Styring og ledelse av endringer - endringskontroll v. 1.2
 

Hensikt

Sikre at endringer gjennomføres på en forsvarlig måte ved at de blir kvalitetssikret, risikovurdert, styrt, evaluert og dokumentert.
 

Omfang

Metodikken gjelder for alle typer vesentlige endringer, men arbeidets omfang må tilpasses endringens størrelse og kompleksitet. Eksempler kan være nytt utstyr, nye behandlingsmetoder, ny kompetanse, nye dataprogram/elektroniske systemer, nye arealbehov, endrede arbeidsprosesser o.l. For organisasjonsmessige endringer er det en egne prosedyrer: Omstillingsprosessen - Før beslutning (Ikke tilgjengelig) . Det er også egne prosedyrer innen prosjektmetodikk: HNT - Prosjektmetodikk (Ikke tilgjengelig) og for analysemetoder.
 

Arbeidsbeskrivelse

Ansvar

Leder har ansvar for at alle endringsprosesser innen sitt ansvarsområde blir styrt. Denne styringen - inkl. valg av ansvarlig og eventuelt delansvarlige - dokumenteres gjennom utfylling av vedlagte skjema til denne prosedyren. Skjemaet kan legges som vedlegg til aktuelt forbedringsforslag i EQS eller i Elements.

Før oppstart: Hvordan vet man at det er et behov for endringen og at endringen er en forbedring? Dette bør beskrives før iverksettelse, slik at det kan brukes i evalueringene om endringen har vært vellykket. Alle endringer skal basere seg på HNT sin  kvalitetspolitikk og miljøpolitikk, føringer fra eier, samt lover og forskrifter. Risikovurdering av pasientsikkerhet må inngå i planlegging, gjennomføring og evaluering av alle tiltak innad og på tvers av tjenestenivå, i tråd med regionalt rammeverk for risikostyring.

Arbeidets gang

Omfanget av de enkelte trinnene (inkl. mengden dokumentasjon) er avhengig av - og bør stå i forhold til endringens størrelse og kompleksitet. Er endringen liten  eller ukomplisert - gjør det enkelt.
 

1. Beskrive endringen, formålet og gevinsten med endringen (potensielle konsekvenser)

2. Beslutte om konsekvensutredning skal gjøres

3. Konsekvensutrede endringen* 

    - Risikovurdere endringen, eventuelt utføre en ROS-vurdering

    - Fastsette mål (inkl. nye muligheter) som skal oppnås med endringen (kvalitative og kvantitative)

4. Beslutte om endringen skal gjennomføres (ut fra pkt. 3 vurdere om beregnet gevinst står i forhold til kostnadene og risikoen)

5. Lage en plan for iverksettelse (vurder om det er hensiktsmessig med småskala/pilot utprøving først)

6. Beslutte iverksettelse av planene i pkt. 5 

7. Iverksette endringen

8. Evaluering av den implementerte endringen

9. Eventuell justert endring eller ny praksis som følge av evalueringen

 

*Konsekvensutreding innebærer også bl.a.:  gevinst pasientbehandling, sikkerhet, forsvarlighet, kvalitet, HMS ansatte, kapasitet (ressurser), bemanning, kompetanse, ytre miljø, IKT, instrumentering, tekniske forhold, bygningsmessige forhold,  organisasjonsmessige forhold (inkl. ansvar og myndighet), lov- og forskriftsmessige hensyn, ledelsessystemet for kvalitet, økonomi, berørte prosesser og interesseparter internt og eksternt, samt behov for kommunikasjon og informasjon. Dette dokumenteres i skjemaet: "Skjema for endringskontroll" (vedlegg til denne prosedyren). 

 

Utfylling av "Skjema for endringskontroll"

Skjemaet - vedlagt under Relatert - har form som en sjekkliste. Dersom det er mindre endringer med lav risiko - kan mange av punktene under "Konsekvensutredning" i skjemaet fylles ut med kommentaren "Vurdert ikke nødvendig å utrede (VIN)" eller "Ikke aktuell (IA)".

Nye felt/punkter kan - og bør - legges til alt etter behov, men eksisterende felt skal ikke slettes. Feltstørrelsen kan utvides etter behov med linjeskift.

Dersom det er mer hensiktsmessig å referere til egne dokument under et felt så skriv inn referansen under "Beskrivelse" og kryss av for "Ref. dok".

Skjemaet arkiveres i Elements eller som vedlegg til aktuelt forbedringsforslag i EQS.
  

 

Referanser

Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten, spes. § 6 "Plikten til å planlegge".

ISO 9001;2015, pkt: 6.3 og 8.5.6.