Laboratorium (System)

Arbeidsrutine

Blodbanken

(ProSang og InterInfo)

Blodbankpersonalet

• Tar ut oppdaterte lister for antistoff.
• Når det gjelder tapping av blodgivere så prøver en å unngå dette dersom givermodulen av ProSang ikke er tilgjengelig.

Avdelingene

Gis i god tid beskjed om planlagt stopp, og oppfordres til å:

• Sørge for at det er tilstrekkelig med papirrekvisisjoner tilgjengelig.

Medisinsk Biokjemi

(Beaker, IM og RoS)

ALM

• Nødvendige svarrapporter tas ut kvelden før stopp.
• Ta ut Prøverunderapport for prøver rekvirert i RoS til prøverunde.

Avdelingene

Gis i god tid beskjed om planlagt stopp, og oppfordres til å:

• Skrive inn så mye program som mulig i RoS.
• Ta ut etiketter til ulike runder neste dag.
• Begrense prøvetaking til det høyst nødvendige.
• Sørge for at det er tilstrekkelig med papirrekvisisjoner tilgjengelig.
• Ikke ringe ALM for å spørre om svar.

Medisinsk Mikrobiologi

(Beaker, IM og RoS)

ALM

Ved varslet stans i arbeidstiden, skal man på forhånd sørge for at:

• All rekvirering av mottatte prøver er gjort.
• Det er tilstrekkelig med tilgang på BCA-etiketter.
• At det er tilstrekkelig med manuelle svarrapporter.

Avdelingene

Gis i god tid beskjed om planlagt stopp, og oppfordres til å:

• Begrense prøvetaking til det høyst nødvendige.
• Sørge for at det er tilstrekkelig med papirrekvisisjoner tilgjengelig.

Laboratorium

Arbeidsrutine

Medisinsk Biokjemi

Kjør bare de prøvene som er merket med HASTER!!

Planlagte rekvisisjoner

Dersom prøverunderapport er tilgjengelig;

• Stikk ut fra denne.
• Benytt BCA-etiketter dersom RoS-etiketter ikke er tilgjengelig.
• Etiketter tas ut av Lab når RoS er tilgjengelig igjen.

Dersom RoS-prøverunderapport ikke er tilgjengelig;

• Benytt papirrekvisisjon og BCA-etiketter.
• Etiketter tas ut av Lab når RoS er tilgjengelig igjen.

Dersom RoS ikke er tilgjengelig;

• Benytt papirrekvisisjon og BCA-etiketter.
• Rekvisisjon registreres i RoS etter at systemet er opp igjen.

Ø-hjelp

La papirrekvisisjonen følge prøven!

• Først til hematologi. Der festes den ferdige utskriften til rekvisisjonen. Ring svar når det er nødvendig. Husk også å signere for at prøvesvar er ringt.
• Gi rekvisisjonen til neste ø-hjelp-kjøring. De fester sine svarutskrifter på rekvisisjonen.
• Når ø-hjelp-prøvene er kjørt, ringes svarene som er nødvendig. Skriv «R» med signatur bak ringte prøvesvar før rekvisisjonen legges i kassett merket «Utstyr ved datastans».

Vanlige prøver

• Sett prøvene systematisk i stativ, feks. 1 rekke for hver pasient (som tilsendte prøver).  Rekvisisjonene legges under stativet i samme rekkefølge som prøvene. Det er viktig at prøvene blir sentrifugert forskriftsmessig. Etter sentrifugering settes rørene tilbake til samme plassering i stativet.
• NB!! Det er viktig å skrive klokkeslett for prøvetaking på rekvisisjonen.
• Når data er i orden, tar 1 person ansvar for å registrere rekvisisjonene.
• Bevar roen!!

Prøvetakingspoliklinikken

• Alle prøver til ø-hjelp leveres sammen med rekvisisjonen. Hvis det er rekvirert urinprøver på samme rekvisisjon som det er ø-hjelp, får urinprøven også BCA-etikett.
• Prøver som ikke er ø-hjelp, settes systematisk i stativ, feks. 1 rekke for hver pasient (som tilsendte prøver). Rekvisisjonene legges under stativet i samme rekkefølge som prøvene.
• Det er meget viktig at prøvene blir sentrifugert forskriftsmessig. Etter sentrifugering settes rørene tilbake til samme plassering i stativet.
• Når data er i orden, tar 1 person ansvar for å registrere rekvisisjonene.

Blodkultur

• Dersom etiketter fra RoS ikke er tilgjengelig, bruk BCA-etiketter.

Medisinsk Mikrobiologi

• Papirrekvisisjonen, som følger med prøvene merkes med BCA-etiketter.
• I tillegg merkes prøve og utsåingsmedier med samme BCA-etiketter
• Etikettene som påklistres skålene, merkes med dato og pasient initialer.

Laboratorium

Arbeidsrutine

Blodbanken

Oppsett av blod

Generelt

Valg av blod:

Bruk blod av blodtype 0. Dersom dette blir vanskelig fordi lageret er for lite, kan det brukes blod av pasientens blodtype, men da må den være bekreftet i to prøver.

Papirdokumentasjon

• Forliksbok
• Tomme transfusjonsjournaler. Husk at det kan lette arbeidet å skrive inn pasientopplysningene på en og så kopiere over på resten. Da er det bare tappenumrene som må fylles i for hånd.
• Oversiktsark for oppsatt blod til utleveringsprotokoll.
• Blodtype påføres transfusjonsjournalen med svart tusj.

Plassering av dokumentene

Selve oppsettet

Gyldig screening

Dersom du finner en prøve i kjøleskapet, kan pasienten ha en gyldig screening, og svaret kan hentes opp på IH500.

Men, screeningen er gyldig i eksakt 4 døgn (96 timer), så glassene som står i kjøleskapet må derfor kontrolleres på prøvetakingsdato og tidspunkt i forhold til holdbarhet (se etikett).

Husk at screeningen også skal være gyldig ved transfusjonstidspunktet.

Før utlevering av blod, må man sjekke antistofflista / antistoffkartoteket. Her vil man finne dem som har fått identifisert blodtypeantistoff. Glasset skal da være merket med rød etikett.

Vær oppmerksom på at glasset kan være rødmerket uten at vedkommende finnes på antistofflista. Det kan skyldes at antistoffet er uidentifiserbart eller av autoimmun type. Namsos kontakter da labvakt på Levanger for å slå opp i papirkartotek.

Negativ screening og ingen tidligere funn

• Sett opp enkelt forlik
• Fyll ut papirdokumentasjon
• Lever ut

Positiv screening eller tidligere funn

• Følg de anbefalinger som er beskrevet i forhold til antistoff-funn (ALM-BB-Vakt; Antistoffscreening
• Fyll ut papirdokumentasjon
• Lever ut

Ikke gyldig screening

• Sjekk antistofflista for å finne ut om pasienten har hatt antistoff tidligere
• Utfør AB0 og Rh(D)-typing, før resultatet i blodtypepermen
• Utfør antistoffscreening, før resultatet på blodtypeliste og screeningliste

Dersom det er nødvendig, må bakvakta kalles inn for identifisering.

En positiv screening som ikke dokumenteres på antistofflista, må sjekkes om forefinnes i papirkartoteket på Levanger.

Medisinsk Biokjemi

Vi vil kunne ha en blanding av prøver med BCA-etiketter, etiketter tatt ut før datastans (men ikke analysert), og RoS-etiketter dersom RoS ikke er berørt av stoppen.

Alinity

• Velg Create Order/Specimen
• Skann eller skriv i feltet SID: (nødnummer/datanummer)
• Velg analyser + HIL
• ADD Order
• Kjør prøven som vanlig

Svarutgivelse;

• Velg Results/Specimen/Search/Skann eller skriv inn i SID-feltet (prøvenummer) /Done /Print/Result list report/Velg 2 på copies/Print
• Svarene skrives da ut (x2)

Svarene blir skrevet ut med et ark for hver pasient.

Det ene eksemplaret kan sendes som svarrapport til rekvirent.

Svar på prøver med barkode kan overføres til laboratoriedatasystemet når dette er i orden:

• Sjekk på Alinity at Host er slått på: «Query Mode» er slått på (on): (Configure/Computer/Host Setup/Interface options/Query Mode = On)

Velg Results/Specimen/Search/Skann eller skriv inn i SID-feltet (datanummer) /Done/Select all/Transmit

Sysmex

• Sett prøvene på plass i et rack
• Prøvenummer legges inn via WORKLIST
• Velg analysemetode
• SAVE tilslutt
• Dersom prøven ikke er merket med strekkode må den kjøres i manuell

Svarrapport skrives ut (x2) og legges ved rekvisisjonen. Det ene eksemplaret kan sendes som svarrapport til rekvirent.

Endring av prøvenr på Sysmex:

• Stå i Explorer på aktuell prøve
• Trykk Validate
• Trykk Modify
• Scann prøvenummer
• Ok
• Trykk Validate igjen

STA-Compact

Prøvene settes i maskina som vanlig med barkode, evt nødnummeretikett. Når de er kommet inn velges ønsket analyse. Dette kan gjøres på to måter:

• Trykk på T øverst i venstre kolonne «Tag All»
• Trykk så øverst i kolonnen for ønsket analyse.
• «Add» og bekreft med Ok (Da velger du samme analyse på alle markerte prøver)
• Evt. marker den prøven du ønsker å analysere, dobbeltklikk i tilhørende rute for ønsket analyse, Ok.

Sysmex CS-2500

• Velg Order. Switch order og velg Rack order.
• Oppgi Racknummer.
• Velg ønsket posisjon i racket
• Press Order Entry
• Scann prøvenummer (evt skriv inn)
• Velg ønskede analyser som skal utføres.
• Velg pil ned for å bestille neste prøve.
• Trykk OK når siste bestilling er utført

Cobas e411

Velg WorkPlace -> Test Selection -> evt. New Sequence -> Rack No, skriv inn racknr -> Pos, skriv inn hvilken posisjon prøven står i -> Sample ID, skriv inn prøvenr. ->Velg analyser -> Save -> Start

Svarutgivelse:

Velg Work Place -> Data Review -> Pipetting Date/Time (siste resultater blir liggende øverst), Marker prøvenr -> Print -> Rapport -> Print (trykk evt print 2 ganger hvis det skal gis ut en svarrapport til rekvirent i tillegg)

For overføring av svar fra analysemaskin til Beaker når systemene er oppe igjen, se ALM-MB-IKT; Manuell overføring av prøvesvar fra analysemaskin til online-PC.

Medisinsk Mikrobiologi

• Hvis kortvarig stans, behandles og analyseres alle prøver i henhold til vanlig rutine/prosedyrer.
• Hvis stans over 1 døgn, vil analysering av polikliniske urinprøver med funn av gram-negative staver kunne settes opp med Phoenix. Vi må manuelt skrive inn BCA-nummer i stedet for å skanne inn prøvenummer.
• Øvrig analysering utføres som vanlig.

 Laboratorium

Arbeidsrutine

Blodbanken

Ingen egne rutiner for varsling i forbindelse med datastans:

• Positive screeninger ringes
• Avdeling varsles når blodprodukt er klart for henting

Medisinsk Biokjemi

Dersom RoS er tilgjengelig kan utskrift av rekvisisjon skrives ut fra RoS.

Svarutskrift fra Alinity og Sysmex skrives ut og brukes som svarrapport. Svar på andre analyser kan påføres RoS-utskriften, evt kan analyser påføres papirrekvisisjon og svar påføres her.

Alle svar på Hasteprøver skal ringes ut. Skriv «R» (Ringt) på hovedrekvisisjonen og på svarutskrifter.

Svar på prøver som ikke er Hasteprøver blir gitt ut som svarrutskrifter fra analyseinstrument og evt på kopi av hovedrekvisisjonen. Kopiene legges i svarhylle til avdelingene (Levanger) eller på benken i ekspedisjonen (Namsos). Skriv «K» (Kopi) på hovedrekvisisjonen og på svarutskrifter. Hovedrekvisisjonen og svarutskrifter arkiveres i egen kassett under datastansen; «Utstyr ved datastans».

Dersom Beaker er tilgjengelig, men ikke RoS, kan svarrapport skrives ut fra Beaker, se kapittel «C. Uttak av svarrapporter» i ALM-IKT; Svarrapportering, Beaker.

Medisinsk Mikrobiologi

Svarrapporteringen er avhengig av lengden på datastansen.

Alternativ til svar i Beaker, er manuelle rapporter, ferdigtrykte ark som heter «Foreløpig svar». Hovedteksten endres til endelig svar.

Svar gis også ut pr. telefon.

Type datastans

Hva skal sjekkes?

1.     

Utføres av den som er på vakt når systemene er tilgjengelig igjen etter stans.

Dokumenteres på ALM-IKT; Kvitteringsliste for testing etter datastans_1.

• Start rekvirering av en prøve (Beaker og RoS), og se om dette går greit

• Kontroller at etiketter kommer ut slik de skal
• Sjekk at analysering på analysemaskiner går greit (IM)
• Sjekk at svar overføres og ser riktig ut (Beaker og RoS)
• Sjekk overføring til/fra ProSang (Ankomstregistrering P538)
• Scann kvittert skjema og legg det inn på Teams – IKT-Kvalitet – Beaker – Datastans, i tillegg settes kvittert skjema i perm merket ALM-IKT; Driftsjournal for IKT-systemer og IKT-utstyr

2.     

Utføres av den som har fått dette ansvaret ifbm gjeldene oppgradering.

Funksjoner som skal testes og dokumenteres står i ALM-IKT; Kvitteringsliste for testing etter datastans_2.

• Pasient
• X-Testmann, Testesen – 01010100325

• Rekvirentkode

• Analyser:

• Scann kvittert skjema og legg det inn på Teams – IKT-Kvalitet – Beaker – Datastans, i tillegg settes kvittert skjema i perm merket ALM-IKT; Driftsjournal for IKT-systemer og IKT-utstyr

System

Arbeidsrutine

Beaker / RoS

Registrering av rekvisisjoner med BCA-etikett

Medisinsk Biokjemi

BCA-etikett skal stå på rekvisisjonen.

Rekvirent, dato og klokkeslett for prøvetaking skal også være påført.

Alle prøvesvar er skrevet på rekvisisjonen.

I kommentarfeltet i rekvireringsbildet (prøvekommentar), skrives det BCA-nummeret som er klistret på rekvisisjonen.

Etter registreringen skal etiketten fra Beaker / RoS klistres på hovedrekvisisjonen ved siden av BCA-etiketten.

Prøverørene som er ferdig behandlet trenger ikke merkes med nye etiketter, men prøver som står til senere analysering eller sending til andre laboratorier må merkes med nye etiketter.

Blodgasser som avdeling analyserer selv i perioden hvor RoS er nede, registreres ikke inn i RoS/Beaker i ettertid.

Medisinsk Mikrobiologi

Når datastansen er opphevet, innregistreres rekvisisjonene med BCA-nummer. De får nå tildelt prøvenummer i Beaker.

Rekvisisjoner påklistrer Beaker-etikett. Det vurderes i de enkelte tilfeller om alle medier skal påklistres Beaker-etikett. Dette er avhengig av hvor langt analysen er kommet.

Manuelle svarrapporter besvares nå i Beaker. Det legges også inn en kommentar om evt. forsinkelse pga. datastans.

Mottak (Beaker)

Rekvisisjoner som er registrert i RoS under stansen ligger på vent. Når systemene er opp igjen overføres disse til Beaker.

IM

Prøver med reelt prøvenummer (fra Beaker eller RoS) som er ferdig analysert på analysemaskinene, kan overføres via IM til Beaker når systemene er oppe igjen.

Se prosedyre ALM-MB-IKT; Manuell overføring av prøvesvar fra analysemaskin til online-PC

ProSang

• Prøvene besvares i Beaker
• Ankomstregistreres (verifiseres) i P538
• Forlik registreres inn i P610
• Kort leses inn på ID Reader når de er merket med prøvenummer

Manuell

svarinnlegging

Selv om de fleste analysemaskinene er koblet online via IM, har vi også analyser som utføres manuelt eller hvor analysemaskin ikke er koblet online. I slike tilfeller må svar legges inn i Beaker manuelt.

Dette gjelder også tilfeller hvor prøver er analysert med BCA-nummer på analysemaskin, hvor svar må legges inn i Beaker manuelt fra utskrift fra analysemaskin.

Manuell svarinnlegging skal tilstrebes å gjøres av to personer, hvor en legger inn svar og den andre kontrollerer/verifiserer at svaret er lagt inn riktig.