Prosedyren skal sikre at prøver fra primærhelsetjenesten (PHT) blir behandlet korrekt og at prøvene blir samholdt med rekvisisjon og merket med riktig etikett. Videre skal den sikre godkjenning av materiale til rekvirerte analyser.
Prosedyren gjelder for alt personale ved Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM), Sykehuset Levanger og Sykehuset Namsos som er opplært og godkjent for å utføre arbeidsoppgavene.
Laboratoriene i Helse Nord Trøndelag mottar prøver og prøvemateriale fra primærhelsetjenesten (PHT). Forsendelsene har primært vært via postgang.
Fra januar 2013 ble det også etablert en budtjeneste for enkelte legekontor. Prøvekasser med budtjeneste har gradvis blitt utvidet.
Januar 2018 ble det slutt på forsendelse av A-post, og prøveforsendelser til helseforetakene ble erstattet av en Nasjonal avtale som håndteres av Bring.
Hovedreferanse:
(1) Ingen relevant skriftlig dokumentasjon funnet, skrevet ut fra forfatters skjønn basert på sedvane.
Holdbarhet og kvalitet på prøvematerialet, evt hvilket prøvemateriale. Dette beskrives i ALM-MB-Oversikt over prøvemateriale og holdbarhet og Analyser som sendes andre laboratorier
Fagbioingeniør ved prøvefordeling ved Sykehuset Levanger har ansvar for at prosedyren er oppdatert.
Fagbioingeniørene ved prøvefordeling, Sykehuset Levanger og Sykehuset Namsos, har ansvar for:
• Opplæring.
• Kontakt med primærhelsetjenesten angående spørsmål om prøvetaking og lignende.
Den enkelte har ansvar for at prosedyren blir fulgt.
Ved mottak av eksterne postsendinger må det tas med i vurderingen at det kan oppstå situasjoner hvor vi kan motta postsendinger med biologisk agens, se overordnet Hendelser som gir spesielle utfordringer på foretaksnivå Punkt 4: Mistenkelige postsendinger.
Arbeidsoppgavene gjelder behandling av potensielt smittefarlig biologisk materiale og det må tas hensyn til dette ved å vurdere bruk av hansker og evt rengjøring ved søl av humant materiale. Se overordnede prosedyrer: Usterile engangshansker. Valg og bruk av usterile hansker og Desinfeksjon av gulv og inventar. Generell overflate og flekkdeisnfeksjon
Sykehuset Levanger:
Den som har arbeidsoppgaven Proteinlab, har
det daglige ansvaret for utpakking av prøver på morgenen og telefonkontakt med
primærhelsetjenesten.; ALM-L; Telefonliste til PHT.
Personalet på Mikrobiologen hjelper til med utpakking av post på morgenen hvis
det er nødvendig, evt. kommer for å hente sine prøver.
Personalet ved ekspedisjonen ved ALM har hovedansvaret for registrering i
datasystem, jfr ALM-L; Ekspedisjonen ved ALM-L, arbeidsoppgaver. Se prosedyrer: ALM-IKT; Rekvirering i Beaker og ALM-IKT; Bruk av mottaksmodul i Beaker
Utover dagen har personen med arbeidsoppgave prøvefordeling ansvar for prøver som kommer til laboratoriet. Alle konvolutter og kassen fra Kirkegata skal pakkes opp og analyseres, evt. minimum sjekkes for holdbarhet og øyeblikkelig hjelp før de settes i kjøleskap til neste dag.
Vær spesielt
oppmerksomme når blodutstryk er rekvirert. Vi kan lage utstryk hvis prøven er
tatt < 6 timer siden.
PT-INR oppbevares i romtemperatur. Dersom kjølig forsendelse eller oppbevaring
må prøven få romtemperatur før analysering.
Mikrobiologiske prøver som mottas utover dagen leveres inn på mikrobiologisk lab eller settes i kjøleskap K9. Prøver som mottas på kveld/natt mottaksregistreres og settes i kjøleskap K406 på fordelingsrommet.
Ettermiddagsvakt fra kontor og Mikrobiologen har hovedansvar med å tømme transportkassene fra PHT som blir levert med budbil ca. kl. 1500. Hvis kassene ikke kommer innen rimelig tid kontaktes sjåfør for budbilen ved Okkenhaug transport, tlf nr 469 86 625.
Ved tømming av kassene signeres det med
initialer og dato på liste ALM-MB-L; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Levanger for å ha kontroll med
hvilke legekontor vi har mottatt prøver fra.
Plastmapper med rekvisisjoner legges på benken, mens stativene med prøver
settes på trillebord. Tomme mapper for rekvisisjoner og tomme stativ legges i
kassene før tralla plasseres ved glassgangen.
Ta ut evt. PT-INR prøver og sett disse i merket stativ på fordelingsrommet. Merk INR-glasset med hvilket legekontor det kommer fra.
PTH skal sendes frosset fra primærhelsetjenesten. Unntak er kasse fra legekontor i Levanger og evt andre legekontor som har egen avtale for sending av PTH.
Sjekk mappene for eventuelle beskjeder om prøver som skal behandles spesielt.
Frosne prøver settes direkte i eget stativ i skuff nr. 1 i sendingsfryser (RTB033.3)
Rekvisisjonene og stativene med prøver behandles videre som beskrevet under Utpakking og registrering.
Blodprøver fra DMS Steinkjer og DMS Stjørdal mottaksregistreres og analyseres samme ettermiddag dersom vaktpersonalet har tid. Prøver som ikke blir fordelt og analysert samme ettermiddag settes på kjølerom til neste dag.
Sykehuset Namsos:
Utpakking av tilsendte prøver foretas av lab.assistenter og kontorpersonalet, og disse registrerer de mottatte prøvene i datasystem. Se prosedyrer: ALM-IKT; Rekvirering i Beaker, ALM-IKT; Bruk av mottaksmodul i Beaker og ALM-MB-N; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Namsos
Utover dagen har personen med arbeidsoppgave prøvefordeling ansvar for prøver som kommer til laboratoriet. Alle konvolutter, og kassene fra legekontor i Namsos, skal pakkes opp, registreres og analyseres,
Husk å bruke utpakkingsskjemaet på prøver som kommer fra sykehjem, bo- og service avdelinger og hjemmesykepleie utover dagen.
Prøvekasser fra legekontorene i distriktet leveres av Bring ved hovedinngang ca kl.16:15. Disse pakkes opp og prøver som skal sendes videre samme ettermiddag tas ut og pakkes for videre sending.
Kassene pakkes opp i felleskap av vaktpersonell og kontorpersonell, og sistnevnte registrerer disse i RoS/Beaker. Blir det ikke tid å registrere alle prøvene, settes de i kjøleskap eller på kjølerom til neste dag.
Ved tømming av kassene signeres det med initialer og dato på liste ALM-MB-N; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Namsos for å ha kontroll med hvilke legekontor vi har mottatt prøver fra. Prøvene plasseres i merkede stativer utfra hvilke legekontor de kommer fra. Tilhørende rekvisisjoner merkes med stativnr før de legges til registrering på ekspedisjon.
Ta ut evt. PT-INR prøver og sett disse i merket stativ på fordelingsrommet.
PTH skal sendes frosset fra primærhelsetjenesten. Disse settes i fryseskap på prøvefordeling. Merkes med etiketter etter registrering.
Rekvisisjonene og stativene med prøver behandles videre som beskrevet under Utpakking og registrering.
Vaktpersonalet på Medisinsk Biokjemi kan fordele og analysere prøver fra legekontor samme ettermiddag dersom vaktarbeid tillater dette. Prøver fra legekontor med elektronisk rekvirering skal prioriteres for mottaksregistrering og analysering. Prøver som ikke blir fordelt og analysert samme ettermiddag settes på kjølerom til neste dag.
Prøverørene og rekvisisjonen bør være merket med navn, fødselsdato og personnummer, rekvirent, kryss for rekvirerte analyser og prøvetakingstidspunkt, men minimum merket med sikker pasientidentifikasjon. Dersom det er uoverensstemmelser i forhold til identitet og rekvirent forsøkes dette løst på forsvarlig måte.
Utenlandske pasienter som ikke allerede har fått nødnummer må registreres i Klinisk Arbeidsflate / MyWay2PAS. De vil da få et reservenummer som personnummer, og dette nummeret stemmer ikke alltid med personnummeret som er oppgitt på rekvisisjonen. Her er det viktig at fullt navn og fødselsdato på prøveglass kontrolleres mot rekvisisjon og etter hvert prøveetiketter.
Når det er usikkerhet om identifikasjonen
av primærprøven eller primærprøven er av en slik beskaffenhet at resultatet er
usikkert, skal analyser ikke utføres.
Dersom primærprøven er uerstattelig eller kritisk, kan analyser utføres.
Resultater frigis ikke før rekvirerende lege eller personen som er ansvarlig
for prøvetakingen identifiserer og aksepterer prøven. Den ansvarlige personen
skal identifiseres i svarrapporten.
Rør og rekvisisjon kontrolleres mot hverandre. Holdbarhet og kvalitet på prøvematerialet vurderes. Om nødvendig sjekk i ALM-MB-Oversikt over prøvemateriale og holdbarhet
I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å legge til en rekvisisjonskommentar:
|
Problemstilling |
Rekvisisjonskommentar |
|
Manglende rekvirent påført rekvisisjon |
Rekvirentopplysninger mangler/mangelfull. Rekvirent er valgt ut fra pasientens historikk/pasientens fastlege. |
|
Mangler prøvetakingsdato |
Prøvetakingsdato manglet på rekvisisjonen. Vi har antatt valgt dato. |
|
Mangler klokkeslett for prøvetaking |
Prøvetakingstidspunkt manglet på rekvisisjonen. Vi har valgt kl. 09.00 |
|
Serum gel-rør > 2 døgn gammel |
Serumrør er over 2 døgn gammelt ved ankomst laboratoriet. Prøvesvar må vurderes i forhold til at holdbarheten på prøven er overskredet. |
(Når vi skriver inn en rekvisisjonskommentar skal det stå signatur bak kommentaren).
For EDTA til hematologi gjelder i
hovedsak holdbarhet 2-4 døgn for maskindiff og 4 døgn for "vanlig"
hematologi (se detaljer for enkeltparametere i ALM-MB-Oversikt over prøvemateriale og holdbarhet
Utstryk må være laget samme dag som prøven er tatt (maks 6 timer etter
prøvetaking) og EDTA-rør eller plot må følge med. Rekvisisjonene bør være
påført kliniske opplysninger. Kopi av rekvisisjon følger utstryk og EDTA-rør.
For prøver som er tatt < 6 timer siden, lager vi utstryk.
Ved blodtilblandet serum på gel-rør skal serum pipetteres over på plastrør før sentrifugering. Det bør legges til en rekvisisjonskommentar om at enkelte analysesvar er usikker pga. blodtilblandet serum. Denne kommentaren kan noteres på rekvisisjonen og legges til av de som registrerer prøvene. Sentrifugering utføres av den som pakker ut. Prøven analyseres som vanlig.
Dersom det er analyser som ikke kan utføres vil disse bli avbrutt med passende avbrytningsårsak i Beaker som vil være synlig for rekvirent. Årsaker til at analyser ikke kan utføres kan være:
• Umerket prøve (obs! prøver som kun er merket på transporthylse er å anse som umerket)
• For gammel prøve
• Dårlig sentrifugering
• Usentrifugert prøve (serumrør bør sentrifugeres innen 2 timer etter prøvetaking)
• Koagel i EDTA/citrat rør
• For lite prøvemateriale osv.
Prøver og rekvisisjoner som må oppklares/"etterforskes", settes i eget stativ merket; Ringestativ og tas hånd om av den som har proteinlab. evt. prøvefordeling. Noter problemstilling dersom det ikke er du selv som er ansvarlig for å ordne opp. Alle beskjeder dateres og signeres.
Det benyttes egne nummererte stativ til utpakkingen av prøver fra konvolutter/kasser. Prøverørene for hver pasient holdes samlet og settes i stativet. Rekvisisjonene holdes i samme rekkefølge og legges i bunke. Ved fullt stativ merkes rekvisisjonsbunken med stativnummer. Signer på kvitteringsliste ALM-MB-L; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Levanger og ALM-MB-N; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Namsos Disse oppbevares i perm merket; Kvitteringslister for prøver fra primærhelsetjenesten (Sykehuset Levanger) og Utpakkingsskjema (Sykehuset Namsos).
Sykehuset Levanger:
Postprøvene: Stativene og rekvisisjonene plasseres samlet på hylla og er
klar for registrering. Etter registrering holdes etikettene sammen med stativet
og den som har registrert prøvene signerer på kvitteringsskjema. Ved fordeling
klistres etikettene på prøverørene og prøvene mottaksregistreres i Beaker.
Deretter fordeles de i stativ til de ulike analysemaskinene evt. sendestativ.
Til slutt signerer den som har fordelt prøvene på kvitteringsliste.
Svangerskapsprøver settes i eget stativ med tilhørende rekvisisjoner i samme rekkefølge.
Prøver til Medisinsk Mikrobiologi leveres inn til mikrolab.
Transportkassene: De fleste legekontor har rekvirering i HP-Link som gjør at prøvene ankommer ferdig rekvirert fra legekontor og kan mottas direkte i Beaker. Enkelte legekontor benytter fortsatt papirrekvisisjon. Ettermiddagskvakt fra kontor har hovedansvar med å registrere papirrekvisisjonene tilhørende Medisinsk Biokjemi frem til kl. 18.00. Ettermiddagsvakt på Mikrobiologen har ansvaret for sine prøver og rekvisisjoner. Vaktene på Medisinsk Biokjemi kan mottaksregistrere prøver fra DMS på aftenvakt dersom det er tid innimellom vaktarbeidet. Dersom det ligger igjen uregistrerte rekvisisjoner etter kl. 18.00 blir disse registrert neste dag. Etter registrering gjøres det samme som beskrevet under postprøver.
Prøver med ROS rekvisisjoner: Prøvene settes i eget stativ merket «Tilsendte prøver registrert i ROS». Rekvisisjoner hentes opp og endres om nødvendig. Signatur på skjema for utpakking og registrering av den enkelte.
Sykehuset Namsos:
Stativene blir stående på benken, og rekvisisjonene leveres på kontoret for
registrering. Etter rekvirering holdes etikettene sammen med stativet
Ved fordeling klistres etikettene på prøverørene, som deretter fordeles i stativ til de ulike analysemaskinene evt. sendestativ. Den som har fordelt prøvene signerer på skjemaet; ALM-MB-N; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Namsos Husk å motta ALLE rør i Beaker før analysering.
Screening til svangerskapsprøver settes i sendestativ til Sykehuset Levanger, og prøver til Medisinsk Mikrobiologi settes i sendestativ i urin-kjøleskap.
Prøver som ankommer etter hovedutpakkingen behandles på samme måte som beskrevet over.
Hemolyse eller lang henstand på blodlegemer
kan influere på resultatet for enkelte analyser.
Prøvematerialet kan også ha begrenset holdbarhet.
For informasjon om den enkelte analyse, se analysens metodebeskrivelse eller
ALM-MB-Oversikt over prøvemateriale og holdbarhet