Hensikt
Prosedyren skal sikre korrekt mottak av elektroniske rekvisisjoner fra Helseplattformen, HP-Link og Beaker. Rekvisisjoner bestilt i Helseplattformen og HP-Link overføres til fagsystemet Beaker så fort de er sendt fra disse systemene.
Omfang
Prosedyren gjelder for personell som tar prøver eller mottar prøver, og innregistrer disse.
Grunnlagsinformasjon
PM Mottaksmodul er en applikasjon som tidligere ble brukt for mottakskontroll og ankomstregistrering av biologisk materiale rekvirert i IHR (Interaktiv Henvisning og Rekvirering). PM Mottaksmodul ble erstattet av Epic Beaker 06.02.2021.
RoS PP er en applikasjon som tidligere ble brukt for mottakskontroll og ankomstregistrering av biologisk materiale rekvirert elektronisk via RoS-modulen i Doculive (RoS = Rekvisisjon og Svar). RoS-PP ble erstattet av Epic Beaker 06.02.2021.
IHR (Interaktov Henvisning og rekvirering) er en applikasjon som var tilgengelig via journalsystemene til rekvirenter i primærhelsetjenesten frem til mars 2024.
RoS er en applikasjon som var tilgengelig for rekvirenter via Doculive/EPJ (Elektronisk Pasientjournal), den ble erstattet av Helseplattformen 09.11.2024.
Alle prøver som er rekvirert i HP-Link eller Helseplattformen skal ha etikett påklistret, og skal mottaksregistreres i fagsystemet Beaker.
REFERANSER
Hovedreferanse:
Skrevet ut fra forfatters skjønn basert på sedvane.
Høring:
Versjon 3,0 har vært på høring hos Kjetil Landsem og Fred R Ingvaldsen.
Versjon 4.0 har vært på høring hos IKT-Koordinator og aktuell faggruppe (MB) i ALM.
Dataflytskjema
Figurene viser sammenhengen mellom RoS som erstattes av Helseplattformen 9.november 2024, og fagsystemet Beaker. IHR ble faset ut i mars 2024, men står oppført i flytskjema
- Rekvirenter i Spesialisthelsetjenesten har tilgang til Helseplattformen (tidligere RoS/Doculive) fra 9.november 2024
- Rekvirenter i Primærhelsetjenesten har tilgang til HP-Link
- Laboratoriet har tilgang til Helseplattformen og fagsystemet Beaker
Beskrivelse av Beaker/Helseplattformen/HP-Link -etikett
Se ALM; Beskrivelse av Beaker-etikett (Ikke tilgjengelig).
Arbeidsbeskrivelse
Ansvar
Bioingeniør ved prøvemottak har ansvar for at prosedyren blir fulgt.
IKT-Koordinator har ansvar for at prosedyren blir oppdatert i EQS.
Ankomstregistrering
Mottak
Mottak i Beaker brukes til innskanning av prøver rekvirert i Beaker, HP-Link eller Helseplattformen. Ved innskanning vil kun aktuell skannet beholder overføres til fagsystemet Beaker.
Manuelt mottak
- Dersom barkoden på glasset ikke er leselig kan man søke opp prøven ved å legge inn informasjon i feltet der det står «Legg til i scannet liste», velg Prøve, og så motta prøverøret manuelt:
- I feltet «prøve» kan en skrive prøverørsnummer
- I feltet «pasient» kan en skrive personnummer
- I feltet «pakkeliste» kan en skriver pakkelistenummer
- Dersom man søker på personnummer kan det komme opp flere prøverør, velg rett prøverør og klikk på motta:
- Velg årsak til at du ikke skanner etiketten ved å klikke på forstørrelsesglasset kommentarfeltet for å få opp alternativer:
- Prøverøret har da fått status mottatt
og årsak til overstyring kommer frem:
Forventede prøver til mottak - MB
Prøver fra Helseplattformen og HP-Link vil en finne ved klikke på Forventet:
Prøver rekvirert fra HP-Link, hvor elektronisk bestilling er sendt fra legekontor til Beaker, vil en også kunne se i denne visningen, men hvis en ønsker å filtrere spesifikt på disse kan det gjøres.
- Gå til aksjonsmenyen og velg visninger
- Velg Forventet – HP-Link
Forventede prøver til mottak – MM
Medisinsk mikrobiologi benytter visningen «Mottak – Forventet: Mikrobiologi», her finnes alle prøver.
Henting av prøven i Helseplattformen og Mottak i Beaker
- Polikliniske bestillinger skal hentes opp i pasientstasjon
og deretter tildeles time på lab ved hjelp av «Ett klikk», dette skal
utføres av Fellesekspedisjon og deretter komme opp på en arbeidsliste på
lab som heter
Den finner du ved hjelp av å søke RAT i søkefeltet i Beaker.
- Når pasienten kommer opp på denne listen kan du merke
pasienten og trykk
- Pasientens kønummer vil da merkes grønt på Kø-skjermen. Ta pasienten inn til prøvetaking.
- Etter at pasienten er ferdig, trykk
og
ok, pasienten vil da forsvinne fra listen. Det er viktig at pasienten
«sjekkes ut», da den først dukker opp på neste avdeling etter at vi har
sjekket den ut. - Åpne Beaker og gå inn i «Mottak»
- Skann inn alle prøvebeholdere to ganger for å sette prøvetakingstidspunkt og mottaksregistrere hele bestillingen.
Hvis ikke alle prøvebeholdere i en bestilling er scannet vil det være et symbol i kolonne D som vises for delvis mottatt:
Mottak av HP-Link-prøver i Beaker når pasient har med etikett
- Åpne Mottak
- Skann prøven
- Om barkoden er uleselig kan man søke opp ved hjelp av prøvenummer eller navn
- Endre til riktig dato og klokkeslett.
- Legg til eventuelle kommentarer
- Velg «Motta»
- Legg inn årsak til hvorfor prøve ikke er skannet
- Mottaksregistrert prøve markeres med grønn hake
Mottak av HP-Link-prøver i Beaker når pasient ikke har med etikett
- Pasient kan finnes i Mottaksliste under - Forventet
- Hvis bestilling ikke ligger i Forventet liste, bør en ta kontakt med aktuelt legekontor og be dem om å trykke på «Ta alle prøver». Bestillingen vil da dukke opp i forventetliste
Endring av en rekvisisjon som er mottatt
Dersom det er behov for å endre en rekvisisjon i Beaker, for eksempel oppdatere, legge til eller slette en analyse, så gjøres det i «Prøveoppslag (etter pasient)».
- Åpne «Prøveoppslag (etter pasient)»
- Søk opp pasient etter pasient-id
- Velg riktig pasient
- Fra «Prøveoppslag» velg aktuell prøve-id
- Velg «Prøveoppdatering»
- Gjør nødvendige endringer og trykk «Godta»
Slette en prøve/analyse
- Gå til aksjonsmenyen
- Velg «X Avbryt»
- Legg inn årsak til sletting og bekreft med «Ja»
- Kommentarer merket med «(INTERN)» sendes ikke ut til rekvirent
- Legg merke til at analysen har fått status «Avbrutt» og avslutt med «Godta»
OFTE STILTE SPØRSMÅL (FAQ)
- Hva gjør vi når hele eller deler av datasystemet er ute av drift?
- Se relatert prosedyre: ALM-IKT; Nødrutiner ved datastans .
|
|
Plassering |
|
Sykehuset Namsos |
Hylle ved Ø-hjelps PC |
|
Sykehuset Levanger |
Hylle ved fordelingsrom |