Laboratorium (System)

Arbeidsrutine

Blodbanken

(ProSang og InterInfo)

Blodbankpersonalet

• Tar ut oppdaterte lister for antistoff.
• Når det gjelder tapping av blodgivere så prøver en å unngå dette dersom givermodulen av ProSang ikke er tilgjengelig.

Avdelingene

Gis i god tid beskjed om planlagt stopp, og oppfordres til å:

• Sørge for at det er tilstrekkelig med papirrekvisisjoner tilgjengelig.

Medisinsk Biokjemi

(Beaker og IM)

ALM

• Be avdelingene om å skrive ut etiketter til prøvetakinger som skal skje under planlagt nedetid

Avdelingene

Gis i god tid beskjed om planlagt stopp, og oppfordres til å:

• Skrive ut etiketter til planlagte bestillinger
• Begrense prøvetaking til det høyst nødvendige.
• Sørge for at det er tilstrekkelig med papirrekvisisjoner tilgjengelig.
• Ikke ringe ALM for å spørre om svar uten at det er høyst nødvendig.

Medisinsk Mikrobiologi

(Beaker og IM)

ALM

Ved varslet stans i arbeidstiden, skal man på forhånd sørge for at:

• All rekvirering av mottatte prøver er gjort.
• Det er tilstrekkelig med tilgang på BCA-etiketter.

Avdelingene

Helseplattformen/Hemit formidler i god tid beskjed om planlagt stopp, og avdelinger oppfordres til å:

• Begrense prøvetaking til det høyst nødvendige.
• Sørge for at det er tilstrekkelig med papirrekvisisjoner tilgjengelig.

Laboratorium

Arbeidsrutine

Medisinsk Biokjemi

Kjør bare de prøvene som er merket med Ø-hjelp!!

Planlagte forordninger

Dersom prøverunderapport er tilgjengelig;

• Stikk ut fra denne.
• Benytt BCA-etiketter dersom prøve-etiketter ikke er tilgjengelig.

Dersom prøverunderapport ikke er tilgjengelig;

• Benytt papirrekvisisjon og BCA-etiketter.
• Etiketter tas ut av Helseplattformen når systemet er tilgjengelig igjen.

Dersom Helseplattformen ikke er tilgjengelig;

• Benytt papirrekvisisjon og BCA-etiketter.
• Rekvisisjon registreres i Helseplattformen etter at systemet er opp igjen.

Ø-hjelp

La papirrekvisisjonen følge prøven!

• Først til hematologi. Der festes den ferdige utskriften til rekvisisjonen. Ring svar når det er nødvendig. Husk også å dokumentere at prøvesvar er ringt.
• Gi rekvisisjonen til neste ø-hjelp-kjøring. De fester sine svarutskrifter på rekvisisjonen.
• Når ø-hjelps-prøvene er kjørt, ringes svarene som er nødvendig. Skriv «R» med signatur bak ringte prøvesvar før rekvisisjonen legges i kassett merket «Utstyr ved datastans».

Vanlige prøver

• Sett prøvene systematisk i stativ, feks. 1 rekke for hver pasient (som tilsendte prøver).  Rekvisisjonene legges under stativet i samme rekkefølge som prøvene. Det er viktig at prøvene blir sentrifugert forskriftsmessig. Etter sentrifugering settes rørene tilbake til samme plassering i stativet.
• NB!! Det er viktig å skrive klokkeslett for prøvetaking på rekvisisjonen.
• Når systemet er oppe igjen, tar en person ansvar for å registrere rekvisisjonene/forordningene.
• Bevar roen!!

Prøvetakingspoliklinikk

• Alle prøver til ø-hjelp leveres sammen med papirrekvisisjon. Hvis det er bestilt urinprøver på samme rekvisisjon som det er ø-hjelp, får urinprøven også BCA-etikett.
• Prøver som ikke er ø-hjelp, settes systematisk i stativ, feks. en rekke for hver pasient (som tilsendte prøver). Rekvisisjonene legges under stativet i samme rekkefølge som prøvene.
• Det er meget viktig at prøvene blir sentrifugert forskriftsmessig. Etter sentrifugering settes rørene tilbake til samme plassering i stativet.
• Når systemet er oppe igjen, tar en person ansvar for å registrere papirrekvisisjonene.

Blodkultur

• Dersom etiketter fra Helseplattformen ikke er tilgjengelig, bruk BCA-etiketter.

Medisinsk Mikrobiologi

• Papirrekvisisjonen, som følger med prøvene merkes med BCA-etiketter.
• I tillegg merkes prøve og utsåingsmedier med samme BCA-etiketter
• Etikettene som klistres på skålene, merkes med dato og pasient initialer.

Laboratorium

Arbeidsrutine

Blodbanken

Oppsett av blod

Generelt

Valg av blod:

Bruk blod av blodtype 0. Dersom lageret er begrenset, kan det brukes typelikt blod til pasienter, men da må blodtypen være bekreftet i to prøver.

Papirdokumentasjon

• Forliksbok
• Tomme transfusjonsjournaler. Husk at det kan lette arbeidet å skrive inn pasientopplysningene på en og så kopiere over på resten. Da er det bare tappenumrene som må fylles i for hånd.
• Oversiktsark for oppsatt blod til utleveringsprotokoll.
• Blodtype påføres transfusjonsjournalen med svart tusj.

Plassering av dokumentene

Selve oppsettet

Gyldig screening

Dersom du finner en prøve i kjøleskapet, kan pasienten ha en gyldig screening, og svaret kan hentes opp på IH500.

Men, screeningen er gyldig i eksakt 4 døgn (96 timer), så glassene som står i kjøleskapet må derfor kontrolleres på prøvetakingsdato og tidspunkt i forhold til holdbarhet (se etikett).

Husk at screeningen også skal være gyldig ved transfusjonstidspunktet.

Før utlevering av blod, må man sjekke antistofflista / antistoffkartoteket. Her vil man finne dem som har fått identifisert blodtypeantistoff. Glasset skal da være merket med rød etikett.

Vær oppmerksom på at glasset kan være rødmerket uten at vedkommende finnes på antistofflista. Det kan skyldes at antistoffet er uidentifiserbart eller av autoimmun type. Namsos kontakter da labvakt på Levanger for å slå opp i papirkartotek.

Negativ screening og ingen tidligere funn

• Sett opp enkelt forlik
• Fyll ut papirdokumentasjon
• Utlever

Positiv screening eller tidligere funn

• Følg de anbefalinger som er beskrevet i forhold til antistoff-funn (ALM-BB-Vakt; Antistoffscreening
• Fyll ut papirdokumentasjon
• Utlever

Ikke gyldig screening

• Sjekk antistofflista for å finne ut om pasienten har hatt antistoff tidligere
• Utfør AB0 og Rh(D)-typing, før resultatet i blodtypepermen
• Utfør antistoffscreening, før resultatet på blodtypeliste og screeningliste

Dersom det er nødvendig, må bakvakta kalles inn for identifisering.

En positiv screening som ikke dokumenteres på antistofflista, må sjekkes om forefinnes i papirkartoteket på Levanger.

Medisinsk Biokjemi

Vi vil kunne ha en blanding av prøver med BCA-etiketter, etiketter tatt ut før datastans (men ikke analysert), og etiketter fra Helseplattformen/Beaker

Alinity

• Velg Create Order/Specimen
• Skann eller skriv i feltet SID: (nødnummer/datanummer)
• Velg analyser + HIL
• ADD Order
• Kjør prøven som vanlig

Svarutgivelse;

• Velg Results/Specimen/Search/Skann eller skriv inn i SID-feltet (prøvenummer) /Done /Print/Result list report/Velg 2 på copies/Print
• Svarene skrives da ut (x2)

Svarene blir skrevet ut med et ark for hver pasient.

Det ene eksemplaret kan sendes som svarrapport til rekvirent.

Svar på prøver med barkode kan overføres til laboratoriedatasystemet når dette er i orden:

• Sjekk på Alinity at Host er slått på: «Query Mode» er slått på (on): (Configure/Computer/Host Setup/Interface options/Query Mode = On)

Velg Results/Specimen/Search/Skann eller skriv inn i SID-feltet (datanummer) /Done/Select all/Transmit

Sysmex

• Sett prøvene på plass i et rack
• Prøvenummer legges inn via WORKLIST
• Velg analysemetode
• SAVE tilslutt
• Dersom prøven ikke er merket med strekkode må den kjøres i manuell

Svarrapport skrives ut (x2) og legges ved rekvisisjonen. Det ene eksemplaret kan sendes som svarrapport til rekvirent.

Endring av prøvenr på Sysmex:

• Stå i Explorer på aktuell prøve
• Trykk Validate
• Trykk Modify
• Scann prøvenummer
• Ok
• Trykk Validate igjen

Sysmex CS-2500

• Velg Order. Switch order og velg Rack order.
• Oppgi Racknummer.
• Velg ønsket posisjon i racket
• Press Order Entry
• Scann prøvenummer (evt skriv inn)
• Velg ønskede analyser som skal utføres.
• Velg pil ned for å bestille neste prøve.
• Trykk OK når siste bestilling er utført

Cobas e411

Velg WorkPlace -> Test Selection -> evt. New Sequence -> Rack No, skriv inn racknr -> Pos, skriv inn hvilken posisjon prøven står i -> Sample ID, skriv inn prøvenr. ->Velg analyser -> Save -> Start

Svarutgivelse:

Velg Work Place -> Data Review -> Pipetting Date/Time (siste resultater blir liggende øverst), Marker prøvenr -> Print -> Rapport -> Print (trykk evt print 2 ganger hvis det skal gis ut en svarrapport til rekvirent i tillegg)

For overføring av svar fra øvrige analysemaskiner til Beaker når systemene er oppe igjen, se ALM-MB-IKT; Manuell overføring av prøvesvar fra analysemaskin til online-PC.

Medisinsk Mikrobiologi

• Hvis kortvarig stans, behandles og analyseres alle prøver i henhold til vanlig rutine/prosedyrer.
• Hvis stans over 1 døgn, vil analysering av polikliniske urinprøver med funn av gram-negative staver kunne settes opp med Phoenix. Vi må manuelt skrive inn BCA-nummer i stedet for å skanne inn prøvenummer.
• Øvrig analysering utføres som vanlig.

 Laboratorium

Arbeidsrutine

Blodbanken

Ingen egne rutiner for varsling i forbindelse med datastans:

• Positive screeninger ringes
• Avdeling varsles når blodprodukt er klart for henting

Medisinsk Biokjemi

Dersom Helseplattformen er utilgjengelig, kan svar skrives ut fra analysemaskiner.

Svarutskrift fra Alinity og Sysmex skrives ut og brukes som svarrapport. Svar på andre analyser kan påføres, evt kan analyser påføres papirrekvisisjon.

Alle svar på Hasteprøver skal ringes ut. Skriv «R» (Ringt) på hovedrekvisisjonen og på svarutskrifter.

Svar på prøver som ikke er Hasteprøver blir gitt ut som svarrutskrifter fra analyseinstrument og evt på kopi av hovedrekvisisjonen. Kopiene legges i svarhylle til avdelingene (Levanger) eller på benken i ekspedisjonen (Namsos). Skriv «K» (Kopi) på hovedrekvisisjonen og på svarutskrifter. Hovedrekvisisjonen og svarutskrifter arkiveres i egen kassett under datastansen; «Utstyr ved datastans».

Dersom Beaker er tilgjengelig, kan svarrapport skrives ut fra Beaker, se kapittel «C. Uttak av svarrapporter» i ALM-IKT; Svarrapportering, Beaker.

Medisinsk Mikrobiologi

Svarrapporteringen er avhengig av lengden på datastansen. Enkelte svar kan skrives ut fra instrument.

Svar kan gis ut pr. telefon ved behov.

Type datastans

Hva skal sjekkes?

1.     

Utføres av den som er på vakt når systemene er tilgjengelig igjen etter stans.

Dokumenteres stansen på ALM-IKT; Kvitteringsliste for testing etter datastans_1.

• Sjekk om prøve/prøvesvar for en pasient ser riktig ut

• Kontroller at etiketter kommer ut slik de skal
• Sjekk at analysering på analysemaskiner går greit (IM)
• Sjekk at svar overføres og ser riktig ut (Beaker/Helseplattformen)
• Sjekk overføring til/fra ProSang (Ankomstregistrering P538)
• Scann kvittert skjema og legg det inn på Teams – IKT-Kvalitet – Beaker – Datastans

2.     

Utføres av den som har fått dette ansvaret ifbm gjeldene oppgradering.

Funksjoner som skal testes og dokumenteres står i ALM-IKT; Kvitteringsliste for testing etter datastans_2.

• Pasient

• Velg en tilfeldig prøve som skal analyseres fra produksjon. OBS det skal ikke benytte testpasienter i Produksjon uten at det er strengt nødvendig! Ved behov kan det benyttes testpasient:
• 80164528476 Voksen K Femtiår Beaker (Kvinne)
• 80163261381 Voksen M Femtiår Beaker (Mann)

Rekvirentkode som kan benyttes ved behov for testing i produksjon etter oppgradering.

• Analyser:

• Scann kvittert skjema og legg det inn på Teams – IKT-Kvalitet – Beaker – Versjoner, finn riktig versjon for oppgradering
• I utgangspunktet skal det ikke være behov for testing etter oppgradering til ny versjon, da testingen er utført i Helsplattformens Testsystem av et utvalg personell fra Helseplattformen og Helseforetak

System

Arbeidsrutine

Beaker / Helseplattformen

Registrering av papirrekvisisjoner med BCA-etikett

Medisinsk Biokjemi

BCA-etikett skal stå på rekvisisjonen.

Rekvirent, dato og klokkeslett for prøvetaking skal også være påført.

Alle prøvesvar er skrevet på rekvisisjonen.

I kommentarfeltet i rekvireringsbildet (prøvekommentar), skrives det BCA-nummeret som er klistret på rekvisisjonen.

Etter registreringen skal etiketten fra Beaker / Helseplattformen klistres på hovedrekvisisjon ved siden av BCA-etiketten.

Prøverør som er ferdig behandlet trenger ikke merkes med nye etiketter, men prøver som står til senere analysering eller sending til andre laboratorier må merkes med nye etiketter.

Blodgasser som avdeling analyserer selv i perioden hvor systemet er nede, registreres ikke inn i Beaker i ettertid.

Medisinsk Mikrobiologi

Når datastansen er opphevet, innregistreres rekvisisjonene med BCA-nummer. De får nå tildelt prøvenummer i Beaker.

Rekvisisjoner påklistrer Beaker-etikett. Det vurderes i de enkelte tilfeller om alle medier skal påklistres Beaker-etikett. Dette er avhengig av hvor langt analysen er kommet.

Manuelle svarrapporter besvares nå i Beaker. Det legges også inn en kommentar om evt. forsinkelse pga. datastans.

Dokumentasjon

Rekvisisjon og manuelle prøvesvar scannes inn på pasient i Helseplattformen ved registrering etter datastans

Mottak (Beaker)

Forordninger som er registrert i Helseplattformen før stansen ligger på vent. Når systemene er opp igjen overføres disse til Beaker.

IM

Prøver med reelt prøvenummer (fra Beaker/Helseplattformen) som er ferdig analysert på analysemaskinene, kan overføres via IM når systemene er oppe igjen.

Se prosedyre ALM-MB-IKT; Manuell overføring av prøvesvar fra analysemaskin til online-PC

ProSang

• Prøvene besvares i Beaker
• Ankomstregistreres (verifiseres) i P538
• Forlik registreres inn i P610
• Kort leses inn på ID Reader når de er merket med prøvenummer

Manuell

svarinnlegging

Selv om de fleste analysemaskinene er koblet online via IM, har vi også analyser som utføres manuelt eller hvor analysemaskin ikke er koblet online. I slike tilfeller må svar legges inn i Beaker manuelt.

Dette gjelder også tilfeller hvor prøver er analysert med BCA-nummer på analysemaskin, hvor svar må legges inn i Beaker manuelt fra utskrift fra analysemaskin.

Manuell svarinnlegging skal tilstrebes å gjøres av to personer, hvor en legger inn svar, og den andre kontrollerer og dokumenteres i Rapporten «Kontroll av manuelt innlagte svar»