Forsvarlig håndtering av post og saksbehandling iht Arkivloven, Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Pasient- og brukerrettighetsloven og Spesialisthelsetjenesteloven.
Åpning av post adressert til Helse Nord-Trøndelag gjøres ved internt postmottak i Avdeling for service og dokumentforvaltning, HNT. All post som skal saksbehandles legges i saksarkiv (Elements). Henvisninger og post som gjelder pasientbehandling blir lagt i eget omslag og lagt i posthylla til BUP. Annen post blir også lagt i posthylla til BUP og hentes av sekretær.
Alle ansatte som mottar henvendelser som er gjenstand for saksbehandling sendes internt postmottak for registrering i saksarkiv (Elements). Dette kan eksempelvis være post adressert direkte til ansatte, e-post, muntlige henvendelser osv. som angår tjenestelige forhold. Muntlige henvendelser som vil bli gjenstand for saksbehandling dokumenteres i form av journalnotat i aktuelle pasientjournal. Kopi av notatet/ henvendelsen sendes internt postmottak.
Samarbeidsmøter, møteinnkallinger, referat fra ansvarsgruppemøter, basisteam o.l scannes i pasientens journal og legges til pasientansvarlig behandler. Medisinske opplysninger og eksterne lab.prøvesvar scannes bare i pasientens journal.
Internpost: Sekretær kontrollerer om konvoluttene inneholder post som skal scannes til pasientjournal før den legges til mottaker.
Brevmaler: Brevmal i Doculive eller Elements skal brukes ved besvarelser.
NB - gjelder all utsending av journaldokumentasjon:
Det skal journalføres med notat i pasientens journal at opplysninger er utlevert, til hvem og saksnummer i Elements.
For alle henvendelser gjelder Forvaltningslovens § 11a, 4 ukers svarfrist fra mottatt henvendelse, hvis ikke annet fremgår.
Post som skal saksbehandles oversendes fra internt postmottak via Elements til saksfordelere i Klinikk for kvinne, barn og familie/ BUP. Saksfordeler fordeler saker etter følgende instruks:
|
Oppgave |
Grunnlagsinformasjon |
Rutine |
Signering/ ansvar |
||
|---|---|---|---|---|---|
|
Forespørsel om kopi av journal fra pasient/ pårørende |
|
Alle anmodninger om innsyn i pasientjournal skal være skriftlig og registreres i Elements. Fordeles til seksjonsleder i aktuell enhet. Seksjonsleder videreformidler til pasientansvarlig behandler (PAB) for innstilling. PAB inkluderer behandlingsansvarlig og seksjonsleder ved behov. Seksjonsleder har ansvar for å svare ut henvendelsen. Saksfordeler BUP bistår seksjonsleder med å skrive ut journalkopi og lage svarbrev. |
Seksjonsleder
Saksfordeler i Elements BUP |
||
|
Anmodning om opplysninger fra politi, advokater, forsikringsselskap, barnevern, fylkesnemnd o.l. |
Besvarelser til forsikringsselskap og politi godtgjøres etter satser i normaltariff for leger. |
Alle anmodninger om opplysninger fra pasientjournal skal være skriftlig og registreres i Elements. Fordeles til seksjonsleder i aktuell enhet. Seksjonsleder videreformidler til pasientansvarlig behandler (PAB) for innstilling. PAB inkluderer behandlingsansvarlig og seksjonsleder ved behov. Seksjonsleder har ansvar for å svare ut henvendelsen. Saksfordeler BUP bistår seksjonsleder med å skrive ut journalkopi og lage svarbrev. Hvis det legges ved aktuelle kopier fra pasientens journal anføres det i svarbrev hvilke kopier som oversendes. For forsikringsselskap og politi: Påfør sum for honorar i svarbrevet. Send kopi av svarbrev til økonomiavdelingen. Økonomiavdelingen sender ut faktura. |
Seksjonsleder
Saksfordeler i Elements BUP |
||
|
Henvendelser fra NAV/ Helfo |
|
Foresatte (søkeren) søker NAV/ offentlig instans HNT mottar henvendelse fra NAV/ off. instans via Elements eller via henvendelse direkte fra foresatte. Saksfordeler i Elements sørger for at henvendelsen scannes i pasientens journal og legges med følgeskriv til PAB. Ved direkte henvendelse fra foresatte sendes henvendelsen til postmottak for registrering i Elements. PAB fyller ut aktuelle erklæring i mal i pasientens journal. Når PAB ikke er lege må erklæringen sendes til godkjenning og signering av behandlingsansvarlig lege, slik at takst utløses. Forside til NAV er vedlagt henvendelsen eller hentes på NAV sin hjemmeside. |
Den som signerer erklæringen sender den til NAV/ aktuelle instans. Behandlingsansvarlig lege skriver EPJ-melding til nærmeste sekretær som registrerer takst. |
||
|
Vitneinnkallinger til retten |
Fordeles til seksjonsleder i den enhet der innkalte er ansatt. Seksjonsleder informerer den ansatte. Hvis vitneinnkalling mottas direkte av den som er innkalt skal seksjonsleder orienteres og kopi sendes internt postkontor for registrering i Elements. |
Seksjonsleder |
|||
|
Klager fra pasient/ pårørende
|
|
Rådgiver i KBF mottar sak fra Seksjon for fag og kvalitet og fordeler sak til aktuelle seksjonsleder, med kopi til avdelingsoverlege og avdelingsleder. Seksjonsleder involverer relevant personell for vurdering og uttalelse. Vurdering oversendes avdelingsleder og avdelingsoverlege for konklusjon og eventuell videre intern behandling og besvarelse. Avdelingsleder oversender endelig svar på klage til rådgiver i KBF. Rådgiver oversender til saksbehandler i Seksjon for fag og kvalitet som ferdigstiller og ekspederer saken. |
Seksjonsleder
Avdelingsleder/ avdelingsoverlege
Rådgiver KBF |
||
| Samhandlingsavvik | Samhandlingsavvik og forbedringsforslag - Helse Nord-Trøndelag (hnt.no) |
Rådgiver i KBF mottar sak fra Seksjon for fag og kvalitet og fordeler sak til aktuelle seksjonsleder, med kopi til avdelingsoverlege og avdelingsleder. Seksjonsleder involverer relevant personell for vurdering og uttalelse. Vurdering oversendes avdelingsleder og avdelingsoverlege for konklusjon og eventuell videre intern behandling og besvarelse. Avdelingsleder oversender endelig svar på samhandlingsavvik til rådgiver i KBF. Rådgiver oversender til saksbehandler i Seksjon for fag og kvalitet som ferdigstiller og ekspederer saken. |
Seksjonsleder Avdelingsleder/ avdelingsoverlege
Rådgiver KBF |
||
|
Klage på avslag på henvisning (rettighetsklage) |
Pasient/ pårørende som klager på avslag om rett til helsehjelp har rett til fornyet vurdering jf. Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-3. |
Saksfordeler KBF mottar klage via Elements fra Seksjon for fag og kvalitet.. Saksfordeler oversender klagen til seksjonsleder som sørger for at klagen scannes inn i pasientens journal og legger til fornyet vurdering til Inntaksteam/ Avklaringsteam BUP. Hvis pasientens gis rett til helsehjelp etter fornyet vurdering sendes inntaksbrev fra pasientens journal på vanlig måte. Saksfordeler svarer til Seksjon for fag og kvalitet at pasienten er gitt rett til helsehjelp. Dersom avslag opprettholdes: BUP sender klagen med relevant dokumentasjon til Statsforvalteren via Elements. Statsforvalteren avgjør klagen. |
Seksjonsleder
Saksfordeler Elements |
||
|
Tilsynssaker (Statsforvalter og Helsetilsyn) |
|
Rådgiver i KBF mottar sak fra Seksjon for fag og kvalitet og fordeler sak til avdelingsleder med kopi til avdelingsoverlege. Avdelingsleder avklarer intern besvarelse i samarbeid med avdelingsoverlege og involverer eventuelt relevant personell for vurdering og uttalelse. Avdelingsoverlege/ avdelingsleder oversender besvarelse til rådgiver i KBF. Rådgiver oversender besvarelsen, journalkopi og annen relevant dokumentasjon til saksbehandler i Seksjon for fag og kvalitet som ferdigstiller og ekspederer saken. |
Avdelingsleder/ avdelingsoverlege
Rådgiver KBF |
||
|
NPE-saker |
Rådgiver i KBF mottar sak fra Seksjon for fag og kvalitet og fordeler sak til avdelingsoverlege, med kopi til avdelingsleder. Avdelingsoverlege vurderer om det skal lages uttalelse i saken fra BUP. Dette gjøres på standard skjema på npe.no Rådgiver KBF skriver ut kopi av aktuelle journalnotat og oversender journalkopi og eventuell uttalelse fra BUP til NPE. |
Avdelingsoverlege
Rådgiver KBF |
|||
|
Utgående saker fra BUP: |
|||||
|
Bekymringsmelding til barnevern eller helse- og omsorgstjenesten i kommunen |
Helsepersonells opplysningsplikt - barn (graviditet og rus, bekymringsmelding og politi) |
Melding skrives i egen mal i pasientens journal. Meldingen signeres av seksjonsleder. Sekretær sender original til aktuelle barneverntjeneste og kopi til rådgiver i KBF for registrering i Elements. For melding på ufødt barn eller barn som pårørende, og for detaljert beskrivelse av rutiner ved helsepersonells opplysningsplikt se prosedyre 13302 |
PAB og seksjonsleder | ||
|
Samhandlingsavvik
|
Samhandlingsavvik og forbedringsforslag - Helse Nord-Trøndelag (hnt.no) | Leder for enhet der samhandlingsavvik skjer har ansvar for å melde avviket. Skrives i mal for samhandlingsavvik. Orginal sendes kommunen/ aktøren det gjelder. Kopi sendes rådgiver KBF for registrering og arkivering i Elements. |
Leder Rådgiver KBF |
||
|
|
|
|---|
Søkeord:
Postrutiner, post, saksbehandling, Elements, saksarkiv, ePhorte, forvaltningsloven, klage