Hensikt
Sikre god og lik praksis for bruk av dokumentdelen i kvalitetssystemet.
Omfang
Prosedyren beskriver dokumenttypene i kvalitetssystemet og retningslinjer for oppretting og revisjon. I tillegg inneholder prosedyren en oversikt over egenskaper og bruk av disse.
Prosedyren gjelder for alle som er dokumentadministrator i kvalitetssystemet.
Ansvar
Ansvar og roller i kvalitetssystemet er nærmere spesifisert i Kvalitetssystemet - Roller og ansvar (Ikke tilgjengelig)
Arbeidsbeskrivelse
Nivåer i kvalitetssystemet
Dokumentstyringen i kvalitetssystemet består av flere nivåer. Dokumentadministrator må utvise eget skjønn i valg av riktig nivå, ved tvil kontakt enhetsadministrator eller toppadministrator. Det skilles mellom Regionale dokumenter, nivå 1- og nivå 2-dokumente:
· Nivå 1-dokumenter er globale dokumenter, som betyr at de er overordnede og gjelder for hele foretaket og alle ansatte. Nivå 1 dokumenter skal ha enheten «Helse Nord-Trøndelag».
· Nivå 2-dokumenter er lokale dokumenter, som betyr at de gjelder for en eller flere klinikker, avdelinger eller seksjoner. Nivå 2-dokumenter er supplement til nivå 1-dokumentene og skal som hovedregel ikke bryte med disse. Brudd på hovedregelen må dokumenteres. Nivå 2 dokumenter skal ikke ha enheten «Helse Nord-Trøndelag».
· Regionale prosedyrer er prosedyrer som er utarbeidet for hele eller deler av HMN. Disse utarbeides og forvaltes regionalt. For mer informasjon om regionale prosedyrer og prosess for opprettelse av disse se: Regionale fagprosedyrer - veiledningsmateriell (Ikke tilgjengelig) og Metodikk for standardisering av regionale fagprosedyrer (Ikke tilgjengelig). Regionale prosedyrer får automatisk enheten «Helse Nord-Trøndelag».
Dokumenter som hører hjemme i kvalitetssystemet
· Prosedyrer
· Instrukser og beskrivelser
· Retningslinjer og veiledere
· Prosesskart
· Brukerveiledninger
· Maler
· Sjekklister
· Organisasjonskart
· Risikorapporter (generert av EQS)
· iFrame-dokumenter (lenker til eksterne nettsider)
For nærmere beskrivelse av dokumentene – Se bakgrunn.
Før opprettelse av nytt dokument
Når dokumentadministrator skal opprette et nytt dokument må følgende vurderes:
· Hva er formålet med dokumentet? (Det kan være nyttig å spørre seg: Hvilken risiko skal dokumentet redusere?).
· Er kvalitetssystemet riktig plassering av dokumentet? (For eksempel: Løpende arbeidsdokumenter ligger i Teams, offentlige dokumenter, rapporter og referat skal ligge i elements).
· Finnes det allerede et dokument som har samme eller lignende funksjon? Kan dette revideres eller tilpasses?
· Bør dokumentet gjelde både Levanger, Namsos og/eller andre lokalisasjoner?
· Bør dokumentet gjelde på nivå 1 eller nivå 2?
· Bør dokumentet være regionalt?
o Se for mer info:Metodikk for standardisering av regionale fagprosedyrer (Ikke tilgjengelig)
Revisjon av eksisterende dokument
Før revisjon av et dokument må følgende vurderes:
· Er formålet fortsatt relevant?
· Kan dokumentet utfases?
· Finnes det nye eller andre dokument som har samme eller lignende funksjon? kan disse revideres, tilpasses eller sees i sammenheng?
· Bør dokumentet bli regionalt?
o Se for mer info:Metodikk for standardisering av regionale fagprosedyrer (Ikke tilgjengelig)
Vedlegg
Supplerende materiale som dokumenter eller filer.
Dokumenter der det er nødvendig med en versjonskontroll bør legges som PDF.
Egenskaper og bruk av disse
|
Tittel |
Skal være kort og beskrivende. Ord som retningslinje og funksjonsbeskrivelse o.l. bør ikke komme i starten av tittelen. Hovedregel: Det skal ikke være nødvendig å åpne dokumentet for å finne ut om det er relevant. Enhetsopplysninger/lokalisasjon bør være med i tittelen for å oppfylle det kravet. Eksempel: -SN eller Sykehuset Namsos for Namsos -SL eller Sykehuset Levanger for Levanger |
|
Dokumenttype |
Som hovedregel velges “HTML-dokument tilrettelagt for
arbeidsgruppe” når man utarbeider tekstdokumenter. HTML-dokument anbefales da det gir mulighet for at
medlemmer i arbeidsgruppe i EQS kan redigere i dokumentet. |
|
Dokumentkategorier |
Velg aktuelle dokumentkategorier som er relevant for dokumentet. |
|
Enhet |
Hvis dokumentet er et nivå 1-dokument skal Helse Nord-Trøndelag velges som enhet. For nivå 2 dokumenter bør høyest mulig nivå med underliggende enheter velges. Dette fordi valg av enhet for dokumentet påvirker synlighet i kategorier. |
|
Tilgang |
Angir hvem som skal ha leserrettighet. Standardvalg er «Alle». Valg av andre alternativ skal gjøres i dialog med toppadministrator via eqs.hjelp@helse-nordtrondelag.no. |
Nøkkelinfo - Avanserte egenskaper
Tabell - Nøkkelinfo – avanserte egenskaper:
|
Revisjonsnummer |
Angir versjonsnummer. Nytt dokument får revisjonsnummer 1.0. · Ved større endring endres tallet før punktum (eksempel: 1.0 til 2.0). · Ved mindre endringer endres tallet bak (eksempel: 2.1 til 2.2). |
|
Gyldig fra |
Standardvalget er «Godkjenningsdato». |
|
Revisjonsfrist |
Hovedregelen i HNT er 2 års revisjonsfrist. Den enkelte klinikk kan sette egne regler. |
|
Hva skjer etter revisjonsfrist |
Hovedregelen i HNT er “Dokumentet er fortsatt gyldig, men merkes med en advarsel». |
|
Utarbeidet ved enhet |
Enheten som har utarbeidet prosedyren. |
|
Søkeord og søkepoeng |
Søkepoeng er formelen som regner ut hvor høyt oppe et dokument vises når du søker på et ord i søkefeltet. Ord i tittelfeltet vektes 10 poeng, søkeordfeltet 2 poeng og ord i tekst 1 poeng ved hver forekomst. |
|
Kan eksporteres |
Kryss av for å muliggjøre eksport i EQS Public. «EQS Public-
dokumenter kan legges ut på internett.» |
Dokumentasjon av arbeidet
Revisjonskommentar
Her skal det skrives hva som er nytt eller endret i den aktuelle revisjonen. Kommentaren skal særlig tydeliggjøre det som endrer praksis.
Høring
Dokumentet kan/bør sendes til aktuelle representanter for involverte parter.
Godkjenning
Se: Kvalitetssystemet - Roller og ansvar (Ikke tilgjengelig)
Referanser
Det dokumenteres hvor informasjonen er hentet fra eller hvilke prosedyrer man tar utgangspunkt i hvis de ikke er henvist til i teksten.
