Arbeidsbeskrivelse
ANSVAR
Alle ved Lab. for Med. Mikrobiologi har ansvar for å følge denne prosedyren. Jfr. også kvalitetshåndboka kap 5. 9. «Frigivelse av resultater».ALM-; Kvalitetshåndboken til Avdeling for Laboratoriemedisin, HNT
Sikkerhetsinformasjon
Det kreves spesiell varsomhet ved utlevering av opplysninger. Se nivå 1 Målsetting, organisering og strategi informasjonssikkerhet og relatert prosedyre: ALM-; Utlevering av opplysninger eller biologisk materiale til politi eller andre offentlige instanser.
Fremgangsmåte/Utførelse
Svarrapportering av bakteriologiske prøver gjøres i resultatregistrering
Besvaring av analyser der mikrobenavnet er nevnt i analysenavnet, f.eks. Salmonella dyrkning.
Ved vekst av den aktuelle mikrobe:
• Bestill isolat i avlesningsfanen
• Alltid mengdeangivelse f.eks. Rikelig vekst av /Moderat vekst av /Sparsom vekst av /Vekst av i feltet mengde
• Alltid mikrobenavn i feltet organisme.
• Ev. flagg i feltet for meldepliktige funn, M-kolonnen. Dette skal komme automatisk. Ev. fjern flagg ved å trykke på det hvis isolatet er meldt fra annet prøvenummer.
• Kommentarfeltet benyttes til å gi kommentar til funnet, ved bruk av fritekst eller kode. Klikk på arket i K-kolonnen for å komme til kommentarfeltet, eller trykk F6 om du står i et av feltene i ‘isolatlinja’
Ved ingen vekst eller negative funn:
• Alltid med Negativ i kulturfanen
.
• Alltid mengdeangivelse f.eks. Rikelig vekst av/Moderat vekst av/Sparsom vekst av/Vekst av i feltet mengde.
• Alltid mikrobenavn i feltet organisme.
• Evt. flagg i M-feltet for meldepliktige funn.
• Kommentarfeltet benyttes til å gi kommentar til funnet, ved bruk av fritekst eller kode. Klikk på arket i K-kolonnen for å komme til kommentarfeltet, eller trykk F6 om du står i et av feltene i ‘isolatlinja’
• Lagre med Alt+A.
Ved normale eller negative funn:
• Besvares med kode i kulturfanen, som f.eks.: Ingen vekst, Normalflora
• Lagre med Alt+A.
Ved vekst etter kun anrikning:
• Legg inn Vekst av i feltet mengde
• Legg inn etter anrikning i mengdefeltets kommentarfelt.
• Gjøres når det kun er vekst i anvendte buljonger og ikke vekst på tilhørende vekstskåler.
• For å bestille følsomhetstest, trykk på følsomhetstestknapp for typen følsomhetstest du vil ha. For eksempel stafylokokk, enterokokk enterobacterales osv. Velg deretter riktig isolatnummer
• Ved lappediffusjon skal mm-soner leses av og føres inn i kolonnen «VERDI».
• Ved MIC skal verdien også føres inn i kolonnen «VERDI».
• Dersom aktuelt middel mangler i følsomhetstesten, kan dette legges til i den ledige linjen nederst i bildet.
• Dersom det skal legges til en MIC-test, må man etterrekvirere middelet. Pass på å rekvirere riktig. Skriv f. eks Amp MIC for å finne «AMPICILLIN SENSITIVITET {MG/L} MED MIC GRADIENT». I kolonnen Enheter: mg/L, metode: MIC Gradient test. Rapportseksjon endres automatisk til Alle. Da går både tolkning og MIC-verdi ut til rekvirent.
• Uvanlige resistensfunn kommenteres i lab-kommentar (gul boks) av den som leser av resistens.
• Kommentarer til resistensfunn legges inn i kommentarfelt under aktuelt isolat, kommentarfelt i følsomhetstestanalysen skal ikke brukes, da rekvirent ikke ser kommentarer som legges her.
• Skal følsomhetstesten leses av flere ganger, trykk repeter test. Velg om du vil repetere hele testen, eller bare enkelte. For å se tidligere avlest verdi, trykk på pil nederst til venstre. Der kan man også velge hvilken verdi som skal gis ut.
Besvaring av MIC hvor artsuavhengig brytningspunkt er anvendt og besvaring av MIC uten PK/PD brytningspunkt:
Se prosedyre ALM-MM-Res; Avlesning av mikrober uten brytningspunkt
Besvaring ved bruk av alternative medier ved følsomhetstesting
All følsomhetstesting skal etterstrebe å benytte standard resistens medier.
Dersom dette ikke lar seg gjennomføre, skal lege kontaktes for bruk av evt. alternative medier.
· Ved besvaring av følsomhetstesting hvor alternative medier er benyttet skal følgende kommentarkode benyttes: .STRE (Stammen lar seg ikke resistensteste på standard medier. Resistensbestemmelse er utført på alternativt medie. Følsomhetskategorisering er kun veiledende.).
Mikroskopifunn skal besvares under «beskrivelse» i preparat-fanen i resultatoppføring, som vist på bildet under. Se for øvrig ALM-MM-Puss; Vurdering av grampreparat
Mikroskopi kan også rekvireres som egen test, ‘X-mikroskopi, GRAM-farging’. Besvares på samme måte som under preparatfanen. Egen mikroskopiundersøkelse benyttes når mikroskopisvar må verifiseres før dyrkningssvar, til rekvirenter som ikke kan motta foreløpig svar.
Besvaring i batch
Besvaring i batch gjøres ved lik besvarelse av flere prøver. Dette skal benyttes på Ingen vekst, Negativ og Normalflora. Scann inn alle prøvene du skal besvare i samme batch i Resultatregistrering.
Ved å trykke på analysen som står under «maler» øverst i prøvetreet, kan man legge inn svar på alle prøvene du har åpne med denne analysen. Dersom du har åpne prøver som ikke skal besvares i batch, fjernes disse ved å høyreklikke på prøvenummeret og trykke «Fjern». Trykk rediger og legg inn riktig besvarelse i kultur-fanen. Trykk «Lagre». Da får man opp en liste over hvilke prøver man besvarer. Kontroller at det er disse prøvene du skal besvare før du trykker «Godta».
Hvis man finner ut at man har glemt å fjerne en prøve fra prøvetreet som ikke skal besvares i dag, kan man fjerne haken ved det prøvenummeret før man går videre.
Trykk «Verifiser». Du får opp et nytt bilde, der du også må kontrollere at du gir ut svar på riktige prøver.
Spørsmål til lege
· Legg til Oppfølgingsoppgave: Ligger i aksjonsmenyen i flere bilder, både Resultatregistrering og Oppsettbenk. Et eget vindu kommer opp.
· IKKE benytt oppfølgingsoppgaveliste fra bildet Rekvisisjonsoppføring. Da legges oppgaven til på rekvisisjonen og ikke på prøvenummeret, og den dukker ikke opp på riktig oppfølgingsoppgaveliste.
· Velg oppfølgingstype: «Mikrobiologi – Legevurdering». Viktig å være konsekvent på dette, så lege slipper å lete i flere oppfølgingsoppgavelister for å finne sine oppgaver.
· Trykk på «Legg inn navn», da kommer automatisk navn og tidspunkt for henvendelsen opp. Skriv spørsmålet ditt, og trykk «Godta».
· Oppgaven finnes igjen på Oppfølgingsoppgavelisten «Mikrobiologi – Legevurdering».
· Når spørsmålet er besvart, fullføres oppgaven ved å trykke «Fullfør» i Oppfølgingsoppgaveliste.
· Spørsmål og svar er synlig i Resultatregistrering.
· Dersom det er behov for å stille flere spørsmål på prøven, finner man igjen prøven i Oppfølgingsoppgavelisten «Mikrobiologi - Lukket Legevurdering siste 6 uker». Trykk «Åpne på nytt». Da havner oppgaven tilbake på listen «Mikrobiologi - Legevurdering». Skriv inn det nye spørsmålet.
Ved fravær av mikrobiolog kontaktes vakthavende mikrobiolog på SOH.
Statuser ved besvaring og medisinsk verifisering
· Oversikt over mest brukte statuser for besvaring.
· Gjeldende status vises i uteståendelista og i resultatoppføring.
|
Status |
Beskrivelse |
|
|
Endelig verifisert svar, der svarrapport har gått ut til rekvirent. |
|
|
Svar som er foreløpig verifisert. Kan kun brukes til interne rekvirenter. |
|
|
Avvent svar. Synlig kun i Beaker, brukes til medisinsk verifisering |
|
|
Avvent foreløpig svar. |
|
|
Verifiser svar og krev co-signering |
Kontroll av svar
· Kompliserte prøver kontrolleres. Få en annen bioingeniør til å se over svaret i Resultatregistrering. Den som har jobbet med prøven verifiserer svaret endelig. Dokumenter i Labkommentar hvem som har kontrollert svaret.
· Kontrollering gjøres fortrinnsvis på prøver med komplisert/uvanlig resistens og/eller flere kommentarlinjer (f.eks ESBL-positive, MRSA, prøver med flere patogene).
· Følgende punkter er viktige å kontrollere:
o Svaret og evt. følsomhetsbestemmelse og kommentarlinjer
o Prøvekommentarer
o Prøvestatus
Foreløpige svar
Funn på inneliggende prøver verifiseres foreløpig.
For å verifisere svar foreløpig, velg aktuell analyse i treet til venstre, trykk på den lille pila til venstre for verifiser-knappen, velg foreløpig verifisering (hurtigtast Alt+V-Alt+P).
Verifisere svar
For å verifisere svar, klikk på aktuell analyse i prøvetreet, eller velg prøvenummeret for å verifisere hele prøven. Trykk på verifiser-knappen. (Hurtigtast Alt+V)
Generelt for besvaring av kommentarer
· I kommentarfeltene bør man tilstrebe å benytte standardiserte kortkoder, slik at svarene blir så standardisert som mulig. Dette er også viktig for uttak av statistikk.
· Fritekstkommentarer benyttes i minst mulig grad.
· Gult kommentarfelt er interne kommentarer, synlig bare for laboratoriet. Hvitt kommentarfelt er synlig for rekvirent.
Spesielle unntak som krever videre behandling vil stå beskrevet i prosedyren for den enkelte undersøkelse.
• Ved all kontakt med rekvirent/kliniker angående spesifikk prøve/pas. brukes knappen Komm.logg for å dokumentere kommunikasjon. Denne kan brukes i Rekvisisjonsoppføring og Resutatregistrering.
Besvaring av svar fra referanselaboratorier
Svar fra referanselaboratorier besvares under analysen X-Mikrobiologi, sendeprøve, referanselab, svar.
Analysen besvares mottatt. Legg inn svar fra referanselaboratoriet i kommentarfeltet (K). Bruk koden XSVA (Tilleggssvar fra referanselaboratorium) etterfulgt av svaret. Husk å legge inn fra hvilket referanselaboratorium analysen er utført ved.
• Dersom identifikasjon er blitt utført og bekreftet av referanselaboratoriet benyttes kommentarfeltet med følgende kode: .FBRE (Funnet bekreftet av referanselaboratoriet.)
• Dersom resistensen utført av referanselaboratoriet samsvarer med våre resistenssvar, benyttes kommentarfeltet med følgende kode: .REL (Referanselaboratoriets resistenstesting samsvarer med tidligere besvart resistensoppsett.).
• Dersom resistensen utført av referanselaboratoriet avviker fra våre resistenssvar, benyttes kommentarfeltet med følgende kode: .RER (Referanselaboratoriets følsomhetstest samsvarer ikke med tidligere besvart følsomhetstest. Referanselaboratoriets svar bør vektlegges tyngst.)
Presiserer at avvikende resistensbestemmelse, utført av referanselaboratoriet, besvares i kommentarfeltet sammen med kommentaren nevnt over.
Besvaring hurtigtest SARS-CoV2-prøver
· Følg med på Utestående liste, Visning: «Mikrobiologi Luftveisvirus, hurtigtest». Ferdige prøver får en hake 
· Alle negative svar går automatisk over til rekvirent
· Dobbeltklikk på prøvenummeret (kommer inn i Resultatregistrering)
· Verifiser svar, ring pos. svar til rekvirent
· Åpne Oppfølgingsoppgaveliste, Visning: «Mikrobiologi – Ringeoppgaver»
· Åpne Komm.logg
· Legg inn navn og avdeling på den som mottok svaret (Fritekst i Kontakt-feltet)
· Godta
· Trykk fullfør slik at den forsvinner fra lista. Trenger ikke skrive årsak.
Sletting av analyser og Etterrekvirering av analyse
Se prosedyre ALM-IKT; Svarrapportering, Beaker», ID 5593
Endringer av prøvesvar i svarrapport etter at den er verifisert
Gå i aksjonsmenyen ( 
) og velg resultatkorreksjon. Må oppgi en årsak til resultatkorreksjon.
Legge inn kopirekvirent
Legge inn kopirekvirent
· Trykk CC-resultater i Rekvisisjonsoppføring
· Legg inn kopimottaker (Legesenter). For å søke opp legesenteret skriv S+legesenter
· Legg så inn Kliniker under «For kliniker»
· Trykk 
Legg inn «kopi ok» som lab.kommentar i Rekvisisjonsoppføring når det er lagt inn kopirekvirent på rekvisisjonen.
Sjekke fastlege i fastlegeregisteret
Gå inn på Innblikk og fanen verktøy. Under oppslagsverk, fastlegeoppslag og info. om brukernavn og passord. Når det er rekvirert fra legevakt må vi sjekke fastlege og legge denne inn som kopirekvirent. Vi dokumenterer at vi har utført fastlegeoppslag ved å skrive «Fastlege ok» som lab.kommentar i Rekvisisjonsoppføring
Svarutgivelse ved driftstans av Beaker
Se ALM-IKT; Nødrutiner ved datastans.
Svar utgitt til feil rekvirent.
Riktig rekvirent legges inn i Beaker. Svarrapport sendes ut til rekvirenten med kommentar om at svaret er forsinket pga utsendt til feil rekvirent. Avvik skrives.
Telefonisk svarutgivelse, utgående fra MM.
Ved all kontakt med rekvirent/kliniker angående spesifikk prøve/pasient brukes knappen Komm.logg for å dokumentere kommunikasjon. Denne kan brukes i bildene Rekvisisjonsoppføring og Resutatregistrering.
Hvis pasienten er overflyttet fra rekvirerende avdeling til annen avdeling eller helseinstitusjon, er det rekvirent som har ansvar for å videreformidle svaret.
Telefoniske henvendelser, innkommende til MM
Alle telefonhenvendelser til Lab.for Medisinsk mikrobiologi skal dokumenteres.
Henvendelse angående pas./prøve dokumenteres i komm.logg i Beaker.
Hvis generell faglig telefonhenvendelse (ikke spesifikk prøve/pas.), gjøres denne dokumentasjonen på nærmeste telefonliste. Dokumentasjon og signering gjøres av den som har hovedsamtalen. Personer som mottar samtaler for å sette den videre til annet fagpersonell, skal ikke dokumentere inngående samtale.
Se liste: Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)
Telefonisk henvendelse fra pasienten selv eller pårørende.
Som hovedregel utgis ikke svaret. Pasienten må kontakte rekvirerende lege.
I enkelte tilfeller er det viktig at pasienten får svaret. Da kan dette ordnes via annen lege, eks. lege på ALM.
Hvis skriftlig svar utgis til pasient, må denne identifisere seg, dvs. oppmøte med identifisering.
· Kopi av svar gis til pasient.
· At svaret er utgitt til pasient, legges inn i komm.logg.
Kun helt spesielle tilfeller gjør at enkelte kan få direkte tilgang på svaret. Rekvirerende lege må avtale med ALM på forhånd. Dette må dokumenteres i komm.logg.
Negative MRSA svar til helsepersonell.
Helsepersonell kan få sitt negative MRSA svar over telefon. Avdelingsleder skal ikke ha svar på egne ansatte pga. blant annet pasientrettigheter.
Positive MRSA svar til helsepersonell.
Ved positive MRSA prøver blir rekvirent varslet per telefon (og andre som skal ha varsling ved pos. MRSA), og rekvirent har ansvaret for videreformidling av svar.
Utgivelse av prøvesvar på Covid-prøver til politiet
Ansatte ved laboratoriet skal ikke gi svar til politiet ved telefonhenvendelser. Det skal henvises til fastlegen eller kommuneoverlegen for prøvesvar. Svaret ringes da til politivakt tlf.10 02 20 16, og innringer fra politiet bes ringe politiets etterforskningsavdeling for å få formidlet svaret. Dette dokumenteres i komm.logg.