ABD-; Dokumentert informasjon v. 2.2

Dokumentert informasjon – Avdeling for Bildediagnostikk

Overordnet dokumentasjon HNT:

Hva som skal dokumenteres, hvordan det skal dokumenteres og hvor det skal dokumenteres er beskrevet i følgende prosedyrer som ABD er underlagt:

Kontroll med registreringer

Dokumentstyring og godkjenningsansvar for dokumenter i EQS (Ikke tilgjengelig)

HNT Kvalitetsstyringsystembeskrivelse

Lagring av dokumenter i ABD:

  • Styrende dokumenter skal ligge i EQS
  • Medarbeidersamtaler, kurs, dokumentasjon- og kompetansekartelling dokumenteres i kompetanseportalen
  • EQS og Elements er ABDs hovedbibliotek og arkivsystem for dokumenter
  • Teams brukes til å lagre dokumenter som ikke er arkivverdig, men nødvendig for drift av avdelingen. 

Teams:

  • Teams skal i hovedsak brukes til lagring av avdelingsdokumentasjon de ansatte har krav på innsyn i, som f.eks. møtereferat, dokumentasjon fra internundervisning, interne revisjoner, ledelsens gjennomgåelse, ROS-analyser, statistikk, resultater av målinger og kontroller, sjekklister og handlingsplaner
  • Det har også et personlig område som brukes til mellomlagring av prosedyrer, foreløpig arbeid samt evt. personlig dokumentasjon (oppskrifter, brev, bilder o.a.)

EQS- Extend Quality System:

Kvalitetsregistre, tekniske registre og arkivering

  • Månedlige økonomi- og produksjonsresultater gjøres i månedsrapporter
  • Servicerapporter av medisinsk utstyr ivaretas av MTA og lagres i Medusa. Medisinsk fysiker oversender rapporter fra kvalitetskontroller og årskontroller til MTA, som arkiverer det i Medusa. Avdelingsleder får kopi av rapporter til informasjon.
  • Dokumenter i forbindelse med interne revisjoner, eksterne revisjoner, ledelsens gjennomgang, handlingsplan og avdelingsråd lagres på avdelingens Team.
  • Alle pasientopplysing lagres i Sectra PACS/RIS, & Docuslive. Fra November 2024 tar helseplattformen over for Sectra RIS & Doculive.
  • Papirhenvisninger som er scannet inn hentes av kontorpersonell, arkiveres i 1 år og makuleres
  • Arkivering av regnskapsrelaterte dokument ivaretas av økonomiavdelingen etter gjeldende regelverk
  • Medisinsk teknisk avdeling (MTA) anvender kvalitetssystemet Medusa for dokumentasjon av kontroll, service og reprasjoner.
  • ABD SL: Personell med fagansvar i ABD foretar registreringer i Medusa etter følgende prosedyre; ABD-; Bruk av Medusa. Det ligger i tillegg laminerte kortversjoner av prosedyre for bruk av loggbok på hver lab.
    • ABD NA: MTA tar seg av registrering i medusa på vegne av ABD.
  • GDPR; se Taushetsplikt - den enkeltes ansvar (Ikke tilgjengelig) og Personvern