Beskrive de rutiner som inngår i arbeidet ved ekspedisjonen ved Avdeling for Laboratoriemedisin (ALM), Sykehuset Levanger.
Prosedyren gjelder alle ved ALM, Sykehuset Levanger som har fått opplæring i de rutiner som prosedyren omfatter.
Ekspedisjonen ved ALM er bemannet av kontorpersonell på dagtid fra kl. 07.30 – kl. 15.00 fra mandag til fredag. Resten av døgnet/uka er det vaktene ved Medisinsk Biokjemi som har ansvar for denne funksjonen.
Hovedreferanse:
(1) Ingen relevant skriftlig dokumentasjon funnet, skrevet ut fra forfatters skjønn og sedvane ved ALM
Tilleggsreferanser:
Prosedyrer:
(2) ALM-MB-L; Sjekkliste ved vaktskifte
Høring:
Versjon 1.0 har vært til høring hos driftsleder, fagansvarlig sekretær, andre bioingeniører/ansatte.
Vedlegg:
(3) ALM-MB-L; Sjekkliste for DAGLIGE RUTINER ved lab.kontor
Sekretær ved kontor har ansvar for at prosedyren er oppdatert.
Den enkelt ansatte har ansvar for at prosedyren blir fulgt.
Anne G. Nilsen har ansvar for opplæring i Beaker og RoS av personalet ved Felles poliklinisk ekspedisjon.
Målsetting, organisering og strategi informasjonssikkerhet og prosedyre: ALM-; Utlevering av opplysninger eller biologisk materiale til politi eller andre offentlige instanser. I ekspedisjonen ved ALM ligger det en besøksprotokoll som skal benyttes ved besøk av personer som ikke tilhører Helse Nord-Trøndelag HF. Besøkende skal skrive seg inn i denne når de kommer og kvittere når de forlater avdelingen.
Ekspedisjonen ved ALM har 4 arbeidsstasjoner, hvor 2 er aktivt i bruk:
· Skranke 1: Lab.kontor
· Skranke 2: Vanligvis ikke i bruk, kan fritt benyttes.
· Skranke 3: Vanligvis ikke i bruk, kan fritt benyttes.
· Skranke 4: Blodbank/registrering
Arbeidstid: 07.30 - 15.00, seinvakt 10.30 – 18.00.
· Morgenprogrammet fra dagen før ligger i kurv merket: Dagens prøverunder. Disse skannes og blir hivd etter kontroll at skanning har gått greit.
· Kvitteringslistene på inneliggende pasienter fra dagen før og frem til kl. 24.00, skannes og settes i permen på fordelingsrommet.
· Rekvisisjoner til polikliniske pasienter fra dagen før hentes fra prøvefordeling. Legges ved skranke 1. Bla raskt igjennom for å sortere ut senderekv. til prøver som skal sendes ut av HMN. Disse skannes i Beaker på rett pasient og rett prøve. Kvitteringslistene fra polkl. prøvetakingslab skannes og hives etter kontroll om at skanning er greit.
· Tilleggsrekvirering gjøres fortløpende etter hvert som det blir ringt om dette. Alle analyser blir etterrekvirert av kontor og effektuert av de som analyserer prøvene.
· Fylle ut rekvisisjoner på prøver som skal videresendes fra PHT til andre sykehus.
· Sjekk uteståendelister.
Svarrapporter som kommer ut i papirform, sorteres og pakkes slik at de går ut med posten kl. 14.00. i ukedagene.
Prøvekassene sendes Sykehuset Namsos på formiddagen, buss kl. 10.35. Disse er det assistenten som bringer til ISS for sending til Namsos. Sendingene skal dokumenteres på egne kvitteringslister. Disse henger ved pakkedisken for brev i ekspedisjonen. Se ALM-L-pre; Mottak og håndtering av prøver i kassen fra Namsos.
OBS!! Sjekk beskjedene på kassen. Tom osv. Sjekk temperatur og kvitter.
Vi pakker kun post til primærhelsetjenesten som må leveres internt postkontor før kl. 14.00. Blodprøver som skal videresendes ut av sykehuset blir også levert internt postkontor før kl. 14.00.
Sett over telefonen til den som har koordinator tlf. 7542 ved spørsmål om prøvetaking. Denne gir beskjed til de som har ansvar for prøvetaking. Ø-hjelp har tlf. 3035. Hjelper på Ø-hjelp har tlf. 7332.
Den som har Ø-hjelp holder oversikt selv. Avdelingene skal ringe ned viss de har prøver som bør tas før neste runde.
Beskjeder til ø-hjelp legges til høyre for Øhj-PC på prøvefordeling (Husk dato og initialer).
Vær behjelpelig med å lete opp prøvesvar, ta imot beskjed om tilleggsrekvireringer mm.
Svar finnes raskest i prøveoppslag etter pasient i Beaker, med 11-sifret-fødselsnummer.
Obs! De som mottar prøvesvar må alltid presentere seg ved utgivelse av prøvesvar til primærhelsetjenesten når det er noen annen enn rekvirenten som etterspør disse. Legg inn kommentar på data'n når svar gis ut/faxes.
Når rekvirenten ringer til ekspedisjonen og etterspør prøvesvar, dokumenteres dette i komm-log.
Pasienter får som hovedregel egne prøvesvar hos rekvirerende lege.
Unntak: Enkelte av de som vi tar prøver av ved prøvetakingslaboratoriet har vi gitt tillatelse til å ringe om prøvesvar, for eksempel de som tar PT-INR. Dette gjelder også enkelte kreftpasienter som er under behandling.
Vi har en perm i ekspedisjonen over pasienter som legen skriftlig har gitt tillatelse til å få sine prøvesvar fra vår ekspedisjon. Disse står alfabetisk i perm i skranke 1 merket: Godkjent for å få prøvesvar.
Let opp pasienten i prøveoppslag etter pasient, etterrekvirer ønsket analyse.
OBS! Ikke tilleggsrekvirer screening til blodbanken, de vil ha ny prøve.
Oversikt over prøvemateriale. Se ALM-MB-Oversikt over prøvemateriale og holdbarhet.
Kopi av denne står i flipp/flopp i ekspedisjonen ved ALM.
Kirkegata Legesenter
Ca kl. 13.00 går kontor over til Kirkegata Legesenter for å hente blodprøver. De tar med tom kasse dit og bytter med den som står i ekspedisjonene på Kirkegata Legekontor.
Varer/pakker
Varer/pakker fra eksterne leverandører blir levert på laboratoriet av ansatte fra sentrallageret. Dette kan være pakker som skal oppbevares frosset, kjølig eller i romtemperatur. Det er kontor sitt ansvar å finne ut så fort som mulig etter at pakkene er levert, hvem som skal ha disse pakkene. Viss det ikke står navn på pakken, spør fagbioingeniørene/spsialingeniørene eller evt. rop opp via callingen, hvem som skal ha pakkene som er ankommet. Pakkene skal ikke stå ved skranke 1 uten at det er gitt videre beskjed om hvem som skal ha de.
Ved all rekvirering gjelder prosedyre: ALM-IKT; Bruk av mottaksmodul i Beaker og ALM-IKT; Rekvirering i Beaker.
Det er utpakkers ansvar å skrive kommentarer på rekvisisjonen. Det skal alltid stå dato og initialer på den som har skrevet kommentaren. Kommentarer /meldinger til rekvirenten skrives som prøvekommentar i rekvireringsbildet. Bruk helst faste kommentarer.
For å få ut svarrapport må minst en analyse være rekvirert. Rekvirer i Beaker ¨x-prøvekommentar HMN MB¨. Legg inn valgte beskjed til rekvirentenSigner på kvitteringslista
Skjema for signering ved utpakking, registrering og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten på prøvefordeling, perm merket; ALM-MB-L; Skjema for signering ved mottak og fordeling av prøver fra primærhelsetjenesten Levanger.
Registrering av pasienter med reservepersonnummer
Sjekk nøye om pasiente er registrert tidligere. Søk etter pasienten med fødselsdato og navn separat før registrering med reservenummer. Tildeling av reservenummer gjøres i MyWay2PAS/Klinisk arbeidsflate. NB! Nasjonalitet er viktig for at videre inntektk for aktuell pasient skal bli riktig! OBS!! Kontor er best på dette.
Prøvene legges i kjøleskap, K9, til Medisinsk Mikrobiologi.
Blodbank/registering
· Registrering av tilsendte prøver i Beaker og RoS.
· Kalle inn blodgivere via Blodhund eller pr. telefon, fra 10 - 20 pr. dag. Ellers etter behov som kommer fra blodbankpersonalet. Se prosedyre: ALM-IKT; Administrasjon av innkalling (kallelsesstyring) for Blodhund.
· Nye blodgivere som har meldt seg via Blodhund (www.giblod.no) eller pr telefon kalles inn til registrering pr. telefon. Det gis avtale i Prosang.
· Ferdig godkjente nye blodgivere kalles inn pr. telefon i følge egen perm. Det skal helst ikke være mer enn to nye givere pr dag.
· Aferesetappinger av doble SAG innkalles pr. telefon.
Påse at besøkende skriver seg inn i besøksprotokollen når de kommer og kvitterer når de forlater avdelingen.
Vi utfører analysering av sædprøver fortrinnsvis annenhver tirsdag. Oversikt finnes i bestillingsbok.
Vi kan ta imot et begrenset antall, derfor har vi timebestilling. Ekspedisjonen tar imot bestillinger og noterer i perm merket; ”Bestilling av time til analysering av sædprøver”. Denne står i skranke 1. Disse rekvireres av bioingeniør som analyserer prøvene denne dagen.
Skifte toner på skrivere og faks.
Noter i driftsjournal når vedlikehold er utført og ved feilmeldinger på disse.
· Bestille rekvisita ved behov i SAP. Disse blir levert fortløpende.
· Hente pakker når ISS ringer.
· Sørge for at det som skal hentes av Transport Nyeng er greit til kl. 14.30.
· Bestille sendekonvolutter/rekvisisjoner for sending av prøver til laboratorier utenfor HMN.