålogget. Se prosedyre ALM-MB-IKT; Håndtering av RoS-prøver hvor rekvisisjonens tilhørighet ikke stemmer med hvor pasient tar blodprøver.

 

Dersom det er rekvirert analyser som vi ikke får analysert på mottakende lab, må funksjonen «Flytt tester» benyttes. Se prosedyre ALM-IKT; Flytt tester.