Hvordan skal prøven behandles?
Spesielle analyser krever ofte
spesielle prøvetakingsrør eller spesiell prøvebehandling. For analysene i Beaker
vil disse opplysningene stort sett stå på etikettene.
Informasjon om prøvebehandling står også i
prosedyrekatalogen i Beaker og i sendingsboka.
Ved ønske om analyser som ikke står i sendingsboka
bør rekvirent oppgi utførende laboratorium. Behandling av prøver kan søkes opp
i det utførende laboratoriums laboratoriehåndbok.
Hvordan skal sendeprøver rekvireres?
De fleste analyser som skal sendes er tilgjengelig i Beaker og er oppført i sendingsboka. Analyser som ikke er registrert i Beaker rekvireres som uspesifikk sendeprøve. Analysenavn og mottaker legges inn som kommentar.
Den ønskede analysen finnes ikke i sendingsboka
Rekvirenten må oppgi ønsket analyse og ev. laboratorium. Informasjon om prøvebehandling finnes i det aktuelle laboratoriets brukerhåndbok
Hvordan skal nye analyser registreres?
Analyser som ikke er registrert i
Beaker rekvireres som sendeprøve. Analysenavn og destinasjon skrives i
prøvekommentar.
IKT-koordinator kan melde inn SNOW med nye analyser.
Sending til andre land
Spesielle sendinger til utlandet, f.eks Polen eller Finland, må ha godt utfylte rekvisisjoner og fakturamottaker må oppgis.
Sending betales av rekvirent.
Se Sending av prøver internasjonalt
Hvordan skal sending dokumenteres?
Alle sendeprøver skal legges på pakkelister før sending. Se Pakkelister i Beaker
Hvilken pakkeliste ligger aktuell prøve på?
Åpne
Pakkelisteredigering og velg Prøve i Pakkeliste Søk. Skann prøvenummeret
eller skriv det inn manuelt.
Informasjon om pakkeliste finnes også i sporingsloggen til prøven.
Når sendes prøver?
Se ALM-; Transport av biologisk materiale (Ikke tilgjengelig).
Fra Namsos:
§ Buss til Levanger
Transportkasse må være klargjort senest 09.15 (09.30 i helger).
Prøver fra andre avdelinger ved SN som mottas etter kl 0900 sendes påfølgende dag.
§ Til St. Olav
Sendes sammen med prøver til Levanger for videresending med portør
§
PTH til Levanger
Sendes sammen med prøver til Levanger mandag, onsdag og fredag
Sendes frosne, pakkes i egne beholdere og egen transportkasse
§ Fryseprøver til eksterne laboratorier
Fryseprøver pakkes i isoporesker med tørris og sendes ved behov – som hovedregel på onsdager. Tørris kommer hver tirsdag.
Sendes til Levanger for videresending. Pakkes
i egne transportkasser for å ikke påvirke andre prøver.
Se Sending av frosne prøver
§ Posten:
Bringes til internt postkontor innen kl 1400
Fra Levanger:
§ Til St. Olav
Portørtransport på hverdager kl 12.00
§
Posten
Sendes fra internt postkontor kl 1330
§
Fryseprøver til andre sykehus
Se Sending av frosne prøver
§
Buss til Namsos
Hverdager 10.30
Faggruppe 2 Levanger, faggruppe 3 og ansvarlig sekretær ved kontor Namsos har ansvar for at prosedyren er oppdatert.
Fagansvarlige og andre har ansvar
for å melde fra om oppdatering av analyser i Beaker.
Kvalitetsrådgiver har ansvar for å oppdatere sendingsboka.
IKT-koordinator har ansvar for at nye analyser/oppdateringer blir registrert i Beaker
og at etikettene har den informasjonen som er relevant.
Den enkelte har ansvar for at prosedyren blir fulgt.
Bruk av hansker vurderes av den enkelte, da prøver er humant materiale og søl kan forekomme. Se overordnede prosedyrer: Usterile engangshansker. Valg og bruk av usterile hansker og Håndhygiene.
Biologisk materiale som sendes skal være pakket i godkjent prøveemballasje.
Sendinger skal være merket med «UN 3373 Biological substance, category B». All merking er avsenders ansvar.
Sendingsboka inneholder en oversikt over alle analysene som ALM sender til andre laboratorier. Det er viktig at den enkelte gir beskjed til ansvarlig for sendeboka dersom det er behov for å oppdatere denne.
En oppdatert sendebok gjør arbeidet med sendeprøver sikrere, da spesielle analyser ofte krever spesielle prøvetakingsrør eller spesiell prøvebehandling. For analysene som finnes i Beaker vil opplysningene som regel stå på etikettene.
Alle prøver som skal sendes til andre laboratorier registreres i Beaker. Dersom det rekvireres analyser til laboratorier utenfor HMN, skal rekvisisjonen til det aktuelle laboratorium følge med når analysene bestilles. Rekvisisjonen skal inneholde opplysninger om pasient og rekvirent, kliniske opplysninger og tidspunkt for prøvetaking.
Interne rekvirenter i HNT får rekvisisjoner fra ALM.
Informasjon om prøvetaking står på etikettene. Ved prøver som skal sendes til andre laboratorier må man være oppmerksom på hvilket prøverør som skal tas, og hvordan prøven skal behandles.
Prøvetaking utføres etter ALMs prosedyrer, dersom ikke annet er spesifisert. ALM-MB-pre; Blodprøvetaking av voksne og barn og ALM-MB-pre; Nyfødtscreening, prøvetaking og sending.
Ansatte med oppgaven prøvefordeling har ansvar for riktig sentrifugering, fordeling og oppbevaring av prøvene. Se prosedyre: ALM-MB-L-pre; Arbeidsrutiner på prøvefordeling og ALM-MB-pre; Prøvebehandling og sentrifugering.
Prøver til andre laboratorier settes i egne merkede stativ. Nyfødtscreeninger legges i egen kurv på prøvefordeling. Prøver oppbevares iht. opplysninger på etiketter eller i sendingsbok.
Studier/prosjekt
Spesielle prosjekt ALM deltar på behandles og sendes vanligvis av faggruppe 4 på Levanger og faggruppe 3 på Namsos, ellers kan sending avtales med kontorpersonalet i ALM.
Cytologi
Levanger: Cytologisk preparat til SOH oppbevares i døra på kjøleskapet for mottak av prøver ved Medisinsk Mikrobiologi, kjøleskap K9. Portørene har ansvar for å hente prøvene og videresende disse til SOH.
Namsos: Cytologi oppbevares på benk og pakkes i kasser til SOH.
Sjekk om det er prøver som må sendes
samme dag, eller som skal pakkes og behandles etter særskilte bestemmelser.
Prøvetaker eller den som fordeler prøver gir beskjed til kontorpersonell om
spesielle sendeprøver.
Ekspedisjonen har hovedansvar for å sende prøvene som skal til andre
laboratorier.
Pakkes i egne kasser til SOH. Kassene sendes med buss fra Namsos til Levanger, og fra Levanger til Trondheim med portørtransport.
Se ALM-; Transport av biologisk materiale (Ikke tilgjengelig).
Ta kontakt med mottakende laboratorium. Gi beskjed om at det kommer en prøve med drosje.
Bruk eget fraktbrev for drosje og gi beskjed om oppbevaringsmåte. Det er viktig at det står tydelig på fraktbrevet hvem som skal betale frakt. Fyll ut avdelingens RESH-nummer. I slike situasjoner er det rekvirenten som skal betale. Pakken må også merkes tydelig med destinasjon.
RESH-nummer finnes her: Ansvarsplan.xlsx (sharepoint.com)
Ta kopi av fraktbrevet og sett i egen perm.
ALM-L; Drosjetransport av blodprodukter/biologisk materiale
ALM-N; Drosjetransport av blodprodukter/biologisk materiale
§ Levanger Taxi tlf. 74 08 14 00.
§ Namsos Taxi tlf. 74 27 28 28.
Prøver som skal sendes til sykehus utenfor regionen sendes med JetPak i henhold til nasjonal avtale.
Bestille henting av pakke: tlf 91 50 98 99
Kundenummer: 600245.
Fryseprøver pakkes i isoporesker med tørris, og sendes ved behov.
Tørris bestilles etter behov hos Nippon Gases Norge AS tlf. 23707400.
Små isoporesker bestilles i SAP.
Pakkene skal merkes med UN3373 Biological substance category B og Wet Cargo. Eskene merkes i tillegg med merke for tørris, UN1845 DRY ICE.
NB: Merkene skal settes på esken i diamant-fasong, og ikke som en firkant. Pakker som ikke er riktig merket kan bli avvist av transportøren.
Bestilling av JetPak må gjøres før kl. 13.00 for å få sendt pakken samme dag. Bekreftelse sendes på e-post til ALM. Denne skrives ut, kvitteres og festes til pakken som skal sendes. Kopi av bestilling settes i permen «Kvitteringer for sendinger med kurer». Dette er viktig for sporbarhet, og for at regningen blir sendt til rett avdeling.
Sending av donorprøver se ALM-MB-pre; Prøvetaking og prøveforsendelse ved organdonasjon.
Klargjør med rekvirenten hvor prøven skal sendes, spesiell oppbevaring (varm, kald, frosset eller romtemperatur) og hvor mye det haster i forhold til fraktkostnader.
Ved hasteprøver varsles det aktuelle laboratorium om at det kommer en prøve.
Bruk eget fraktbrev for drosje.
ALM-L; Drosjetransport av blodprodukter/biologisk materiale
ALM-N; Drosjetransport av blodprodukter/biologisk materiale
Busstransport
www.atb.no eller tlf 177 for opplysninger om buss/ferjer i Trøndelag
Åpningstider:
Mandag – fredag kl 07:00 – 18:00
Lørdag – søndag kl 10:00 – 17:00
Helligdager kl 10:00 – 17:00
Sending til andre land gjøres via World Courier. Se ALM-; Internasjonal transport med World Courier.
Alle prøver som skal sendes ut fra eget laboratorium skal mottas i Beaker, og deretter legges på pakkeliste.
1. Åpne Pakkelisteredigering
2. Sjekk om det allerede finnes en pakkeliste til samme destinasjon. Åpne pakkelister finnes i feltet Resultater. Rediger datofeltet for å finne åpne pakkelister som er opprettet for mer enn 1 dag siden.
3.
Velg en eksisterende liste, eller velg Opprett ny for å
lage en ny pakkeliste.
I feltet Listetype velges destinasjon for prøven. Pakkelistens
destinasjon står øverst i bildet Pakkelisteredigering
4. Skann barkoden på prøven for å legge til på pakkelisten
5. Åpne Utsendingsbenk for å sjekke om flere prøver skal legges til på samme pakkeliste
I Utsendingsbenk ligger alle prøver som skal sendes,
både internt og eksternt.
Aktuelle visninger i Utsendingsbenk:
§ Interne prøver som skal sendes
§ Eksterne prøver som skal sendes
§ MM Eksterne prøver som skal sendes
§ Nyfødtscreeninger
Fra Utsendingsbenk kan prøver legges til pakkeliste manuelt ved å velge prøven(e) og trykke Legg til tester til pakkeliste.
Trykk Klar for å indikere at prøver på en
pakkeliste er klare til sending. Da blir pakkelisten låst slik at flere prøver
ikke kan legges til. Dette hindrer at flere prøver blir lagt til ved et uhell.
Pakkelisten skrives ut automatisk når den er Klar. Om det skal legges til flere
tester på en pakkeliste, kan den åpnes igjen ved å trykke Ikke klar.
Når prøvene på pakkelisten er klare for sending, trykk på Hentet. Da blir listen sendt fra laboratoriet, og det kan ikke legges til flere tester på pakkelisten.
Når prøvene er pakket blir pakkelistene verifisert og utskriftene blir satt inn i perm merket med Pakkelister. Disse oppbevares ved sendingsbenken ALM. Gamle lister kastes etter 1 uke.
Prøver som er sendt, og som det ikke forventes svar tilbake på, må besvares og verifiseres i Beaker. Rekvirenten vil få svarrapport direkte fra det laboratorium som har utført analysen.
Besvarte prøver kan verifiseres fra Utsendingsbenk. Bruk visningene Eksterne prøver som er sendt eller MM Eksterne prøver som er sendt. Merk alle prøver som er sendt og besvart, og verifiser disse.
MB: Eksterne sendeprøver blir automatisk besvart 1 timer etter sending med pakkeliste. Når sendeprøver verifiseres vil Beaker automatisk legge på en kommentar hvor det står hvor prøven er sendt og hvilket materiale som er sendt.
Se også prosedyre: ALM-IKT; Svarrapportering, Beaker.
Ansvarlig for sendeprøver har ansvar for at Utsendingsbenken blir ryddet daglig. Dette gjelder både interne og eksterne sendeprøver. Gamle prøver skal ikke henge igjen, da må det sjekkes opp hvorfor prøven ikke er sendt videre. Fryseprøver eller andre prøver som ikke sendes daglig kan ligge på Utsendingsbenk noe lenger enn andre prøver.