Hensikt

Hensikten med denne veiledningen er å sikre at alle i Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM) har samme praksis i bruken av avdelingens prosedyremal: ALM-; Prosedyremal. Dette for at våre prosedyrer skal inneholde det samme minimum av informasjon, og at denne informasjonen er organisert på samme måte slik at den er lett å bruke og lett å finne.

En prosedyre har generelt flere hensikter: 

1.       Prosedyren skal inneholde nødvendig informasjon for at ansatte får utført analysen/oppgaven riktig, dvs. i henhold til beskrivelser og spesifikasjoner.

2.       Prosedyren skal sikre at svaret og/eller resultatet blir pålitelig og at dette kan dokumenteres. 

3.       Prosedyren skal dokumentere metodens ytelse eller referanse til hvor denne er. 

4.       Prosedyren skal i størst mulig grad dokumentere hvor de enkelte bestanddeler/trinn/ gjøremål og spesifikasjoner er hentet fra. Det kan summeres i Den generelle kvalitetsloven: «Alt det vesentlige vi gjør skal være forsvarlig, hensiktsmessig, sporbart og dokumentert» (O.A.Pedersen '06)

 

Omfang

Veiledningen gjelder for alle ansatte ved ALM.

Denne prosedyren er spesielt tilpasset metodebeskrivelse av analysemetoder, men ved å slette overskrifter (unntatt de fire nivå 1-overskriftene, dvs. hovedkapitlene: Hensikt, Omfang, Grunnlagsinformasjon og Arbeidsbeskrivelse) og moment en ikke finner relevant, kan den brukes til enhver type prosedyre. Muligheten til å fjerne overskrifter bør brukes aktivt. Denne malen er skrevet så generelt at den skal kunne brukes av 3 forskjellige fagområder samt for administrative prosedyrer.

Denne prosedyren inneholder av praktiske årsaker en god del informasjon om både EQS-generelt og dokumentstyringen ved ALM.

Informasjon om hvilket innhold som skal stå under de enkelte overskriftene i prosedyremalen finnes i denne prosedyren under overskriften «Arbeidsbeskrivelse», mens EQS og dokumentstyring er beskrevet under «Grunnlagsinformasjon» (se også ALM-; Kvalitetshåndboken til Avdeling for Laboratoriemedisin, HNT).

 

Grunnlagsinformasjon

HISTORIKK

I akkrediteringsprosessen og dannelsen av ALM hadde vi behov for en ny og felles mal som erstatning for rutiner de ulike laboratoriene har hatt tidligere. Vi har også lagt vekt på å være lojale mot den generelle prosedyremalen til Helse Nord-Trøndelag HF (Mal for EQS-prosedyre i HNT ( wordmal, prosedyremal)), og har med de samme 4 hovedkapitlene: Hensikt, Omfang, Grunnlagsinformasjon og Arbeidsbeskrivelse.

I tidligere utgaver av Microsoft Office var standard skrifttype Times New Roman, skriftstørrelse 12. Innebygde overskrift-stiler hadde skrift-typen Cambria som standard.  De fleste eksisterende prosedyrer er laget med disse skrift-typene. Det er ikke nødvendig å endre disse skrifttyper i eksisterende prosedyrer.

 

DOKUMENTSTYRING OG EQS

Tittel

Tittelen består av en arkivreferanse og et prosedyrenavn, og har 4 hovedhensikter:

1.       vise entydig hva prosedyren handler om

2.       gjøre det lett å finne prosedyren med søkefunksjonen

3.       gi mulighet for gruppering av søkeresultatet

4.       gi mulighet for å få et lite antall treff/prosedyrer ved søk

Tittelen til prosedyren skrives inn i EQS. Søkefunksjonen til EQS søker i både tittel og i teksten i dokumentet (treff i tittel presenteres først). Dersom det er flere måter å skrive sentrale/naturlige søkeord på (eller vanlige/forutsigbare skrivefeil eller lokale dialektord, engelske og latinske termer), er det gunstig at flest mulig av disse skrivemåtene tas med i et sted i dokumentet - gjerne under overskriften «Søkeord» for å sikre søketreff.

 

Prefiks

Tittelen begynner med et prefiks, som er nyttig i sammenheng med alfabetisk gruppering og søking etter prosedyrer. Alle prosedyrer til ALM begynner med «ALM-». Prosedyrer som angår en enhet bruker seksjonens forkortelse i tillegg:

ALM-; (Avdeling for Laboratoriemedisin)

ALM-BB-; (Blodbanken)

ALM-MB-; (Medisinsk Biokjemi)

ALM-MM-; (Medisinsk Mikrobiologi)

I tillegg kan man ha en internreferanse der det er praktisk med undergruppering. Det anbefales fortrinnsvis 3-4 beskrivende bokstaver som viser til underenhet, faggruppe eller annen hensiktsmessig gruppe. Eks: Sero; for serologi, Hem; for hematologi. Vær bevisst at EQS i mange sammenhenger sorterer prosedyrene alfabetisk, og da får rekkefølgen i prefikset konsekvenser.

ALM-MB-Hem;
(prefikset avsluttes med semikolon etterfulgt av et mellomrom før tittelen)

Egne prosedyrer kun for Namsos gis en -N bak enhetsforkortelsen og tilsvarende -L for Levanger.  Da blir arkivreferansen: «ALM-MB-N-Koag;» eller «ALM-MB-L-Koag;». Egne prosedyrer for bare ett av sykehusene skal vi på ALM bruke så lite som mulig. Dette fordi vi skal etterstrebe å lage prosedyrer som er så generelle at de skal gjelde ved begge sykehusene. Ved nødvendige likeverdige forskjeller brukes fortrinnsvis og/eller i prosedyreteksten, bare unntaksvis skrives at N gjør X og L gjør Y – og da helst i samme dokument (hvis hensiktsmessig).

Analysebeskrivelser/analyseblad i laboratoriehåndboka skal ikke ha prefiks.

 

Prosedyrenavnet

Prosedyrenavnet skal inneholde parameter (analysenavn) og hvis hensiktsmessig også instrumentnavn, analysemetode og prøvemateriale, eventuelt målgruppe og prosess. Tittelen bør være entydig og selvforklarende, og inneholde hensiktsmessige beskrivende ord som man kan tenke seg vil være naturlig å søke på for en som vil søke informasjon om emnet/prosedyren. Det er i utgangspunktet ingen begrensninger i lengden (antall tegn) på prosedyrenavnet, men det bør være kort og fortrinnsvis bare være én setning.

Når du har åpnet en prosedyre vil hele tittelen vises i en boks øverst, uansett hvilken fane man er inne på i EQS. I resultatlisten av et søk vises også hele tittelen.

 

Nummering av underversjoner

Mindre endringer medfører bare endringer i underversjon, dvs. fra 1.0 til 1.1. Bare store eller fundamentale endringer gir grunn til å forandre hovednr, dvs. fra 1.7 til 2.0. Dette er en vurderingssak, uten fasit. Ofte vil det være naturlig med en ny høringsrunde ved en ny hovedversjon.

 

Markering av endringer 

Når en prosedyre er revidert og ny underversjon sendt ut, skal brukerne under Revisjonskommentar, i fanen Mer info, finne en kort beskrivelse av hva som er endret eller hvor (overskriften, punktet) endringen er gjort. På denne måten er det ikke nødvendig for de som kan prosedyren godt å lese hele prosedyren (og sammenligne med forrige versjon) for å finne ut hva som er endret.  Dette er viktig for å spare tid og fordi den gamle versjonen ikke lenger er tilgjengelig for vanlige brukere. Ved ny hovedversjon er det så mange endringer at en forutsetter en at brukerne leser hele prosedyren på nytt, men det skal likevel skrives en kort beskrivelse av endringene.

 

«Gi kommentar»

Med et elektronisk basert dokumentstyringssystem skal vi ikke gjøre endringer i papirutgavene med penn. Alle oppfordres til å hjelpe forfatterne til å gjøre prosedyrene best mulig ved å bruke EQS-funksjonen «Gi kommentar» aktivt.

 

Markering av tekst

Behov for markering av tekst i Word gjøres fortrinnsvis med understreking eller kursiv. Vær oppmerksom ved bruk av farger da disse ikke vises i sort/hvit utskrift.

 

Overskrifter - skrifttyper og innhold - konsekvenser for EQS og fanen Innhold

Standard skrifttype i Word (Microsoft Office 2016) er «Calibri (brødtekst)», størrelse 11. Se også Historikk.

Det er 3 overskriftsnivåer som skal brukes: nivå 1, 2 og 3, både i Word og EQS. Ofte vil en ha behov for flere overskriftstyper/nivå. I malen er det lagt opp til to typer av både nivå 2 og 3 (dvs. en har 5 typer å velge mellom). Dette oppnås ved å skrive den ene med bare store bokstaver [type a] og den andre bare med små bokstaver (men stor forbokstav) [type b]. Selv om det i Word er mulig å bruke de skriftstørrelsene og fontene en vil for å markere overskrifter under nivå 3, er det ingen vits i fordi slike overskrifter pr dato ikke vil ha funksjonalitet som overskrift, men kan «rote til» layouten etter import til EQS.

I lange prosedyrer kan man flytte seg hurtig og direkte til en ønsket overskrift av nivå 1 og 2 ved å trykke på «Innhold». Både typene 2a og 2b vises da, men ikke typene 3a og 3b.

Svært store prosedyrer kan med fordel vurderes om det er hensiktsmessig mht. oppdatering og brukervennlighet å dele den i 2 eller 3. De ulike prosedyrene (delene) kan da «knyttes sammen» under fanen «Relatert» slik at en ikke trenger å søke for å få frem disse relaterte prosedyrene.

 

Bakgrunn

Hvis man ønsker noe bakgrunnsinformasjon utenfor selve hoveddokumentet, kan man bruke denne funksjonaliteten. Man kan velge å plassere et eller flere hovedkapitler («Hensikt», «Omfang», «Grunnlagsinformasjon») med tilhørende tekst under dokumentfanen «Bakgrunn». Det er kun hovedkapitler som kan plasseres i «Bakgrunn».

 

Detaljeringsgrad

Det vil videre alltid være en vurdering hvor detaljert en prosedyre skal være, og ingen har fasiten. En må balansere mellom at jo mer detaljert- jo lettere opplæring, men noe tyngre i daglig bruk. Husk at dataversjonen tolererer mye mer informasjon uten at det blir uoversiktlig. Dette pga. funksjonene «Innhold» og «Ctrl+F» (søk av enkeltord i dokumentet).

Man bør være forsiktig med å være for detaljert på forhold som det ofte oppstår behov for å endre, for eksempel: «lagres i kjøleskap nr X til høyre i rom Y».

 

Utskrifter

Plasseringen av hovedelementene under fanene innvirker ikke på utskriften av prosedyren (bruk «skriv ut» i EQS, ikke den til nettleseren), fanene kommer da i rekkefølgen: Innhold, Bakgrunn. Informasjonen under fanen: «Relatert» kommer på slutten av utskriften. Husk å unngå å bruke liggende sider, sideskift og «se side X», dette fungerer dårlig i web-format.

 

Vedlegg og linker

Vedlegg, linker til andre EQS-vedlegg, intranett og internett kan legges både i teksten og under fanen Relatert. Under Relatert legges EQS-vedlegg (dvs. diverse filer i f.eks. Word, Excel, Powerpoint, pdf, bilder, video), EQS-dokumenter (dvs. EQS-prosedyrer) og lenker (til Internett eller intranett). Disse lenkene kan ikke endres uten at hele prosedyren blir sendt til ny godkjenning. ¨
NB! Innholdet i lenker og dokumenter (EQS-dokumenter) under «Relatert» omfattes ikke av godkjenningen av dokumentet. Dette fordi innholdet i lenkene og EQS-dokumentene kan forandre seg etter at prosedyren er godkjent.

Dokumentadministratorene (ofte forfatterne) vil imidlertid få en elektronisk melding om at refererte EQS-dokument er revidert dersom en har krysset av for «avhengig». Vedlegg (inklusive innholdet i vedleggene) under «Relatert» blir «sperret» av EQS og kan ikke endres uten å godkjenne EQS-prosedyren på nytt. For filer med innhold som det er praktisk å kunne endre uten ny godkjenning av prosedyren er det en mulighet å legge inn lenker.

Man kan også gjerne legge inn lenker/hyperkoblinger i teksten, det øker brukervennligheten. Hyperkoblinger til andre EQS-prosedyrer i teksten er greit, men man må huske på å også sette dem inn som dokument under «Relatert» dersom man ønsker funksjonaliteten til EQS med varsling til dokumentadministratorene om oppdatering av relaterte dokument. Den beste måten å lage en link i teksten til et annet EQS dokument er å skrive følgende i teksten: «{ {EQSDocument 1234 new} }». (Lenken ligger også under Mer info.) Omramming med {{ og }} forteller EQS at det er en link til en EQS-prosedyre og 1234 er den aktuelle EQS-prosedyrens unike dokumentID.

 

Arbeidsbeskrivelse - for prosedyremalen

Det som presenteres nedenfor er en beskrivelse av forventet innhold under overskriftene og en «plukkliste» over momenter - i en fastsatt rekkefølge. Overskrifter nivå [1] skal ikke slettes eller endres. Alle andre overskrifter og momenter i malen kan slettes, og nye kan legges til. Rekkefølgen skal ikke endres. 
Dersom man ønsker å synliggjøre at et moment har vært vurdert, eller forventer at noen kan komme til å etterspørre forholdet - skriver man «ikke relevant» eller «ikke kjent» under overskriften/momentet. Dersom man ønsker å si noe om et punkt. men ikke har klart å innhente den ønskede informasjon eller avklaring før man måtte sende prosedyren til godkjenning, kan man skrive «avventer avklaring».

 

Hensikt [1]

En kort beskrivelse av hva den aktuelle prosedyren er beregnet brukt til.

 

Omfang [1]

En kort beskrivelse av hvem som skal følge/bruke prosedyren, og hvilke situasjoner og omfang den er beregnet brukt, eventuelt presisere områder/forhold den ikke gjelder for (avgrensing).

 

Grunnlagsinformasjon [1]

HISTORIKK [2a]

For eksempel: oppstartdato, endringer, årsak til endringer og konsekvenser av endringer, noe om tidligere metode og lignende. Er ment å være kortfattet.

 

ANALYSEPRINSIPP OG TERMINOLOGI [2a]

Beskrivelse av metodens prinsipp.

Termer kan forklares/defineres dersom prosedyren inneholder ord/uttrykk som ikke alle lesere umiddelbart forstår, kan forstås feil eller forfatter ønsker at termen skal forstås på en spesiell måte.

 

MEDISINSK INDIKASJON [2a]

Dette kan være en svært kort beskrivelse og/eller en henvisning til et relatert dokument (vedlegg, annet EQS-dokument eller en lenke/hyperkobling).

 

REFERANSER [2a]

I akkrediteringssammenheng er det svært viktig at det er helt entydig beskrevet hva som er hentet hvorfra, og at dette foreligger skriftlig, slik at det er mulig å finne det frem på forespørsel. Kan man kun referere til muntlige samtaler (ytterst sjelden) må det refereres til et skriftlig referat som dateres, underskrives og arkiveres.

Referanser skrives vanligvis slik: Forfatters navn, Dato, Tittel på artikkelen/tidsskriftet/boken/ rapporten/intern sammenstilling/notat (evnt. utgave/volum/sidenr), men momentene er viktigere enn rekkefølgen. Også manualer, software og pakningsvedlegg skal ha utgivelsestidspunkt og arkiv/referansenr. Unntaksvis kan en bruke formuleringer som: Skrevet ut fra forfatters skjønn, sedvane ved ALM (i x år) og/eller etablert nasjonal praksis i fagområdet (i x år).

Hovedreferanse: Det er denne referansen som prosedyren i hovedsak følger, og dersom det ikke står noe annet i prosedyren så antas alt å være hentet fra – og følge helt i detalj - denne hovedreferansen.

Dersom man på et punkt gjør noe annet (avviker fra) enn det som er angitt i denne hovedreferansen skal det påføres «avvik fra hovedreferanse (eller standard)» i teksten og henvises til en av tilleggsreferansene.

Dersom hovedreferansen er et strategidokument uten en samlet skriftlig konsensus, men sammensatt av flere separate dokument med forskjellige forfattere må det også henvises til det spesifikke dokumentet/forfatter som punktet/analysetrinnet er tatt fra (helst med side angivelse). Dette kan gjøres under tilleggsreferanser slik at en bare skriver (nr) i teksten.

Tilleggsreferanser: Tilleggsreferansene skrives her med et nr og parentes foran, og i teksten skrives/henvises det kun med dette dvs.: (2).  Dersom et punkt/forhold ikke er beskrevet i hovedreferansen skal man bare skrive henvisning til hvor det er hentet fra, altså bare henvise til en av tilleggsreferansene.

Offisielle godkjenninger: Her skrives henvisninger til godkjenninger fra for eksempel: CE-merket etter IVD-direktivet, FDA, AOAC, AFNOR og lignende (med sporbar referanse).

Eksterne valideringer: Her skrives henvisninger til valideringer (som f.eks. enda ikke har offentlig godkjenning) gjort av utstyrs- og/eller reagensleverandør, eller fra andre laboratorier.

Interne valideringer: Her skrives henvisninger (lenke, evnt. overskrift, forfatter, og dato) til valideringer og vurderinger som laboratoriet har gjort selv.

Høring: Høringer via Høringsrunde i EQS blir automatisk arkivert.  Dette blir presentert under «Mer info», men forsvinner ved ny revisjon. Dersom en ønsker å dokumentere at ressurspersoner har hatt dokumentet til høring utenfor EQS kan en skrive det her (eventuelt legge uttalelsen under fanen «Relatert». Man kan under Høring skrive f.eks «NN hadde versjon nr X.Y til høring:».

Nyttig litteratur: Dersom noe er særlig relevant og nyttig.

Vedlegg: En kan skrive: Se «Relatert». Der legges EQS-vedlegg (dvs. diverse filer i f.eks. Word, Excel, PowerPoint, pdf, bilder, video), EQS-dokumenter (dvs. EQS-prosedyrer) og lenker (til Internett eller diverse filer i intranettet f.eks. Word, Excel, PowerPoint, pdf, bilder, video).  Disse kan ikke endres uten at hele prosedyren blir sendt til ny godkjenning. Se overskriften «Vedlegg og linker» ovenfor.

 

AVVIK FRA HOVEDREFERANSE [2a]

Noen metodeavvik fra hovedreferansen dekkes ikke av tilleggsreferansene, og/eller det er behov for mer utfyllende kommentarer. Disse kommentarene samles under denne overskriften, spesielt dersom det er plasskrevende. Dersom metoden/analysen er validert uten dette metodeavviket må man være forberedt på å måtte dokumentere at metodeavviket ikke medfører negative konsekvenser for analysen. Det kan innebære at metoden må valideres med metodeavviket i bruk. Omfanget av en slik validering vil avhenge av hvor omfattende/gjennomgripende metodeavviket er (se prosedyre ALM-; Verifisering av produkt, metoder og utstyr.

 

METODENS YTELSE [2a]

Skriv hvor disse størrelsene er hentet fra. Hvis beregnet på eget laboratorium: beskriv grunnlaget (datapopulasjonen og metoden) for beregningen eller henvis til vedlegg hvor dette er dokumentert. Det vil ofte være den samme som referansen til «interne valideringer».

Måleusikkerhet: For instrumentmetoder oppgir ALM oftest Tolking av prøvesvar / måleusikkerhet, (tilfeldige feil) i form av CV% til kontrollmateriale for en beskrevet periode. Hvis hensiktsmessig, angi usikkerhetene for forskjellige måleområder/nivåer.
Dersom det ikke foreligger relevante beregninger av måleusikkerhet (som for eksempel ofte for mikrobiologi og blodbank) kan en henvise til et generelt dokument hvor de ulike bidragene til måleusikkerhet er opplistet/vurdert og hvor praktisk også gradert. Dersom den aktuelle metoden har forhold som ikke er tatt med i denne generelle prosedyren bør disse beskrives og hvis praktisk graderes under denne overskriften/her. Punktet med «Feilkilder og interferens» (potensielle bidrag til systematiske feil/bias) nedenfor må også vurderes uansett hva man velger å skrive under måleusikkerhet.

Måleområde:

Akkreditert måleområde:

Nedre og øvre deteksjonsgrense:

Spesifisitet:

Sensitivitet:

Presisjon (reproduserbarhet): oftest uttrykt vha. standardavvik eller varians.

Nøyaktighet (accuracy): Forholdet mellom feilen i målt verdi og sannverdi

Linearitet:

Andre:

 

STANDARDER/KALIBRATORER [2a]

Leverandør, sporbarhet, måleusikkerhet, holdbarhet/stabilitet, hyppighet, håndtering mm.

 

INTERN KVALITETSKONTROLL [2a]

Kontroller/referansematerialer

Mest mulig informasjon om sporbarheten til de benyttede kontroller, men ikke skriv så detaljert at en må lage ny prosedyreversjon for hver gang det kommer en ny batch, eventuelt henvis til informasjon i lenker, som kan holdes oppdatert uten at prosedyren må godkjennes på nytt.

 

EKSTERN KVALITETSKONTROLL [2a]

Beskriv deltakelse i sammenlignende laboratorieprøving (SLP, ringtest, ekstern kvalitetssikring), arrangør, hyppighet og matrix (prøvemateriale), eller henvis til annen dokumentasjon.

 

FORMLER BRUKT I AUTOMATISKE BEREGNINGER [2a]

OFTE STILTE SPØRSMÅL [2a]

Dersom en opplever eller forventer at flere spør etter det samme kan det være lurt å skrive spørsmålet og svaret her – så har en spart mye tid for mange.

 

Arbeidsbeskrivelse [1]

FLYTSKJEMA [2a]

Dette er et valgfritt punkt som kan utelates, men blir mer og mer vanlig. I praksis er det en tegning (med varierende grad av automatiserte funksjoner) eller sammendrag på fortrinnsvis en side, som viser analysens/ prosessens gang, og oppsummerer i stikkordsform de viktigste forholdene i og rundt de forskjellige trinn (nøkkelinformasjon). Denne siden kan for eksempel brukes som et hjelpeskjema på arbeidsbenken (siden må fortsatt være dokumentstyrt) eller til hurtig repetisjon av prosedyren.

 

ANSVAR [2a]

Hvem har hvilket ansvar, eventuelt oppsplittet på ulike deler av prosedyren.

 

HMS/sikkerhetsinformasjon [2b]

Advarsler og vernetiltak. Det henvises her til generelle dokument om HMS og vernetiltak. Her skrives kun det som er spesielt for denne prosedyren og ikke dekket av de generelle prosedyrene.

 

ARBEIDETS GANG [2a]

Spesielle forhold vedrørende godkjenning av rekvisisjonen og prøvematerialet [2b]

Spesielle krav til (utover det som står i generell prosedyre for dette) eller dokumentasjon av: type prøvemateriale, prøvetakingsutstyr og emballasje (konteiner/rør og eventuelle tilsetninger i disse), merking, prøvetakingstidspunkt, prøvetaker, mengde, beskaffenhet, alder, temperatur, forsendelsesmåte, oppbevaring etter mottak på egen laboratorium evnt. annet.

 

Spesielle forhold vedrørende prøvetaking og forberedelse av pasient [2b]

Prøvematerialet og bearbeidelse av dette [2b]

Reagenser og klargjøring av disse [2b]

Inkluderer substrat, kontroller, kalibratorer, referansematerialer og referansestammer.

 

Analyseutstyr og klargjøring av disse [2b]

Det bør beskrives klare og entydige kriterier/krav (i den grad det er hensiktsmessig) for hva som må være tilfredsstilt for at utstyr/instrument kan godkjennes til å være klar for å starte analysen/prosessen, eventuelt henvise til andre prosedyrer dersom det er hensiktsmessig.

 

Feilkilder og interferens [2b]

Svært viktig punkt, ofte eget punkt i utstyrsvedlegg/kit-insert. Punktet erstatter ikke «Måleusikkerhet» ovenfor.

 

Fremgangsmåte/Utførelse av analysen [2b]

Her er det mange typer analyser som skal innpasses, så her er friheten stor

 

Beregning av svar [2b]

Vurdering av svar [2b]

Gjelder i liten grad i forhold til klinikk.

 

REFERANSEOMRÅDER [3a]

Husk referanse og vurder å skrive kort historikk (sist endret fra verdiene x til y - fordi).

 

BIOLOGISK VARIASJON [3a]

Husk referanse.

 

Oppfølgende tiltak i forbindelse med svar [2b]

For eksempel melding til MSIS, ringerutiner til rekvirenter etc.

 

Etterrekvirering av takster/analyser [2b]

Godkjenning av svar [2b]

Gjelder i forhold til metode og praktisk gjennomføring av analysen.

Her skrives kun tillegg eller avvik fra de generelle prosedyrene for godkjenning av svar. Hvis praktisk, henvis til denne/disse.

 

Svarrapportering [2b]

Her skrives kun tillegg eller avvik fra de generelle prosedyrene for svarrapportering. Hvis praktisk, henvis til denne/disse.

 

Søkeord [2b]

Her skrives inn nøkkelord som det er naturlig å anta blir brukt for å få treff på prosedyren. I tillegg kan det være gunstig å ta med synonym (der det er relevant også på lokal dialekt, engelsk og latin) og typiske/vanlige feilskrivinger (c, h, med og uten bindestrek, enkel konsonant osv.).  Overskriften «Søkeord» er først tatt inn i prosedyremalen i juni 2006.

 

Egenskaper

I EQS har alle prosedyrer et sett med egenskaper. Disse egenskapene brukes til å definere hvordan og hvor prosedyren vises. Prosedyrens egenskaper kan ses under fanen Mer info.

Navn	Beskrivelse
Tittel	Prosedyrens tittel, består av prefiks og prosedyrenavn. Se Tittel.
Dokumenttype	Flere valg er mulig. De mest brukte er:
	Prosedyre «Fil» (import og visning av diverse filtyper)(Fil)	Brukes til f.eks skjema og regneark til utfylling. Filen åpnes i eget program. Kan ikke redigeres fra EQS – ny versjon må lastes inn i EQS på nytt Eksempel:
	Prosedyre (Word, tom - uten hjelpetekst)(Word)	Mest brukt. Prosedyren kan åpnes i Word og redigeres direkte. Ved nye prosedyrer kan ALM-; Prosedyremal brukes som utgangspunkt.
Dokumentkategorier	Her velges hvor i EQS-strukturen prosedyren skal ligge. EQS-strukturen er bygget etter ISO 15189, kapittel 4 og 5. Flere kategorier kan velges for hvert dokument, da blir dokumentet liggende i flere kategorier i EQS-strukturen. Analyseblad til laboratoriehåndbok legges under Analyser MM/MB/BB
Enheter	Din aktive enhet velges automatisk. For at alle ansatte i ALM skal kunne finne dokumentene i EQS-strukturen skal alle dokumenter i ALM ha enhet: Helse Nord-Trøndelag/Klinikk for intern service/Avd for Laboratoriemedisin (ALM). Kryss av for underliggende enheter.
Gyldig fra	Angi hvilken dato dokument skal være gyldig fra. Standardvalget er «Godkjenningsdato» som innebærer at EQS setter inn datoen dokumentet blir godkjent. Det kan også settes en dato frem i tid. Dette er nyttig hvis endringer skal gjelde fra en fastsatt dato.
Revisjonsfrist	Det er viktig at dokumenter i kvalitetsstyringssystemet holdes oppdatert. Gyldighetsperiode vurderes for hvert enkelt dokument når det utformes. Se retningslinjer i ALM-; Kvalitetshåndboken til Avdeling for Laboratoriemedisin, HNT, kapittel 4.3 Dokumentstyring
Hva skjer etter revisjonsfrist	Her velges: Dokumentet er fortsatt gyldig, men merkes med en advarsel Dette gir en gul varsellinje øverst i dokumentet når revisjonsfristen er passert. Man kan også velge at dokumentet utfases etter revisjonsfristen. Dette er aktuelt for f.eks SLP-rapporter. Dokumentadministrator får beskjed fra EQS-systemet under Oppgaver og på mail når et dokument nærmer seg revisjonsfrist.
Forfatter	Som regel samme som dokumentadministrator. Flere forfattere kan legges til.
Utarbeidet ved enhet	Standardvalget er dokumentadministrators aktive enhet. Valget styrer ikke hvem som har tilgang til dokumentet.
Kan eksporteres	Hovedregelen er at prosedyrer skal kunne eksporteres. Må velges for at prosedyren skal bli med i uttrekket til Norsk akkreditering. Alle dokumenter i laboratoriehåndboka må kunne eksporteres. Se for øvrig ALM-; Kvalitetshåndboken til Avdeling for Laboratoriemedisin, HNT, kapittel 4.3 Dokumentstyring