Innholdsfortegnelse klikkbar: Klikk på fanen Innhold▼

 

Hensikt og omfang

Sikre god og lik praksis for dokumentadministrering i EQS til HNT HF. Omfatter beskrivelse av hvordan en oppretter og reviderer dokument, inkludert valg av tittel og nøkkelinformasjon.
Dokumentet gjelder for ansatte som har fått rollen som dokumentadministrator i EQS. Mer omfattende brukerveiledning finnes nederst i inngangsbildet i EQS:

 

Ansvar

Dokumentansvarlig har ansvaret for å kjenne til og følge denne prosedyren. Godkjenner har det endelige ansvaret for det faglige innholdet.

Det er viktig at alle dokumentadministratorer har oversikt over egne dokumenter og varsler leder dersom de bytter avdeling, slutter i foretaket eller av andre årsaker ikke skal være dokumentadministrator lengre. Leder har da ansvar for å sørge for at dokumentene blir overført til ny dokumentadministrator og at vedkommende får opplæring.

 

Opprette nytt dokument

 

Før du oppretter et nytt dokument bør man sjekke nøye:

•         om det allerede finnes dokument som beskriver det som er aktuelt, eller om det aktuelle innholdet kan inkluderes i allerede eksisterende dokument.

•         at det er samsvar mellom overordnede dokument (nivå 1/«Globalt») og lokale dokument (nivå 2/«Lokalt»).

 

 

Gå til Arbeidsdel i EQS, velg Dokumenter – Nytt dokument

 

 

Tabell 1. Nøkkelinfo - Egenskaper

Tittel	Tittelen skal være slik at leseren oppfatter mest mulig av innholdet - uten å måtte åpne dokumentet, dvs. kunne forstå hvor aktuelt innholdet er ut fra en liste over titlene, f.eks. etter et søk. Tittelen skal være kort, men beskrive hovedinnholdet og alltid ha med et ord som viser dokumenttypen (prosedyre, retningslinje, sjekkliste, portal, prosesskart eller pasientforløp). Dersom dokumentet er regionalt vedtatt skal ordet «Regionalt dokument» være med i tittelen. Enhetsopplysninger/fagfelt kan være med i tittelen som prefiks foran tittelen. Eventuell enhetsspesifikk bruk av prefikser i tittel skal være beskrevet i et EQS-dokument og fritar en ikke for å ha beskrivende tittel. I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å oppgi sted sist i tittelen (for eksempel beredskapsplaner Levanger, Namsos). SL- eller SN- kan brukes unntaksvis dersom dokumentet bare gjelder et av sykehusene, og det skal stå først i tittelen.
Dokumenttype	Velg prosedyre, retningslinje, prosesskart, pasientforløp eller dokument som fil. Se Dokumentstyring og godkjenningsansvar for dokumenter i EQS (Ikke tilgjengelig) og Mal for EQS-prosedyre i HNT ( wordmal, prosedyremal) Hvis du velger dokumenttypen «Prosedyre word» kan ikke kollegaer i en eventuell arbeidsgruppe redigere/skrive i dokumentet. Velger du derimot å redigere i HTML-editor er dette mulig (husk å krysse av for valget). Man kan endre dokumentets dokumenttype underveis i skriveprosessen, men merk at dette i mange tilfeller medfører at man skifter dokumentformat og/eller må basere seg på en annen dokumentmal. Dokumentets innhold kan bli slettet når en endrer dokumenttype, ta derfor kopi før endring av dokumenttype. Det som beskrives i denne prosedyren gjelder uansett valg av dokumenttype. Se mer om valg av dokumenttype under «Lage innhold og redigere dokument».
Dokument - kategorier	Velg aktuell kategori/er i forhold til innhold. Hvilken kategori som velges kan være avgjørende for om dokumentet vil bli med i enhetens inngangsbilde og diverse prosesskart/portaler. Velg en eller flere dokumentkategorier ved å trykke på blyanten / Endre. Er du i tvil, kontakt din klinikk sin EQS-enhetsadministrator eller spør på fellesmailen: eqs.hjelp@helse-nordtrondelag.no Dokumentkategorimenyen er skjult i visningsdelen, men åpner seg ved å trykke på ikonet øverst til venstre i visningsdelen: Dokumentkategori kan forstås som skilleark i en papirperm. Der det er en liten pil (visningsdelen) eller et + (arbeidsdelen), vil du også finne underkategorier:
Enhet	Bestem hvilken Enhet dokumentet skal gjelde for. Din aktive enhet velges automatisk med mindre du endrer enhet / enheter. Trykk på «blyanten / Endre» for å endre enhet. Dokumentet blir gjeldende for underliggende enheter med mindre haken slås av. Er du i tvil om enhet, velg fortrinnsvis din klinikk som enhet.
Tilgang	Tilgang gir deg mulighet til å angi hvem som skal ha leserettigheter til et dokument i dokumentkategoriene i visningsdelen. Standardvalg er «Alle».
Varsling	Varsling styrer hvem som får dokumentene opp under «Nye dokumenter». En kan kun få varsling på dokumenter en har tilgang på. Standardvalg er «Valgte enheter»,

 

 

Når du har gjort dine valg (glem valget «Avanserte egenskaper» en stund) kan du trykke på:

Når du har trykket på Opprett dokument, vil valget av dokumenttype styre hva som skjer – følg instruksjonene som kommer opp på skjermen.

 

 

Lage innhold og redigere dokument

 

Trykk her for å redigere

Valget Word eller html er en smakssak. Html har mange «automatiske» funksjoner (f.ex. sette inn lenke til EQS dokument, prosesskart, filter, statusdiagram og bilder). Word er bedre dersom dokumentet har avanserte tabeller.

Velger du Rediger i HTML-editor får du opp den malen du valgte under dokumenttype. Denne kan du skrive direkte inn i.

Velger du Rediger i egen applikasjon får du opp den wordmalen du valgte under dokumenttype. Denne som du kan skrive direkte inn i. Du kan nå jobber i Word.
Lagre ved å trykke på  øverst i ve. hjørne. Du vil få se hvordan dokumentet ser ut ved å trykke Vis dokument

 

Dersom du allerede har skrevet mye av dokumentet i Word kan du importere til Word i EQS ved å velge Vis dokument/ Innhold/ Importer/ Velg fil (fra der du har lagret filen). Alternativet er å kopiere innholdet og lime det inn i EQS dokumentet enten det er Word eller html.

Sett inn overskriftene nivå 1, 2 og 3 - tilpasset teksten. Det genereres da automatisk en innholdsfortegnelse som leseren kan få frem ved å klikke på fanen «Innhold▼».

Bruk gjerne de dokumenttypene med hjelpetekst. Da får du tips til organiseringen og hovedoverskriftene kommer automatisk i rett format.

Det er noen spesifikke dokumenttyper, som Risikorapport som brukes for risikovurderinger.

 

Prosesskart

Prosesskart for arbeidsflyter, portaler, enhetens meny og pasientforløp - lages alle ved å bruke dokumenttypen prosesskart. Det er noen spesifikke prosesskartmaler for pasientforløp. Det er noen regler for figurbruk i HNT se
Mal figurer og symboler i prosesskart i Helse Nord-Trøndelag HF (HNT)

 

 

Prosedyre fil

«Prosedyre fil» er en måte å publisere/vise innholdet i et vedlegg direkte – uten å måtte åpne vedlegget fra Relatert eller via en lenke. Brukes f.eks. på rapporter som kan «stå for seg selv».

 

Vise nettside i EQS (iFrame)

Dette formatet gjør det mulig å vise en ekstern nettside dom dokument i EQS.

 

 

Nøkkelinfo – Avanserte egenskaper

 

Uansett valg av dokumenttype benyttes må det nedenforstående benyttes.

 

Avanserte egenskaper

 

 

Tabell 2 Nøkkelinfo – avanserte egenskaper

Revisjonsnummer	Hver dokumentrevisjon får en unik revisjons-ID (i tillegg til dokument-ID). Slik skilles de forskjellige revisjonene av ett og samme dokument, og gjør det mulig å ta vare på dokumentets historikk. Nytt dok får revisjonsnummer 1.0 Ved større endringer endrer dokumentadministrator tallet før punktum (da forventes det av leseren at hele dokumentet leses på nytt), og ved kun små endringer endrer dokumentadministrator nummeret bak punktum (da holder dert at leseren leser revisjonskommentaren inkl. henvisningene der). Bruk forslaget fra programmet, alternativt bruk nedtrekkslisten for å endre tall.
Gyldig fra	Angi hvilken dato dokument skal være gyldig fra. Standardvalget er «Godkjenningsdato» som innebærer at EQS setter inn datoen dokumentet blir godkjent.
Revisjonsfrist	Det er viktig at dokumenter i kvalitetsstyringssystemet holdes oppdatert. Gyldighetsperiode vurderes for hvert enkelt dokument når det utformes. Hovedregelen er 2 års gyldighet når ikke annet er bestemt.  Rapporter og referat som legges i EQS, gis en lang revisjonsfrist (for eksempel 5 år) og utfases ved revisjonsfrist. På den måten unngås at det er mange dokument med passert revisjonsfrist. Oppdatering skjer regelmessig etter plan, eller ved endring av praksis og lenker. Dokumentansvarlig får en påminning pr mail 30 dager før fristen går ut.
Hva skjer etter revisjonsfrist	Man må angi hva som skal skje med dokumentet, dersom det ikke har blitt revidert før revisjonsfristen. Det er tre mulige valg: Dokumentet utfases Dette innebærer at dokumentet utfases automatisk ved revisjonsfristen, og skjules for brukerne. Dokumentet er fortsatt gyldig Dokumentet fortsetter å være tilgjengelig i visningsdelen etter at revisjonsfristen er passert, uten noen endring for brukerne. Dokumentet er fortsatt gyldig, men merkes med en advarsel. Anbefalingen er å bruke denne. Når revisjonsfristen passeres, vil dokumentet da vises med en advarsel som varsler om at revisjonsfristen er passert, men at dokumentet fortsatt er gyldig. Dokumentadministrator får beskjed fra EQS-systemet under Oppgaver, og på mail når et dokument nærmer seg revisjonsfrist.   Det er viktig at alle dokumentadministratorer har oversikt over egne dokumenter og varsler leder dersom de bytter avdeling, slutter i foretaket eller av andre årsaker ikke skal være dokumentadministrator lengre. Leder har da ansvar for at dokumentene blir overført til ny dokumentadministrator og at vedkommende får opplæring.
Forfatter	Velg den / de som har utarbeidet innholdet i dokumentet. Forfatter er kun en opplysning, da det ikke er knyttet noen datamessige funksjoner eller rettigheter til denne.
Yrkesgrupper	Velg hvilke yrkesgruppe dokumentet skal gjelde for. Ved tvil velg alle ansatte.
Grupper	Her kan man velge grupper som enhetsadministrator har opprettet i EQS. Vanligvis står feltet blankt.
Utarbeidet ved enhet	Standardvalget er dokumentadministrators aktive enhet. Dette kan endres ved å åpne pilen og hake av aktuell enket. Valget styrer ikke hvem som har tilgang til dokumentet.
Søkeord	Det kan legges inn ekstra søkeord for å lette gjenfinning av dokumentet. Ved søk får en treff på disse søkeordene, på samme måte som for innhold i dokumentet. Skriv det du tror er sannsynlig at noen kan finne på å søke på (inkl. vanlige synonymer)  - vurder relevante søkeord på: norsk, dialekt og lokale uttrykk, latin, engelsk og typiske trykkfeil.
Dokument under utforming tilgjengelig for andre i arbeidsdelen	Vi anbefaler å hake av her. Dokumentet vil da være tilgjengelig for andre mens det er under utforming. Andre dokumentadministratorer kan da kunne relatere sitt dokument til dette dokumentet mens det fortsatt er under utforming.
Vis lenke for utskrift	Vi anbefaler å hake av her. Dette valget bestemmer om dokumentet skal presenteres i EQS med lenka «Skriv ut» og mulighet for å generere PDF. Det gir brukeren en utskriftsvennlig versjon av dokumentet og tilhørende informasjon. Utskrifter logges av EQS og brukere får et varsel dersom dokumentet kommer i ny revisjon.
Søkbart fra visningsdelen	Fjern avmerking dersom dokumentet ikke skal være tilgjengelig for søk fra visningsdelen. Dokumentet vil da kun vises ved søk fra arbeidsdelen. Anbefales generelt å la avkryssingen stå, dvs. ikke fjerne denne.
Kan eksporteres	Kryss av dersom ditt dokument skal være mulig å eksportere ved hjelp av «EQS Public». Det er da en viss sjanse for at dokumentet bli med i et eksportutvalg i «EQS-public» og dermed kan havne på internett.

 

 

Dokumentattributter

Dokumentattributt er en grunnegenskap som kan tillegges dokument ved behov for sortering av grupper av dokument. Kan bestilles av toppadministrator.

 

Nøkkelinfo–Revisjonskommentar

Her skal du skrive hva som er nytt eller endret i den aktuelle revisjonen. Revisjonskommentarene vises for alle bak dokument fanen «Mer info».

For eksempel ved versjon 1.0 er det tilstrekkelig å skrive «Nytt dokument». Ved små eller større endringer, skriv kort hva som er endret eller evt. Nytt – slik at lesere som er godt kjent med innholdet ikke trenger å lese hele dokumentet på nytt for å finne ut hva som er endret eller tilføyd.

 

Relatert

 

 

Man kan velge å legge til: Dokument – dette er EQS dokument, Vedlegg – ofte pdf-filer, kan ikke endres uten ny godkjenningsrunde, Lenker – fra internett eller intranett (NB! Lenker er bare en adresse slik at innholdet kan endre seg, Skjema - bare elektroniske skjema laget i EQS (ikke bruk dette skjemavalget).

 

Arbeidsgruppe

Velg eventuelt andre som skal være med i arbeidet med dokumentet og ha tilgang til dokumentet under utforming. Det er nå mulighet for at medlemmer i arbeidsgruppen kan redigere både html-tekst dokumenter og prosesskart. Husk å krysse av for at arbeidsgruppen skal kunne redigere i dokumentet.

 

 

 Tabell 3 Høring og godkjenning

Høring

Ved opprettelse av nye dokument eller store endringer av eksisterende dokument, anbefales det at aktuelle personer gis mulighet til å komme med innspill / kommentarer før det sendes til godkjenning. Dette kan om ønskelig gjøres i flere omganger for å få respons på innholdet, og gjøre jobben til godkjenner litt lettere. Høring på klinikk- / avdelings- / seksjonsnivå Dokumenter sendes til intern høring til aktuelle parter med angitt tidsfrist. Det er viktig å vurdere hvem det er relevant å få uttalelser fra. Høringsinstans kan være spesialister, fagpersoner, faginstanser, ledere, verneombud, tillitsvalgte, samarbeidspartnere, brukerorganisasjoner m.fl.- men ikke flere enn nødvendig. Dokument som utarbeides for å gjelde flere enheter skal sendes på høring til de involverte parter/enheter. Kontroller om fristen er tilstrekkelig.

Godkjenning

Ledere med linjeansvar godkjenner dokumenter på sin enhet. Godkjenningsansvar/rettigheter kan delegeres til medarbeider i egen avdeling. Dokumentadministrator bør ikke godkjenne eget dokument uten at dokumentet har vært på høring hos andre med tilsvarende eller høyere kompetanse. Dersom dokumentet har et omfang / tema som går utover eget myndighetsområde, må dokumentet legges fram for leder på høyere nivå. Generelle dokument gjeldende for to eller flere klinikker eller for hele foretaket godkjennes av fagsjef og relevant spesialist, men kan ha dok.adm. på fra klinikken. Se Dokumentstyring og godkjenningsansvar for dokumenter i EQS (Ikke tilgjengelig) Start godkjenningsrunde etter du har valgt deltaker/e (vanligvis bare en), velg frist og legg inn godkjenningskommentar. Denne kommentaren er det bare godkjenner som ser (ikke lesere) og kan være «Se revisjonskommentar» eller spesielle ønsker/informasjon til godkjenner.

 

Referanser

Svært viktig å dokumentere hvor informasjonene er hentet fra, dvs. sporbarheten.

Dette kan være i form av referansen til en vitenskapelig artikkel, anerkjent lærebok, konsensus rapporter, veileder, annen sporbar skriftlig dokumentasjon (f.eks. datert møtereferat som er lagret i Elements). Referanser skal være sporbare og entydige (referansenr, versjonsnr, dato, forfatter/ansvarlig, tidsskrift/bok/møtereferat, sidenr. etc.). Poenget er at leseren som ønsker det lett skal kunne finne det riktige dokumentet og den aktuelle informasjonen i dokumentet. Hvis mulig, gjerne også en link til referansedokumentet (men en link er ikke en referanse).

Har man ikke konkrete referanser så skriv: "Ut fra forfatters skjønn" eller "Rådende sedvane på avdelingen eller fagfeltet", men det må være unntaksvis.

Ansvarlig for at innholdet holder faglig mål er godkjenner, som påtar seg et betydelig større ansvar når det ikke er gode referanser til innholdet. Har man ikke fulgt innholdet i referansene skal det fremgå i teksten, og det blir da ekstra viktig at det er beskrevet at dokumentet har vært til høring hos relevante fagpersoner og leder. Hvem som har hatt dokumentet til høring kan eventuelt beskrives under Grunnlagsinformasjon. Dette er spesielt viktig for nye dokumenter (versjon 1.0 og senere store endringer). Selve høringssvarene arkiveres automatisk av EQS og skal vanligvis ikke gjengis i dokumentet.

Det forventes ikke, men dersom man vil være prof mht. referanser anbefales det det å bruke Vancouver-stilen (les mer om å referere til kilder – fra NTNU).

 

Brukerkommentarer til dokument

Brukerkommentarene kommer som systemmeldinger, vil man også kunne se disse i arbeidsdelen under Godkjente dokument – «Handlinger»/ «Brukerkommentarer».
De ser slik ut:

 

Relevant info i verktøylinjen i visningsdelen

 

Systemmeldinger i EQS

Brukerkommentarer kommer også som systemmelding. Man finner systemmeldinger øverst til høyre når man åpner EQS i visningsdelen.

Her kommer beskjed om brukerkommentarer til dokumentene du er administrator for, beskjed når dokument man har sendt på godkjenning er godkjent, beskjed når dokument man tidligere har skrevet ut har kommet i ny versjon, beskjed når dokument man har sendt på utfasing er blitt utfaset, når ens dokument har passert revisjonsfristen og må revideres, når man er blitt med på høringsrunder, når man har fått en oppgave i forhold meldinger og når et dokument, som er avhengig av og relatert til ditt dokument, er blitt revidert og når man er blitt fjernet fra en arbeidsgruppe rundt ett dokument. Man kan velge å hake av systemmeldingene og skjule disse. 

Man kan senere gå inn å lese de skjulte systemmeldingene ved først å gå inn på i Systemmeldinger og deretter trykke Skjulte systemmeldinger øverst til hø. i EQS.

 

 

Oppgaver i EQS

Man finner oppgaver øverst når man logger seg inn i EQS i visningsdelen. Her får man beskjed om Nye dokument, oversikt over Aktiviteter man skal gjøre (Årshjul), Oppgaver og Systemmeldinger.

 

Nye dokumenter i EQS

Når det kommer nye dokument inn i EQS som kan være aktuell for den enkelte ansatt, vil dette komme under fanen Nye dokumenter i visningsdelen av EQS. Hva som kommer i oppdateringslisten er avhengig av brukerprofil (yrkesgruppe og organisatorisk plassering). Man ser dokument som gjelder for sin yrkesgruppe ved sin seksjon, sin avdeling, sin klinikk og hele HNT HF.

Det er en forventning til alle ansatte at man sjekkes sin «Nye dokumenter» minst en gang i uken, for å se om det er dokumenter der som er relevante for sin funksjon eller stilling.

Klikker man på lenken og åpner dokumentet vil det forsvinne fra oppdateringslisten når man lukker det (alle dokumenter forsvinner fra «Nye dokumenter» 60 dager etter godkjenningsdatoen). Vil man lettvint se mer på dokumentet, kan man legge det til som favoritt og evt. fjerne det fra favoritter når det er lest. Når dokumentet er åpnet, trykker man på

Dokumentet legger seg da under Mine favoritter (synlig bare for deg), nederst i åpningsbildet av EQS.

Mine favoritter

Når man har åpnet et dokument blir det registrert som at det er lest. Haker man av og fjerner dokumentet uten å åpne det, blir det ikke registrert som lest.

 

 

Revisjon av dokument

I arbeidsdelen finner man sine godkjente dokumenter under «Dokumenter». Når det nærmer seg revisjonsfrist, bør man starte arbeidet med ny revisjon. Man kan gjerne starte arbeidet med ny revisjon rett etter godkjenning – skriv da hva du endrer etter hvert under Revisjonskommentar (så du ikke glemmer det). Åpne dokumentet i arbeidsdelen og velg Handlinger (under pilen til venstre i verktøylinjen).

Velg der «Lag ny revisjon». Evnt. «Gå til dokument under utforming» hvis allerede påbegynt ny revisjon, «Revisjonsfrist/Endre revisjonsfrist» eller «Start utfasingsrunde». Her kan man også se brukerkommentarer man bør ta hensyn til i ny revisjon..

Når man har startet på en ny revisjon, vil denne versjonen av dokumentet legge seg under fanen Under utforming i arbeidsdelen i EQS. Ansatte ser fortsatt bare den godkjente versjonen.

 

Endre revisjonsfrist

Dersom det ikke er noe behov for å revidere et dokument som nærmer seg eller er gått over revisjonsfristen kan man velge endre revisjonsfristen. Velg da «Endre revisjonsfrist» under «Handlinger».

 

Utfasing av dokument

Dersom dokumentet ikke lenger skal være i bruk/tilgjengelig må det utfases. Det gjøres på samme måte som ved godkjenning, dvs. man åpner dokumentet og under «Handlinger» velger man «Start utfasingsrunde».

Dokument som er utfaset vil ligge under en egen fane Utfasede dokumenter under Mine dokumenter i arbeidsdelen av EQS. Disse forsvinner ikke og man kan på ny lage en revisjon av disse.

 

Dokumentoversikt

I arbeidsdelen finner du «Dokumentoversikt» under «Dokumenter» i hovedmenyen. Oversikten kan vise alle dokumenter som du har lesetilgang til i hele HNTs EQS.

                       

Man kan lage seg oversikt over dokumenter og senere evt. lagre disse som Dokumentlister. Når du velger «Vis kriterier» får du se hvilke kriterier som er brukt for visning av resultatet i dokumentoversikten. Her kan du legge til eller fjerne kriterier. Alle kriterier som er satt opp må oppfylles. Husk alltid å trykke Oppdater når du har valgt et nytt kriterium.

 

Tilgjengelige kriterier:

Du finner en oversikt over mulighetene og de mange tilgjengelige kriteriene her.

 

Dokumentliste

Når du har fått en god dokumentoversikt, kan du lagre denne som dokumentliste med navn og beskrivelse. Man kan også eksportere resultatet til Excel.

           

Referanser

Extend sin brukerveiledning
Dokumentstyring og godkjenningsansvar for dokumenter i EQS (Ikke tilgjengelig)
Mal for EQS-prosedyre i HNT ( wordmal, prosedyremal)