ARBEIDETS GANG
Svarrapport
Beaker produserer svarrapporter både elektronisk og i papirform. Det genereres en svarrapport per rekvisisjons ID. Svarrapportene blir styrt av informasjonen som er registrert for hver rekvirent i rekvirentregistret. Beaker sender elektronisk svar til RoS-modulen og via Norsk Helsenett til mottakere i primærhelsetjenesten.
Rapportformer
Rapportinnhold
|
Innhold |
Data |
|
Avsender |
Helse Nord-Tr ndelag HF, Avdeling for Laboratoriemedisin, Postadresse og webadresse |
|
Tidspunkt |
Rapportdato og klokkeslett |
|
Mottaker |
Rekvirentens navn og adresse |
|
Pasientdata |
Navn, fødselsnummer og adresse |
|
Prøvedata |
Rekvisisjonsnummer (RQ) Prøve tatt: dato og klokkeslett Prøve mottatt lab: dato og klokkeslett Rekvisisjonskommentar (gjelder hele prøven) |
|
Rapportstatus |
Delvis eller endelig/komplett rapport |
|
Analysedata |
Materialkode, analysenavn, analyseresultat, referanseområde, enhet og eventuell kommentar til analyseresultat. Verdier utenfor referansegrensene markeres. |
|
Resultatkommentar / Analysekommentar |
Informasjon vedrørende analyseresultat fra laboratoriet til rekvirenten |
|
Ikke ferdig analyse |
Angis under «Avventende tester» I RoS angis dette med «***» |
|
Kansellerte analyser |
Angis under «Avbrutte tester» inkl. registrert kanselleringsårsak Medisinsk Biokjemi – Dersom kanselleringsårsak skal rapporteres tilbake til rekvirent må årsak som ikke er markert med «(INTERN)» benyttes. Medisinsk Mikrobiologi – Ekstern kanselleringsårsak rapporteres elektronisk. |
|
Utførende lab |
Det angis hvilke laboratorier som har utført hvilke analysene. |
|
Akkrediteringsstatus |
Papirrapport: Det angis ikke akkrediteringsstatus pr analyse, men som kommentar «Laboratoriet er akkreditert av Norsk Akkreditering med TEST nr 201. Analyser som omfattes av akkrediteringsomfanget er tilgjengelig på www.akkreditert.no»
Elektronisk rapport: Ingen angivelse av akkreditering eller akkrediteringsstatus p.t. Under arbeid. |
Fremgangsmåte
Det er viktig at riktig rekvirentkode legges inn ved rekvirering. Kombinasjonen fødselsnummer (11 siffer) og rekvirentkode (rekvirent og autoriserende kliniker) sikrer at analysesvarene kommer fram til riktig rekvirent.
Beregning av svar
Enkelte analyser beregnes, dvs. at analysesvaret utregnes på grunnlag av andre analysesvar og en formel. Når de andre analysesvarene foreligger blir disse svarene beregnet automatisk i Beaker.
Vurdering/godkjenning av svar
Resultatene vurderes og eventuelt kommenteres før verifisering i Beaker.
Tidspunkt og signatur på brukeren som har verifisert svaret dokumenteres.
Direkte informasjon fra brukerhåndbøker inngår ikke i svarrapporten.
Referanseområder
Våre referanseområder står i vår Laboratoriehåndbok, på vår hjemmeside og i analysebladet for den enkelte analyse. I analysebladet for hver analyse er beslutningsgrunnlaget/referansen for valg av referanseområde oppgitt.
Oppfølgende tiltak i forbindelse med svar
Enkelte analysesvar som er utenfor definerte beslutningsgrenser, skal ringes til våre rekvirenter.
Medisinsk Biokjemi
På dagtid har ALMs ekspedisjoner ansvar for ringeoppgaver, de skal ringe svar som ligger på oppfølgingsoppgavelisten/ringeoppgaver i hht. egen prosedyre.
Utenom ordinær arbeidstid er det vaktene ved som ringer prøvesvar til rekvirent.
Etter at legekontorene har stengt er det Legevaktsentralene som kontaktes. For telefonnummer, se: ALM-; Ringerutiner for Medisinsk biokjemi og Blodbank.
Alle analysesvar som blir ringt dokumenteres i Beaker (komm.logg), og man bør skrive inn navn på Legekontor/Rekvirent og fullt navn på den som mottar telefonisk beskjed. Dokumentasjon fra komm.logg i Beaker overføres ikke, og er dermed ikke synlig, i RoS.
Se prosedyre: ALM-; Ringerutiner for Medisinsk biokjemi og Blodbank
Medisinsk Mikrobiologi
Mikrobiologisk svar som har stor betydning for den videre behandlingen av pasienten eller hvor det må iverksettes smitteverntiltak varsles raskt til rekvirent per telefon.
Se prosedyre: ALM-MM-Bakt; Varsling, frysing og videresending av bakterieisolat.
Alle analysesvar som blir ringt dokumenteres i Beaker (komm.logg).
Korrigeringer (endringer) av prøvesvar i svarrapport
Det er mulig å korrigere svar i Beaker og ny svarrapport genereres automatisk etter at nytt svar er verifisert.
Det vil fremkomme av rapporten at resultatet er korrigert.
Det skal om mulig ringes til rekvirenten når et svar er korrigert. Kommunikasjon med rekvirent dokumenteres i komm.logg.
Tilleggsrekvirering av analyser
Medisinsk Biokjemi
Vi skiller mellom tilleggsrekvirering fra rekvirent og fra
Medisinsk Biokjemi.
Tilleggsrekvirering fra rekvirent er beskrevet i prosedyre: ALM-IKT; Rekvirering i Beaker.
Ved tilleggsrekvirering av analyser ved Medisinsk Biokjemi
benyttes kommetaren «Smartfrase: PRREKVAMB» - «Analyse *** er rekvirert av Avdeling
for medisinsk biokjemi».
Det kan være behov for tilleggsrekvirering av analyser når analyser mangler ved
beregning/kalkulasjon av analysesvar som krever dette.
For hematologiske prøver kan det være behov for tilleggsrekvirering ved
svarutgivelser, se egen prosedyre ALM-MB; Sysmex XN Resultathåndtering i EPU.
For resultathåndtering se i metodebeskrivelsene for de enkelte analysene.
Medisinsk Mikrobiologi avviser eller tilleggsrekvirerer analyser etter oppgitte kliniske opplysninger og gitte kriterier i prosedyrer. Bestilte analyser som ikke utføres blir kommentert. Se EQS-prosedyre ALM-MM-Mottak; Valg av medier ved utsåing av bakteriologiske prøver.
I noen tilfeller kommer det bestillinger på å utføre f.eks. utvidet resistensbestemmelse med MIC, eller å videresende prøver på ulike analyser f.eks. resistens for sopp eller PCR av ulike agens. Dersom svaret er verifisert må svaret resultatkorrigeres, og det må dokumenteres enten på rekvisisjonsoppføring eller resultatregistrering hva som er tilleggsrekvirert.
Sletting av analyser eller rekvisisjon
Sletting skjer ved funksjonen «Avbryt» og dette vises som «Avbrutte tester» på svarrapporten. Når prøver skal kanselleres skal kanselleringsårsak oppgis. Kanselleringsårsak markert med (INTERN) rapporteres ikke tilbake til rekvirent, derfor er det viktig at det benyttes eksterne kanselleringsårsaker for at svarrapport skal rapporteres tilbake til RoS og journalsystemer i primærhelsetjenesten.
Svarrapportering
For å sikre riktig svartid har hver enkelt arbeidsstasjon og vaktpersoner ansvar for å kontrollere uteståendelistene kontinuerlig. Uteståendelistene skal brukes for å fange opp prøver som ikke er besvart/verifisert.
Hver enkelt arbeidsstasjon skal kontrollere sine uteståendelister.
Manuell svarinnlegging
De fleste analysemaskinene er koblet online vi Instrument Manager (IM).
Vi har også analyser som utføres manuelt eller hvor analysemaskin ikke er koblet online, og hvor svar må legges inn manuelt i Beaker. Det foreligger prosedyrer for manuell svarinnlegging på de ulike arbeidsstasjonene.
Svarrapportering
A. Muntlig
Telefonisk kontakt med vår ekspedisjon.
OBS! De som mottar prøvesvar må alltid presentere seg.
Pasienter får som hovedregel egne prøvesvar hos rekvirerende lege.
Unntak: Enkelte pasienter ved prøvetakingslaboratoriet har vi gitt tillatelse
til å ringe om prøvesvar. For eksempel: Pasienter som tar prøver ved vårt
prøvetakingslaboratorium kan etter avtale ringe ekspedisjon og få svar på
PT-INR. Dette gjelder også enkelte kreftpasienter som er under behandling.
|
Laboratorium |
Arbeidsrutine |
|
Avdeling for Laboratoriemedisin |
Negative MRSA-prøvesvar kan gis ut til ansatte i helsevesenet. |
|
Sykehuset Levanger (Medisinsk Biokjemi) |
Egen perm i ekspedisjonen med liste over pasienter som legen skriftlig har gitt tillatelse til å få sine prøvesvar ved henvendelse til vår ekspedisjon. Pasientene er ordnet alfabetisk og permen (plassering skranke 1) er merket «Godkjent for å få prøvesvar». |
|
Sykehuset Levanger (Medisinsk Mikrobiologi) |
Hvis skriftlig svar utgis til pasient, må denne identifisere seg, dvs. oppmøte med identifisering.
Kun helt spesielle tilfeller gjør at enkelte kan få direkte tilgang på svaret. Rekvirerende lege må avtale med ALM på forhånd. Dette må dokumenteres enten på rekvisisjon for aktuell prøve, eller dokumenteres i arbeidspermer for aktuelle prøvetyper. |
|
Sykehuset Namsos (Medisinsk Biokjemi) |
Egen perm med liste over pasienter som legen skriftlig har gitt tillatelse til å få sine prøvesvar ved henvendelse til ALM. Muntlig utgivelse av svar dokumenteres i hvert enkelt tilfelle og angis som kommentar på aktuell prøve. |
Primærhelsetjenesten kan ha behov for svar før de får svarrapportene.
Også sykehusets leger kan etterspørre svar på pasienter. Når rekvirenter ringer
og spør etter prøvesvar, legges det inn kommentar i Beaker.
Ved alle slike henvendelser er det viktig å få opplysninger om hvem som ringer.
Se relatert prosedyre: ALM-; Utlevering av opplysninger eller biologisk materiale til politi eller andre offentlige instanser.
B. På papir
Svarrapport på papir genereres automatisk fra Beaker til faste tidspunkt hver dag. Svarrapportene skrives ut på definert skriver i laboratoriets ekspedisjon.
Svarrapporter til poliklinikk og sengepost blir generert, men skrives ikke ut. Prøvesvar er tilgjengelig elektronisk så fort de er verifisert i laboratoriedatasystemet.
Det er for de fleste legekontor avviklet papirrapporter. Svarrapportene genereres, men skrives da ikke ut. Prøvesvar er tilgjengelig for legekontorene etter hvert uttrekk av elektroniske svar.
Overvåking av elektroniske meldinger gjøres etter prosedyre: ALM-IKT; Oppfølging av meldingskvitteringer for Beaker.
C. Uttak av svarrapporter i Beaker
I Beaker kan det tas ut papirrapporter ved å søk etter Resultatrapport (etter prøve), Resultatrapport (etter rekvisisjon), Resultatrapport (etter pasient) eller Resultatrapport (etter rekvisisjon).
Resultatrapport (etter rekvisisjon) kan for eksempel være aktuelt ved datastans:
Søk opp resultatrapporter i søkefeltet og velg aktuelt tilfelle.
Legg inn rekvisisjonsnummer og trykk godta. Rekvisisjonsnummeret finner du under prøveoppslag.
NB! Hak av for «Autoriserende kliniker» ved svarrapport til eksterne rekvirenter eller «Rekvirent» ved svarrapport til interne rekvirenter.
OBS! Dersom man ikke haker av noe, vil mottaker av svarrapporten være pasienten.
Ved mislykket utskrift
Ta vare på siste svarutskrift som er i orden. Vi må ha hjelp fra Hemit for å ta ut nye rapporter.
D. Elektronisk
Analysesvar som er godkjent er ferdigstilt fra laboratoriet.
Våre rekvirenter har tilgang til prøvesvar på forskjellig måte.
Interne rekvirenter
Svar på inneliggende og polikliniske pasienter er tilgjengelig når de er godkjent i Beaker via
- RoS
Primærleger
Legekontor som er tilkoblet Norsk HelseNett får overført sine analysesvar elektronisk til sine journalsystemer så fort analysene er verifisert i Beaker, med unntak dersom det foreligger en analyse på rekvisisjonen med regel om «vent-på-meg».
Sende elektroniske svar på nytt fra Beaker
· Hent aktuell rekvisisjon via «Rekvisisjonsoppslag»
· Trykk på fanen «Svarrapport og utskrift»
o Dersom denne mangler hentes den opp ved å:
- Trykke på Verktøyknappen lengst til venstre på verktøylinjen til aktiviteten hvor du ønsker å legge til en ny rapport.
- I vinduet som kommer opp, klikk på forstørrelsesglasset i rapport kolonnen.
- Velg hvilken rapport du vil legge til i aktiviteten og klikk Godta
- Rapporten du har valgt å legge til vil nå vises som en egen fane i verktøylinjen og du kan klikke på fanen for å gå til den rapporten.
· Trykk på «Send på nytt» under «Resultat sendt via grensesnitt»
· Legg inn «Årsak» til resending, f.eks. «Resendt pga tekniske feil»
· Under «Detaljer» kan man se når svar er sendt elektronisk
Elektroniske svar overvåkes i MTM. Se egen prosedyre ALM-IKT; Oppfølging av meldingskvitteringer for Beaker.
Svarrapportering av analyser utført ved andre laboratorier
Ved analyser sendt til laboratorier utenfor Helse Midt-Norge vil rekvirenten motta svarrapport direkte fra utførende laboratorium. Analysene besvares og rapporteres i Beaker med «SENDT».
Se EQS: ALM-; Sending av prøver til andre laboratorier og Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig).
Oppbevaring av analysesvar
Analysesvar lagres elektronisk i Beaker.
Analysesvar som er lagret i systemene NSL/NSML er i prinsippet lagret elektronisk til «evig tid». Det er usikkert hvor godt dette er før 1993, men fra da ble backuprutinene forbedret. Ansvarlig for dette er Hemit.
I ALM-; Kvalitetshåndboken til Avdeling for Laboratoriemedisin, HNT, kapittel «4.13 Kvalitetsregistre og tekniske registrer, pluss arkivering», er det beskrevet arkivering der papirutskrifter er involvert.
Hovedprinsippet er at registreringer som har hatt vesentlig innvirkning på prøvesvar eller blodprodukter skal arkiveres i minst 3 år, Blodbank i 99år.
Hver enhet har utarbeidet en oversikt over registreringer, som angir hvordan de ulike typene dokumenter oppbevares og eventuelle avvik fra 3 års regelen. I de tilfeller disse dokumentene ikke er oppbevart i nærheten av aktuelt utstyr/prosessområde er lagringssted tatt med i oversikten. Denne oversikten finnes i EQS dokumentet ALM-; Oversikt over registreringer ved ALM.